Nhân viên Hành chính

Job Description

Địa điểm làm việc: Cơ sở Sala - Số 01 Bùi Thiện Ngộ, TP. Thủ Đức

Trách nhiệm chính:

1. Đảm bảo chấm công chính xác, đúng tiến độ.
2. Đảm bảo số liệu kho chính xác, ngăn nắp, đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng, các phòng ban.
3. Lưu trữ và cập nhật đầy đủ, chính xác hồ sơ, sổ sách, giấy tờ có liên quan.
4. Đảm bảo chất lượng và tiến độ của các nhà cung cấp
5. Thực hiện kịp thời việc mua hàng đúng quy trình và thời gian đã thống nhất với các bộ phận khi có nhu cầu. Đảm bảo chất lượng và tiến độ của các nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài
6. Quan sát, báo cáo kịp thời những vấn đề liên quan đến hình ảnh cơ sở, cơ sở vật chất.

Chi tiết công việc:

1.Công việc hành chánh

• Theo dõi công, chấm công, lập danh sách nhân viên làm ngoài giờ, lễ, tết, tính các khoản phụ cấp, trợ cấp,… gửi về Phòng Nhân sự công ty tính lương hàng tháng.
• Hướng dẫn nhân viên mới đến nhận việc về các quy định trong sổ tay nhân viên, giờ giấc và các yêu cầu khác của cơ sở
• Hướng dẫn nhân viên các thủ tục khi thôi việc
• Quản lý kho, nhập, cấp phát sách vở, đồng phục, văn phòng phẩm, tạp phẩm. Cập nhật thường xuyên và tổng kết hằng tháng.
• Lưu trữ công văn đi – đến, các hồ sơ giấy tờ hành chánh, pháp lý, các loại biểu mẫu,…theo quy định, cung cấp khi được yêu cầu hợp lý từ các cơ quan chức năng, cơ quan nhà nước, bộ phận, phòng ban
• Giám sát các nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài : Làm sạch, cây cảnh….đảm bảo cung cấp đúng đủ chất lượng/số lượng/tiến độ… theo hợp đồng đã ký
• Phối hợp lập và theo dõi danh mục tài sản của cơ sở.
• Bao quát, giám sát để kịp thời nhắc nhở các bộ phận trong việc giữ gìn vệ sinh, tài sản, cơ sở vật chất và thực hiện việc sử dụng tiết kiệm điện, nước, điện thoại…của cơ sở. Báo cáo QLCS, đề xuất các giải pháp cần thiết.
• Đặt hàng, mua hàng hóa phục vụ cho các hoạt động của cơ sở đảm bảo đúng yêu cầu, thời gian, hiệu quả.

2. Công việc khác

• Tham gia tổ chức các sự kiện, lễ tiệc, văn nghệ theo sự phân công của QLCS.
• Hỗ trợ QLCS trong việc soạn thảo văn bản, ghi biên bản cuộc họp khi được yêu cầu
• Đảm nhận các chức năng công việc khác khi được phân công.

Job Requirement

Yêu cầu chung:

• Bằng cấp                   : Cao Đẳng/ Đại học
• Chuyên môn            : Quản trị Hành Chánh Văn Phòng, Sư phạm, Anh ngữ
• Kinh nghiệm            : 1 – 2 năm trong công tác hành chánh văn phòng (ưu tiên đã có kinh nghiệm trong lĩnh vực trường học)
• Trình độ Vi tính       : Sử dụng tốt các phần mềm văn phòng

Yêu cầu về kỹ năng:

• Hoạch định, tổ chức công việc
• Giao tiếp hiệu quả
• Quản lý kho.
• Quản lý, lưu trữ hồ sơ, văn bản, giấy tờ
• Giải quyết vấn đề, xử lý tình huống.
• Soạn thảo văn bản.