Chuyên Viên Quản Trị & Điều Phối Dự Án

QUẢN LÝ DỰ ÁN GIÁO DỤC

1. MỤC TIÊU VỊ TRÍ

Tham gia quản lý, điều phối và giám sát quá trình triển khai các dự án trong lĩnh vực giáo dục, bảo đảm công việc được thực hiện đúng mục tiêu, phạm vi, tiến độ và yêu cầu chất lượng.

Phối hợp với các phòng ban, đơn vị chuyên môn và các bên liên quan để lập kế hoạch, theo dõi tiến độ, kiểm soát đầu ra, xử lý vướng mắc, quản lý hồ sơ và tổng hợp báo cáo. Chủ động nhận diện rủi ro, cảnh báo các vấn đề phát sinh và đề xuất phương án xử lý, hỗ trợ Giám đốc Ban Quản lý dự án đưa ra quyết định và bảo đảm hiệu quả triển khai dự án.

2. TRÁCH NHIỆM CHÍNH

2.1. Lập kế hoạch và quản lý tiến độ dự án

• Phối hợp xây dựng, cập nhật kế hoạch triển khai dự án theo mục tiêu, phạm vi, nguồn lực và định hướng được phê duyệt.

• Theo dõi tiến độ thực hiện theo ngày, tuần, tháng và các mốc quan trọng; cập nhật tình trạng hoàn thành của từng hạng mục công việc.

• Nhận diện nguy cơ chậm tiến độ, xác định nguyên nhân, mức độ ảnh hưởng và kịp thời cảnh báo, đề xuất phương án khắc phục.

2.2. Điều phối và giám sát triển khai

• Kết nối, điều phối công việc giữa các phòng ban, bộ phận chuyên môn và các bên liên quan trong quá trình triển khai dự án giáo dục.

• Theo dõi việc thực hiện nhiệm vụ, cam kết và kết quả đầu ra của từng đầu mối; chủ động đôn đốc, tháo gỡ vướng mắc trong phạm vi được giao.

• Theo sát các công việc chưa hoàn thành, làm rõ trách nhiệm, thời hạn xử lý và báo cáo cấp quản lý đối với các vấn đề vượt thẩm quyền.

• Phối hợp bảo đảm các hạng mục của dự án được triển khai đồng bộ, hạn chế chồng chéo và đáp ứng yêu cầu chung.

2.3. Theo dõi chất lượng và kết quả đầu ra

• Theo dõi tình trạng hoàn thành của các hạng mục, gói công việc và sản phẩm đầu ra theo kế hoạch dự án.

• Phối hợp với các đơn vị chuyên môn rà soát tính đầy đủ của hồ sơ, dữ liệu, tài liệu và minh chứng phục vụ nghiệm thu, thẩm định, bàn giao hoặc tích hợp.

• Tổng hợp các ý kiến đánh giá, yêu cầu điều chỉnh và nội dung cần hoàn thiện; theo dõi việc khắc phục trước khi chuyển sang bước tiếp theo.

• Cập nhật tình trạng đáp ứng yêu cầu của từng hạng mục, cung cấp thông tin để Giám đốc Ban QLDA xem xét và quyết định.

2.4. Quản lý hồ sơ và dữ liệu dự án

• Tổ chức, cập nhật và quản lý hệ thống hồ sơ, tài liệu, dữ liệu, minh chứng và các phiên bản liên quan đến dự án.

• Bảo đảm hồ sơ được lưu trữ khoa học, thống nhất, đúng phiên bản, dễ tra cứu và đáp ứng yêu cầu quản trị, kiểm tra, rà soát.

• Theo dõi các tài liệu còn thiếu, chưa được xác nhận hoặc cần điều chỉnh; phối hợp với các đầu mối để hoàn thiện theo thời hạn.

2.5. Quản trị rủi ro và kiểm soát thay đổi

• Theo dõi, cập nhật các rủi ro, vấn đề phát sinh, quyết định và thay đổi trong quá trình thực hiện dự án.

• Phân tích sơ bộ nguyên nhân, mức độ ảnh hưởng đến mục tiêu, phạm vi, tiến độ, chất lượng và nguồn lực của dự án.

• Đề xuất phương án xử lý, xác định đầu mối và thời hạn thực hiện; theo dõi kết quả đến khi vấn đề được giải quyết hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền.

• Kịp thời báo cáo các thay đổi có thể ảnh hưởng đến kế hoạch và kết quả chung của dự án.

2.6. Tổng hợp báo cáo và tổ chức họp dự án

• Tổng hợp báo cáo tiến độ định kỳ, báo cáo tình hình triển khai và các nội dung phát sinh trong quá trình thực hiện dự án.

• Chuẩn bị tài liệu, dữ liệu và nội dung phục vụ các cuộc họp rà soát, đánh giá tiến độ hoặc xem xét phương án triển khai.

• Ghi nhận kết luận, quyết định, nhiệm vụ, người phụ trách và thời hạn hoàn thành sau mỗi cuộc họp.

• Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các kết luận và cam kết; cập nhật kết quả để phục vụ công tác quản lý, điều hành.

2.7. Vận hành và cải tiến hệ thống quản trị dự án

• Thực hiện thống nhất các quy trình, biểu mẫu, công cụ và phương pháp quản lý dự án theo quy định.

• Duy trì các bảng theo dõi tiến độ, kết quả, rủi ro, vấn đề và công việc tồn đọng.

• Phát hiện các bất cập trong quá trình phối hợp, theo dõi và báo cáo; đề xuất cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả quản trị và triển khai dự án.

3. KẾT QUẢ CÔNG VIỆC CẦN ĐẠT ĐƯỢC

• Kế hoạch triển khai và tiến độ dự án được cập nhật đầy đủ, phản ánh chính xác tình trạng thực hiện và các mốc cần kiểm soát.

• Các đầu việc, hạng mục và đầu ra dự án được theo dõi sát sao, có đầu mối phụ trách và thời hạn hoàn thành rõ ràng.

• Các rủi ro, vướng mắc và nguy cơ chậm tiến độ được phát hiện, cảnh báo kịp thời; có phương án xử lý hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền.

• Hồ sơ, tài liệu, dữ liệu và minh chứng dự án được quản lý khoa học, đầy đủ, thống nhất và có thể truy xuất.

• Báo cáo tiến độ, tài liệu họp và danh mục công việc sau họp được tổng hợp đúng hạn, hỗ trợ hiệu quả công tác điều hành và ra quyết định.

• Các hạng mục dự án được rà soát, hoàn thiện hồ sơ và cập nhật trạng thái trước khi chuyển sang các bước thẩm định, nghiệm thu, tích hợp hoặc bàn giao.

Học vấn

Tốt nghiệp Đại học trở lên các ngành Quản trị kinh doanh, Quản lý dự án, Kinh tế, Tài chính, Quản trị vận hành hoặc lĩnh vực phù hợp.

Kinh nghiệm

Tối thiểu 3 năm kinh nghiệm phù hợp trong quản lý dự án, điều phối dự án, PMO, quản trị vận hành hoặc vai trò tương đương. Đã trực tiếp lập/theo dõi kế hoạch và mốc tiến độ; điều phối đầu việc liên phòng ban; theo dõi quan hệ phụ thuộc; quản lý hành động, rủi ro và vấn đề; tổng hợp báo cáo quản trị và theo việc đến khi có kết quả. Ưu tiên môi trường nhiều phòng ban, nhiều đầu ra và quan hệ phụ thuộc.

Chuyên môn

Có khả năng lập và kiểm soát kế hoạch; nhận diện mốc, đường găng và quan hệ phụ thuộc; cấu trúc hóa vấn đề thành nguyên nhân - tác động - đầu mối - hành động - thời hạn; quản trị hồ sơ, phiên bản; theo dõi rủi ro, vấn đề, quyết định và thay đổi; tổng hợp báo cáo quản trị phục vụ ra quyết định. Sử dụng tốt công cụ bảng tính để xây dựng, duy trì bảng theo dõi, tổng hợp dữ liệu và báo cáo; sử dụng thành thạo các công cụ văn phòng và cộng tác số.

Năng lực

Tư duy hệ thống, logic và mạch lạc; chủ động, cẩn trọng với thời hạn và dữ liệu; có khả năng phát hiện vấn đề, hỏi đúng trọng tâm, làm rõ thông tin chưa đầy đủ hoặc chưa nhất quán; giao tiếp và điều phối tốt với các đầu mối không thuộc quyền quản lý trực tiếp; theo sát công việc đến khi đóng hoặc chuyển đúng cấp xử lý.

Ưu tiên

Kinh nghiệm trong giáo dục, đào tạo - huấn luyện là lợi thế, không phải điều kiện bắt buộc. Ưu tiên ứng viên từng tham gia PMO, dự án chuyển đổi, triển khai mô hình mới, mở điểm/roll-out hoặc dự án vận hành liên phòng ban.

QUYỀN HẠN

• Yêu cầu các đầu mối cập nhật trạng thái, dữ liệu, hồ sơ và bằng chứng trong phạm vi kế hoạch, phân công và thẩm quyền được giao.

• Yêu cầu đầu mối làm rõ, bổ sung hoặc xác nhận thông tin chưa đầy đủ, chưa nhất quán hoặc chưa đủ căn cứ phục vụ quản trị dự án.

• Nhắc việc, cảnh báo sớm nguy cơ chậm, sai lệch hoặc vướng mắc; đề xuất phương án xử lý hoặc cách thức phối hợp để Giám đốc Ban QLDA xem xét.

• Tổng hợp, báo cáo Giám đốc Ban QLDA các nội dung vượt phạm vi xử lý để xem xét, quyết định hoặc chuyển cấp theo thẩm quyền.