Purchasing Executive

1.     Tiếp nhận yêu cầu mua hàng từ các phòng ban như Sản xuất, Bảo trì, Kho, QA/QC, HSE, Hành chính và các bộ phận liên quan.

        Receive purchase requests from Production, Maintenance, Warehouse, QA/QC, HSE, Administration, and other relevant departments.

 2.     Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý và phù hợp của yêu cầu mua hàng trước khi tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp.

         Review the completeness, reasonableness, and appropriateness of purchase requests before sourcing suppliers.

 3.     Tìm kiếm, đánh giá và đề xuất nhà cung cấp phù hợp theo yêu cầu về chất lượng, giá cả, thời gian giao hàng và điều kiện thanh toán.

        Source, evaluate, and recommend suitable suppliers based on quality, price, delivery time, and payment terms.

4.     Yêu cầu báo giá, so sánh báo giá, thương lượng giá và điều kiện mua hàng nhằm tối ưu chi phí cho công ty.

        Request quotations, compare offers, negotiate prices and purchasing terms to optimize company costs.

5.     Thực hiện quy trình mua hàng theo đúng chính sách, quy định phê duyệt và phân quyền của công ty.

        Carry out procurement processes in accordance with company policies, approval procedures, and authorization matrix.

 6.     Lập đơn đặt hàng/hợp đồng mua hàng và theo dõi tiến độ giao hàng.

         Prepare purchase orders/contracts and follow up on delivery progress.

 7.     Phối hợp với Kho và bộ phận yêu cầu để kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa khi nhận hàng.

        Coordinate with Warehouse and requesting departments to verify quantity and quality upon goods receipt.

 8.     Theo dõi và xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến giao hàng chậm, sai quy cách, thiếu số lượng, lỗi chất lượng hoặc chứng từ không đầy đủ.

        Follow up and resolve issues related to late delivery, incorrect specifications, shortages, quality defects, or incomplete documents.

9.     Quản lý hồ sơ mua hàng, báo giá, hợp đồng, đơn đặt hàng, biên bản giao nhận, hóa đơn và các chứng từ liên quan.

       Maintain procurement records, quotations, contracts, purchase orders, delivery notes, invoices, and related documents.

 10.  Phối hợp với bộ phận Kế toán để hoàn tất hồ sơ thanh toán cho nhà cung cấp.

       Coordinate with Accounting to complete payment documentation for suppliers.

 11.  Theo dõi, cập nhật và đánh giá hiệu suất nhà cung cấp định kỳ.

        Monitor, update, and periodically evaluate supplier performance.

 12.  Hỗ trợ xây dựng danh sách nhà cung cấp được phê duyệt cho các nhóm hàng thường xuyên sử dụng trong nhà máy.

       Support the development of an approved supplier list for frequently used factory items.

 13.  Đảm bảo hoạt động thu mua tuân thủ các quy định về an toàn thực phẩm, chất lượng, HSE, đạo đức kinh doanh và chống xung đột lợi ích.

       Ensure procurement activities comply with food safety, quality, HSE, business ethics, and conflict-of-interest requirements.

 14.  Thực hiện các báo cáo thu mua định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của cấp trên.

       Prepare regular or ad-hoc procurement reports as required by the supervisor.

 15.  Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của cấp quản lý trực tiếp.

      Perform other tasks assigned by the direct manager.

-        Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Kinh tế, Thương mại, Chuỗi cung ứng, Logistics hoặc các ngành liên quan.

College/University degree in Business Administration, Economics, Commerce, Supply Chain, Logistics, or related fields.

 -        Có từ 2–3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thu mua, ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong nhà máy sản xuất thực phẩm, cà phê, FMCG hoặc môi trường FDI.

2–3 years of experience in procurement, preferably in food manufacturing, coffee, FMCG, or FDI working environment.

 -        Hiểu biết về quy trình mua hàng, tìm kiếm nhà cung cấp, so sánh báo giá, đàm phán và theo dõi đơn hàng.

Good understanding of procurement processes, supplier sourcing, quotation comparison, negotiation, and order follow-up.

-        Có khả năng đọc hiểu thông số kỹ thuật cơ bản đối với vật tư, phụ tùng, thiết bị và dịch vụ nhà máy.

Ability to understand basic technical specifications for materials, spare parts, equipment, and factory services.

 -        Sử dụng tốt Microsoft Office, đặc biệt là Excel. Biết sử dụng ERP/SAP là một lợi thế.

Good command of Microsoft Office, especially Excel. Experience with ERP/SAP is an advantage.

 -        Có khả năng giao tiếp, thương lượng, xử lý vấn đề và phối hợp tốt với các phòng ban.

Good communication, negotiation, problem-solving, and cross-functional coordination skills.

 -          Trung thực, cẩn thận, có tinh thần trách nhiệm và tuân thủ nguyên tắc đạo đức trong thu mua.

Honest, careful, responsible, and compliant with procurement ethics.

 -          Thành thạo tiếng Anh, cả kỹ năng nói và viết.

Proficient in English, both spoken and written.