Quản lý vận hành & kinh doanh – Co-working Café và Căn hộ

Quản lý vận hành Co-working Café

·         Tổ chức hoạt động hằng ngày: mở/đóng cửa, vệ sinh, an ninh, thiết bị, hàng hóa, xử lý phản hồi và sự cố.

·         Quản lý khu co-working, phòng họp, workshop/mini event, café, trà, bánh ngọt, bánh mì, bento, đồ ăn nhanh, cửa hàng tiện lợi và văn phòng phẩm/sách.

·         Thiết lập quy trình self-service: đặt chỗ, check-in, thanh toán, sử dụng microwave, máy in/photocopy/scan và xử lý khi thiết bị lỗi.

·         Quản lý lịch làm việc, phân công, đào tạo và giám sát nhân sự; bố trí ca theo lượng khách và giờ cao điểm.

·         Quản lý nhà cung cấp, chất lượng sản phẩm, giá vốn và nguồn hàng café, trà, bánh, bánh mì, bento, đồ uống, thực phẩm đóng gói, văn phòng phẩm.

·         Kiểm soát tồn kho, nhập-xuất, hạn sử dụng, hao hụt, vệ sinh an toàn thực phẩm và nhiệt độ tủ mát.

·         Theo dõi doanh thu theo nhóm: chỗ ngồi, phòng họp, workshop/event, F&B, bán lẻ và in ấn; đề xuất chương trình bán hàng, combo và gói thành viên.

·         Chăm sóc khách hàng, xử lý khiếu nại, phát triển khách hàng doanh nghiệp và quan hệ với cộng đồng người làm việc tự do.

·         Kiểm soát chi phí nhân công, nguyên vật liệu, điện nước, vật tư, sửa chữa và các chi phí thường xuyên.

·         Phối hợp marketing để triển khai ưu đãi, sự kiện cộng đồng, nội dung mạng xã hội và hợp tác với doanh nghiệp/trường học/nhóm chuyên môn.

B. Kinh doanh và cho thuê căn hộ

·         Tìm kiếm khách thuê qua kênh trực tuyến, môi giới, cộng đồng chuyên gia/người nước ngoài, doanh nghiệp và nguồn khách hiện có.

·         Tiếp nhận nhu cầu, tư vấn căn hộ, sắp xếp lịch xem nhà, thương lượng trong phạm vi được ủy quyền và theo sát đến khi ký hợp đồng.

·         Chuẩn bị thông tin căn hộ, hình ảnh, bảng giá, tình trạng trống, điều kiện thuê, tiền cọc, lịch thanh toán và chi phí liên quan.

·         Quản lý dữ liệu khách hàng/nguồn khách; theo dõi lead, lượt xem, tỷ lệ chuyển đổi, thời gian trống và giá thuê thực tế.

·         Thực hiện nhận/trả căn: biên bản bàn giao, danh mục nội thất/thiết bị, chỉ số điện nước, chìa khóa/thẻ và hình ảnh hiện trạng.

·         Theo dõi hợp đồng, thời hạn thuê, gia hạn, điều chỉnh giá, thanh toán tiền thuê, công nợ, tiền đặt cọc và các mốc cần nhắc khách.

·         Phối hợp xử lý sửa chữa, vệ sinh, bảo trì, hư hỏng, khiếu nại của khách thuê và các vấn đề với ban quản lý tòa nhà.

·         Kiểm tra định kỳ tình trạng căn hộ, nội thất, thiết bị và vệ sinh; đề xuất bảo dưỡng, sửa chữa có kiểm soát ngân sách.

·         Đối soát với kế toán doanh thu, công nợ, tiền cọc, phí quản lý và chi phí sửa chữa theo từng căn.

·         Duy trì quan hệ với khách thuê, chủ nhà, môi giới, nhà cung cấp và ban quản lý tòa nhà; bảo vệ tài sản và uy tín công ty.

Báo cáo và kiểm soát

·         Lập báo cáo ngày/tuần/tháng cho co-working café và danh mục căn hộ.

·         Theo dõi doanh thu, chi phí, lợi nhuận gộp, tỷ lệ sử dụng chỗ ngồi, tỷ lệ lấp đầy căn hộ, giá thuê bình quân, ngày trống và công nợ quá hạn.

·         Lập kế hoạch doanh thu/ngân sách, đề xuất tiết kiệm chi phí nhưng không làm giảm chất lượng dịch vụ.

·         Đối soát POS, chuyển khoản, tiền cọc, chứng từ và tuân thủ quy trình phê duyệt chi tiêu.

·         Báo cáo kịp thời sự cố an toàn, rủi ro tài sản, khiếu nại nghiêm trọng, vi phạm hợp đồng và công nợ có nguy cơ khó thu.

Kinh nghiệm và chuyên môn

·         Tốt nghiệp cao đẳng/đại học ngành quản trị kinh doanh, khách sạn–nhà hàng, dịch vụ, bất động sản hoặc ngành liên quan; ưu tiên năng lực thực tế.

·         Có khoảng 2–5 năm kinh nghiệm quản lý cửa hàng/café, co-working, bán lẻ, dịch vụ khách hàng, vận hành hoặc cho thuê căn hộ; ứng viên ít năm hơn vẫn có thể cân nhắc nếu có năng lực rõ ràng.

·         Có kinh nghiệm tìm kiếm khách hàng, tư vấn bán hàng, thương lượng và chốt giao dịch là lợi thế quan trọng.

·         Hiểu biết về doanh thu, chi phí, tồn kho, công nợ, hợp đồng thuê và bàn giao tài sản.

·         Sử dụng được Excel/Google Sheets, email, POS/CRM hoặc công cụ quản lý công việc; sẵn sàng học hệ thống đặt chỗ và quản lý căn hộ.

Năng lực và phẩm chất

·         Chủ động, thực tế, có tinh thần làm chủ công việc và chịu trách nhiệm về kết quả.

·         Giao tiếp và chăm sóc khách hàng tốt; xử lý tình huống bình tĩnh, có khả năng xây dựng quan hệ.

·         Có tư duy bán hàng và phát triển doanh thu, không chỉ thiên về hành chính/giám sát.

·         Trung thực, cẩn thận với tiền, tồn kho, hợp đồng, tiền cọc và dữ liệu khách hàng.

·         Có khả năng đa nhiệm, tổ chức lịch trình và ưu tiên công việc giữa hai nhóm hoạt động.

·         Sẵn sàng làm việc theo ca/cuối tuần khi cần và di chuyển giữa các địa điểm.

Tiếng Anh giao tiếp là lợi thế khi phục vụ khách thuê nước ngoài; phương tiện di chuyển cá nhân là lợi thế nếu công việc yêu cầu.