Thư ký pháp lý

1. Tiếp nhận và theo dõi công việc pháp lý

• Tiếp nhận, ghi chép, cập nhật các yêu cầu, hồ sơ và vụ việc pháp lý phát sinh trong toàn hệ thống.

• Quản lý sổ tiếp nhận, sổ theo dõi vụ việc; cập nhật tình trạng xử lý, người phụ trách và kết quả thực hiện.

• Lập và theo dõi bảng hạn pháp lý, nhắc việc đối với các hồ sơ, thủ tục, vụ việc đến hạn.

2. Quản lý hồ sơ, tài liệu pháp lý

• Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, lưu trữ và quản lý hồ sơ pháp lý bản gốc của Công ty.

• Thực hiện scan, số hóa, cập nhật và lưu trữ hồ sơ trên hệ thống dữ liệu điện tử.

• Theo dõi việc bàn giao, mượn, trả hồ sơ gốc; bảo đảm đầy đủ, chính xác và bảo mật thông tin.

3. Theo dõi thủ tục hành chính và dịch vụ công

• Quản lý, theo dõi các tài khoản dịch vụ công theo phân quyền của Công ty.

• Hỗ trợ chuẩn bị, nộp hồ sơ, theo dõi tiến độ và tiếp nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính.

• Cập nhật thời hạn giấy phép, hồ sơ pháp lý và thông báo các trường hợp cần gia hạn, bổ sung hoặc điều chỉnh.

4. Tổng hợp, báo cáo và hỗ trợ công tác pháp chế

• Tổng hợp tình hình tiếp nhận, xử lý hồ sơ, vụ việc pháp lý theo ngày, tuần, tháng hoặc theo yêu cầu.

• Lập báo cáo tiến độ, danh sách công việc tồn đọng, hồ sơ quá hạn và các nội dung cần xử lý.

• Soạn thảo công văn, thông báo, biên bản, tờ trình và các văn bản hành chính theo phân công.

• Phối hợp với các phòng ban, chi nhánh để thu thập hồ sơ, tài liệu phục vụ công tác pháp lý.

• Thực hiện các công việc khác theo phân công của cấp quản lý.

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Luật, Hành chính, Văn thư hoặc các ngành liên quan.

• Sử dụng thành thạo Word, Excel và các công cụ quản lý, lưu trữ dữ liệu.

• Có khả năng tổng hợp thông tin, quản lý hồ sơ, theo dõi tiến độ và lập báo cáo.

• Cẩn thận, trung thực, có trách nhiệm, bảo mật thông tin và chủ động trong công việc.

• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm thư ký pháp lý, hành chính pháp chế hoặc quản lý hồ sơ doanh nghiệp.