Thư ký Dự Án

Job Description

1. Chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động hành chính của dự án

- Chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ các công việc hành chính liên quan đến các dự án, bao gồm quản lý tài liệu, văn thư, tổ chức các cuộc họp và sự kiện dự án (Đúng tiến độ, đáp ứng yêu cầu của Ban lãnh đạo Công ty, của Phòng và các Phòng Ban).

- Đảm bảo rằng các hoạt động hành chính được thực hiện đúng tiến độ và đáp ứng yêu cầu của Ban lãnh đạo Công ty, của Phòng và các Phòng ban liên quan (Chính xác, kịp thời).

2. Quản lý hồ sơ và tài liệu của Phòng dự án

- Thực hiện lưu trữ, bảo mật và quản lý các hồ sơ, tài liệu của phòng dự án, bao gồm bản vẽ,hồ sơ xây dựng, hợp đồng, biên bản cuộc họp, báo cáo tiến độ và các tài liệu liên quan khác (Đúng quy định, dễ tìm kiếm).

- Đảm bảo rằng tất cả các hồ sơ và tài liệu dự án được lưu trữ có hệ thống và dễ dàng truy cập khi cần thiết cho việc kiểm tra, đối chiếu hoặc kiểm toán (Đầy đủ, chính xác).

3. Hỗ trợ và phối hợp với các bộ phận khác

- Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận liên quan trong công ty để đảm bảo các hoạt động hành chính hỗ trợ hiệu quả cho các dự án (Phản hồi từ các bộ phận liên quan).

-Cung cấp hỗ trợ hành chính cho các phòng ban liên quan trong việc chuẩn bị tài liệu, tổ chức cuộc họp và các công việc hành chính khác theo yêu cầu (Đúng thời hạn, không có sai sót).

4. Thực hiện các chương trình phát triển đội ngũ cho phòng

- Phối hợp phòng Nhân sự triển khai các chương trình đào tạo đảm bảo họ có đủ kỹ năng và kiến thức để thực hiện nhiệm vụ (Đánh giá nhân viên, kế hoạch phát triển nghề nghiệp).

- Hỗ trợ Trưởng phòng triển khai chương trình đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên, đề ra các kế hoạch phát triển nghề nghiệp và lộ trình thăng tiến cho từng cá nhân (Đạt tiêu chuẩn và mục tiêu đề ra).

5. Lập báo cáo và cung cấp thông tin hành chính

- Lập các báo cáo định kỳ về tình hình hoạt động hành chính của các dự án, bao gồm việc quản lý tài liệu, tổ chức cuộc họp và các công việc hỗ trợ khác (Chính xác, đầy đủ).

- Cung cấp thông tin và tư vấn cho Ban lãnh đạo và các phòng ban liên quan về các vấn đề hành chính và cách thức cải thiện hiệu quả quản lý hành chính (Chính xác, được chấp nhận và thực thi).

6. Đảm bảo tuân thủ các quy định và quy trình hành chính

- Đảm bảo rằng tất cả các hoạt động hành chính của dự án tuân thủ đầy đủ các quy định và quy trình của công ty, cũng như các quy định pháp luật liên quan (Không có vi phạm, tuân thủ đúng quy định).

- Xây dựng, cập nhật và cải tiến các quy trình hành chính để nâng cao hiệu quả hoạt động và đáp ứng các yêu cầu mới của dự án (Được chấp thuận và áp dụng).

7. Công việc khác

- Thực hiện các công việc khác khi được phân công (Đúng thời hạn, chất lượng).

Job Requirement

1. Bằng cấp, chứng chỉ:

- Tốt nghiệp đại học chuyên ngành có liên quan

- Có kinh nghiệm trong ngành xây dựng, bất động sản là một lợi thế

- Ưu tiên có chứng chỉ giám sát hạng 1, 2

- Tiếng Anh đọc hiểu chuyên ngành

2. Năng lực chuyên môn:

- Ít nhất từ 02 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương

3. Kỹ năng cần có:

- Soạn thảo văn bản, phân tích, làm việc nhóm - độc lập, quản lý hồ sơ, tổ chức công  việc, giao việc, giải quyết vấn đề, tư duy

4. Thái độ/ tố chất:

- Có trách nhiệm, năng động, nhiệt tình, khả năng kết nối, có tinh thần cầu tiến.

- Tác phong làm việc có trách nhiệm, đúng giờ, kịp thời, đúng quy định.

- Trung thực, chính xác.

-Tuân thủ các quy định.