Xây dựng hệ thống quy trình trong công tác quản lý vận hành tòa nhà, các biểu mẫu, nội quy, quy định có liên quan từng dịch vụ. Tham mưu đề xuất phương án quản lý vận hành chung cư để hiệu quả nhất.
Điều hành tốt các dịch vụ hành chính, bảo trì, lễ tân, bảo vệ, giữ xe, hồ bơi, vệ sinh và cảnh quan.
Giải đáp thỏa mãn các thắc mắc của cư dân về tất cả các dịch vụ cung cấp.
Chịu trách nhiệm đôn đốc khách hàng thu các khoản phí dịch vụ phát sinh hàng tháng; Theo dõi doanh thu các dịch vụ phát sinh hàng ngày; Thường xuyên nhắc nhở các bộ phận thực hiện đúng quy trình thu chi tại chung cư.
Phối hợp với Chủ đầu tư đề xuất, giám sát và theo dõi bảo trì đối với các hạng mục còn bảo hành CĐT; Đề xuất BQT sửa chữa, bảo trì, mua sắm mới đối với các hạng mục (hết bảo hành của CĐT); Lập tờ trình so sánh giá của các đơn vị cung cấp bảo trì sửa chữa định kỳ hàng tháng trình BQT phê duyệt.
Chủ trì tiếp các đoàn kiểm tra đến làm việc; Phối hợp với cơ quan chính quyền đảm bảo an toàn, an ninh trật tự. Tham dự các buổi họp với các cơ quan chức năng khi có yêu cầu.
Tham dự họp giao ban với cấp trên định kỳ; Tham gia họp với BQT, hỗ trợ lập báo cáo và Biên bản họp; Theo dõi các kiến nghị của BQT đề xuất phương án trình BQT thực hiện đúng tiến độ.
Tổ chức đầy đủ kiện trong năm cho Quý cư dân và tập thể nhân viên làm việc tại chung cư để nâng cao sự gắn kết với nhau; Chủ trì đề xuất trang trí các Ngày Lễ, Tết.
Chịu trách nhiệm xây dựng và duy trì mối quan hệ, tương tác tốt nhất với cư dân, Ban quản trị, đối tác, đơn vị cung cấp dịch vụ và chính quyền địa phương theo đúng chủ trương và đạt được mục tiêu của công ty đề ra;
Thay mặt Chủ đầu tư/Công ty quản lý giải quyết các vấn đề phát sinh, khiếu nại, tranh chấp… của khách hàng liên quan đến công tác quản lý vận hành trong phạm vi được giao. Lập kế hoạch về công tác quản lý và kế hoạch bảo trì phần sở hữu chung định kỳ hàng năm; Theo dõi kế hoạch đề xuất thực hiện đúng thời gian.
Đề xuất các giải pháp và phương án phù hợp trong công tác quản lý vận hành để phát triển tốt hơn cho công việc thời gian tới.
Giám sát các bộ phận thực hiện công việc; Đánh giá hiệu quả công việc được giao hoàn thành đúng thời hạn.
Khả năng tư duy giải quyết các công việc tồn đọng, những khó khăn mắc phải vì triển khai công việc chưa phù hợp.
Họp định kỳ với các bộ phận dịch vụ tại chung cư, chia sẻ thẳng thắn các mặt làm được và hạn chế, góp ý
Tuân thủ quy định của công ty về việc lập kế hoạch công việc; kiểm tra đánh giá quá trình và kết quả thực hiện công việc của nhân viên theo đúng quy định đảm bảo đánh giá chính xác, minh bạch;
Chủ động giải quyết dứt điểm các công việc phát sinh hàng ngày tại chung cư một cách hài hòa nhất.
Giám sát việc chi tiêu ngân sách của BQL (nếu có) đảm bảo tính đúng, tính đủ, tránh mọi trường hợp thất thoát, lãng phí tài sản của công ty;
Đào tạo và luôn theo dõi quá trình làm việc của nhân viên nhằm hỗ trợ nghiệp vụ, hướng dẫn nhân viên hòa đồng với tập thể, tác phong làm việc chuyên nghiệp - lịch sự. Nâng cao giá trị của tổ/ nhóm, chịu khó tiếp thu ý kiến, học hỏi nâng cao.
Luôn tạo niềm tin, lạc quan trong công việc, luôn trau dồi học hỏi mong muốn phát triển không ngừng
Thực hiện đúng quy định công ty, đảm bảo ngày công làm việc đủ; Sẵn sàng tham gia làm thêm việc khi cấp trên có yêu cầu.
Phối hợp với chủ đầu tư, nhà thầu và Chính quyền địa phương giải quyết dứt điểm các công việc phát sinh tại dự án.
Phối hợp với Ban quản trị, cấp quản lý trực tiếp công ty và các bộ phận chuyên môn trong việc tiến hành tổ chức Hội nghị nhà chung cư, Khảo sát đánh giá chất lượng các dịch vụ hằng năm. Triển khai các công việc của Ban quản trị thông báo qua tin nhắn, viber, email đến các thành viên BQT khác. Tham gia họp giao ban BQT và tiếp cư dân định kỳ hàng tháng cùng BQT.
Lập kế hoạch và phối hợp các phòng ban liên quan thực hiện công tác đào tạo - nâng cao chuyên môn nghiệp vụ đối với nhân sự các bộ phận quản lý trực tiếp.
Tổ chức bảo quản, lưu trữ, bảo mật các số liệu, các tài liệu và các tài sản theo quy định của công ty.
Duyệt thông tin cư dân muốn tham gia vào diễn đàn cư dân (Facebook). Chủ trì giải đáp và phản hồi thông tin các dịch vụ tại chung cư thông qua diễn đàn và App Cư dân một cách nhanh chóng, hiệu quả.
Phối hợp với các phòng/ban có liên quan trong công việc nhằm hoàn thành mục tiêu, kế hoạch của Ban Quản lý.
Thực hiện các công việc phát sinh khác theo chỉ đạo của cấp trên và GĐ Khối.
Yêu Cầu Công Việc
- Tốt nghiệp Đại học.
- Tối thiểu 02 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.
- Giao tiếp Tiếng Anh.
- Kỹ năng thuyết phục và thương lượng.
- Kỹ năng tổ chức và sắp xếp công việc.
- Khả năng làm việc ở cường độ cao và chịu áp lực tốt.
