[HCM] Nhân viên hành chính

Job Description

- Thống kê, theo dõi và cập nhật liên tục danh sách các trang thiết bị, cơ sở vật chất tòa nhà bao gồm đồ nội thất, máy móc trang thiết bị tòa nhà (đèn, điều hòa, PCCC, vv).

- Chịu trách nhiệm cập nhật, tổng hợp tình hình cơ sở vật chất báo cáo tổng thể tình hình lên quản lý trực tiếp.

- Lên kế hoạch và xây dựng quy trình kiểm tra, rà soát hệ thống trang thiết bị và cơ sở vật chất gồm hệ thống điện, điện lạnh, trần, sàn, .... theo định kỳ ngày / tuần / tháng / quý / năm để đảm bảo các trang thiết bị luôn trong trạng thái hoạt động tốt.

- Tiếp nhận các thông tin phản ánh tình trạng hư hỏng cơ sở vật chất. Phối hợp xác minh mức độ hỏng hóc, chuẩn bị các đề xuất sửa chữa hoặc thay, kết hợp với nhân viên mua sắm làm việc với nhà cung cấp (NCC). Tổ chức nhân sự phối hợp giám sát (với dịch vụ sửa chữa) và nghiệm thu (với sản phẩm thay mới)

- Chịu trách nhiệm lên kế hoạch, triển khai nhân sự phối hợp giám sát và kiểm soát chất lượng quá trình thực hiện dự án (cả thiết kế và thi công cải tạo văn phòng). Đóng vai trò đầu mối làm việc về các vấn đề kỹ thuật (cả thiết kế và thi công) với các nhà thầu. Lên kế hoạch phối hợp trực giám sát và trực tiếp giám sát tại công trình.

- Phối hợp với các phòng ban liên quan để đảm bảo vận hành hệ thống mạng, điện, điện thoại, thiết bị khác của văn phòng ổn định. Xử lý bảo hành máy tính, thiết bị khi có hỏng hóc cho cbnv cần kíp.

- Có thể đi công tác xa nếu có điều động từ lãnh đạo - Đọc hiểu và tuân thủ được các quy trình, sản phẩm dịch vụ của công ty.

- Thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo từ cấp trên trực tiếp, hỗ trợ tổ chức các chương trình, sự kiện, hậu cần cho văn phòng (cấp phát đồng phục, tài sản, ăn sáng,… khi có yêu cầu hỗ trợ từ quản lý)

- Biết sửa chữa những vật dụng, thiết bị cơ bản trong văn phòng, biết sử dụng các công cụ cơ khí cơ bản,…

- Biết tiếng Anh và có bằng lái xe B2 trở lên là một lợi thế

- Theo dõi và quản lý tình trạng máy móc ô tô, hỗ trợ điều động xe phục vụ công tác nội bộ

Job Requirement

- Có kinh nghiệm trong lĩnh vực xây dựng hoặc thi công nội thất văn phòng. Biết làm hồ sơ, hợp đồng, giấy tờ giao/nhận, chứng từ liên quan khác;

- Có kinh nghiệm làm việc và có hiểu biết về mạng lưới các nhà cung cấp liên quan đến xây dựng, thi công, sửa chữa máy móc cơ sở vật chất thông dụng;

- Có kỹ năng làm việc nhóm, độc lập, chủ động đề xuất giải pháp, kỹ năng đàm phán - tổ chức công việc và quản lý thời gian hiệu quả, xử lý tình huống tốt. Giao tiếp tốt, linh hoạt xử lý công việc;

- Sử dụng thành thạo máy tính và các ứng dụng văn phòng (đặc biệt là word và excel, power point,…), có thể sử dụng cài đặt các phần mềm cơ bản phục vụ xây dựng quy trình hoặc quản lý dự án, tài sản. Nếu có kỹ năng AutoCAD, đọc bản vẽ kỹ thuật là lợi thế (cho công tác giám sát thi công)