Trưởng phòng Quản lý Hợp đồng

Quản lý, điều hành và kiểm soát toàn bộ hoạt động quản lý hợp đồng bán hàng của Tập đoàn từ giai đoạn đặt chỗ, giữ chỗ, ký kết hợp đồng đến khi hoàn tất các nghĩa vụ tài chính trước thời điểm ký hợp đồng mua bán; đảm bảo hồ sơ pháp lý, hợp đồng và quy trình giao dịch được thực hiện đầy đủ, chính xác, đúng quy định pháp luật, quy trình nội bộ và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Nhiệm vụ 1: Quản lý quy trình ký kết hợp đồng

• Quản lý toàn bộ quy trình ký kết hợp đồng từ đặt chỗ, giữ chỗ, xác nhận giao dịch đến ký hợp đồng theo đúng chính sách kinh doanh và quy định của Công ty.
• Kiểm soát tính đầy đủ, chính xác và hợp lệ của hồ sơ khách hàng, hồ sơ pháp lý và các chứng từ liên quan trước khi phát hành hợp đồng.
• Đảm bảo việc ký kết hợp đồng được thực hiện đúng tiến độ, đúng quy định và đúng cam kết với khách hàng.

Nhiệm vụ 2: Quản lý hồ sơ và dữ liệu hợp đồng

• Quản lý việc phát hành, lưu trữ, cập nhật và theo dõi toàn bộ hồ sơ hợp đồng của khách hàng.
• Kiểm soát các phụ lục hợp đồng, điều chỉnh thông tin, chuyển nhượng, thanh lý hoặc các thay đổi phát sinh trước thời điểm bàn giao cho bộ phận Quản lý Công nợ.
• Đảm bảo dữ liệu hợp đồng được cập nhật đầy đủ trên hệ thống CRM/ERP.

Nhiệm vụ 3: Phối hợp và hỗ trợ khách hàng

• Phối hợp với Ban Kinh doanh, Pháp chế, Kế toán và Chăm sóc khách hàng trong quá trình hoàn thiện hồ sơ ký kết.
• Hướng dẫn khách hàng chuẩn bị hồ sơ, giải đáp các vấn đề liên quan đến hợp đồng và thủ tục giao dịch.
• Chủ trì xử lý các vướng mắc phát sinh liên quan đến hồ sơ và hợp đồng trước thời điểm ký hợp đồng.

Nhiệm vụ 4: Quản lý đội ngũ và quy trình

• Quản lý, phân công, đào tạo và đánh giá đội ngũ thuộc Phòng Quản lý Hợp đồng.
• Chuẩn hóa và cải tiến quy trình, biểu mẫu, hợp đồng và tài liệu nghiệp vụ.
• Kiểm soát việc tuân thủ quy trình, quy định và chính sách bán hàng.

Nhiệm vụ 5:  Báo cáo và cải tiến

• Tổng hợp, phân tích và báo cáo tình hình ký kết hợp đồng, tiến độ hoàn thiện hồ sơ và các chỉ số vận hành.
• Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả quy trình ký kết hợp đồng và cải thiện trải nghiệm khách hàng.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Ban Dịch vụ Khách hàng.

• Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Luật, Quản trị Kinh doanh, Kinh tế hoặc các ngành liên quan.
• Có tối thiểu 05 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Quản lý Hợp đồng, Sales Administration hoặc Dịch vụ Khách hàng; trong đó có ít nhất 02 năm ở vị trí quản lý.
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm tại Chủ đầu tư bất động sản.
• Am hiểu quy trình bán hàng, ký kết hợp đồng và pháp luật về kinh doanh bất động sản.
• Có kỹ năng soạn thảo văn bản, hợp đồng, quy trình và biểu mẫu tốt.
• Có kỹ năng giao tiếp, đàm phán và xử lý tình huống tốt.
• Cẩn trọng, tư duy logic, trách nhiệm và định hướng dịch vụ khách hàng.