Administrative Officer (Chinese Speaking)

Mô tả Công việc

Mục tiêu vị trí

• Vị trí này chịu trách nhiệm quản lý và thực thi toàn bộ các hoạt động hành chính, hậu cần tại văn phòng, nhằm đảm bảo môi trường làm việc được vận hành thông suốt, an toàn, hiệu quả và tối ưu chi phí. Hỗ trợ kịp thời cho các phòng ban, góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp của công ty.

Trách nhiệm vị trí:

1. Công tác vận hành văn phòng và hậu cần

• Thực hiện công tác lễ tân chuyên nghiệp, đón tiếp khách hàng, đối tác đến công ty.
• Quản lý, tiếp nhận, phân loại và phân phát thư từ, bưu phẩm, tài liệu đến/đi của công ty.
• Thực hiện công tác thu mua vật tư, thiết bị, quản lý xuất nhập tồn Văn phòng phẩm, vật tư tiêu hao, thiết bị, máy móc, công cụ dụng cụ phục vụ công việc của công ty.
• Thực hiện việc dán tem, ghi nhận, kiểm kê định kỳ, theo dõi khấu hao và đề xuất thanh lý tài sản cố định/công cụ dụng cụ theo quy định.
• Quản lý và đảm bảo việc vận hành ổn định của cơ sở vật chất văn phòng: hệ thống điện, nước, internet, vệ sinh, nước uống, cây xanh, máy in, camera, bảo trì thang máy, điều hòa, … đảm bảo mọi sự cố được xử lý nhanh chóng.
• Tìm kiếm, đánh giá, và quản lý các nhà cung cấp dịch vụ/vật tư hành chính để đảm bảo chất lượng, tiến độ và giá cả cạnh tranh.
• Quản lý, sắp xếp việc đặt vé máy bay, phòng khách sạn, và mua quà tặng phục vụ cho công tác nội bộ và đối ngoại của công ty.

2. Công tác hồ sơ và pháp lý hành chính

• Thực hiện quy trình đề xuất phê duyệt và quản lý, lưu trữ hồ sơ, hợp đồng thuộc mảng hành chính, hậu cần.
• Đảm bảo hoàn thiện các hồ sơ pháp lý hành chính liên quan đến vận hành văn phòng (hồ sơ thuê văn phòng, điện, nước, thang máy, phòng cháy chữa cháy…
• Quản lý và thực hiện các thủ tục hồ sơ (xin visa, giấy phép lao động, thẻ tạm trú…) cho người lao động nước ngoài.

3. Quản lý chi phí hành chính

• Quản lý ngân sách và chi phí hành chính văn phòng, đảm bảo tối ưu hóa chi phí trong phạm vi ngân sách được duyệt.
• Thực hiện quy trình thanh toán chi phí hành chính đảm bảo tính chính xác và kịp thời trên hệ thống Lark/OA của công ty.

4. Công tác sự kiện & văn hóa nội bộ

• Phối hợp tổ chức các sự kiện nội bộ và đối ngoại của công ty.
• Các công việc khác thuộc mảng hành chính, hậu cần.

Yêu Cầu Công Việc

• Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Hành chính, Ngoại ngữ, hoặc các ngành liên quan.
• Có kinh nghiệm từ 01 - 02 năm ở vị trí Hành chính Tổng hợp/Thư ký. Chấp nhận sinh viên mới ra trường hoặc ứng viên chưa có kinh nghiệm nhưng có tố chất tốt, nhanh nhẹn, thái độ học hỏi tích cực và có tinh thần cầu tiến.
• Tiếng Trung HSK4 trở lên, thành thạo cả 4 kỹ năng.
• Khả năng sắp xếp, tổ chức công việc khoa học, quản lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc (Multitasking).
• Cẩn thận, tỉ mỉ, trung thực, và có ý thức bảo mật thông tin cao.
• Giao tiếp, ứng xử khéo léo, có khả năng làm việc nhóm và độc lập tốt.
• Chủ động, chịu được áp lực công việc và định hướng kết quả công việc.
• Lợi thế:
  • Có kinh nghiệm sử dụng hệ thống Lark/OA/ ERP là một lợi thế.
  • Biết ứng dụng AI để tối ưu hóa hiệu suất công việc hành chính là một lợi thế.