Chuyên viên Văn phòng

Mô tả Công việc

- Điều phối sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc chung cho Ban TGĐ & HĐQT và lịch làm việc tuần, tháng, năm của công ty

- Kiểm tra, xem xét, phân loại các hồ sơ văn bản trình ký của các Khối, đơn vị Tổng giám đốc và/hoặc HĐ

- Làm đầu mối tiếp nhận hồ sơ của các phòng ban trình Chủ tịch HĐQT và tiến hành trình ký sau khi hồ sơ được Chánh Văn phòng thông qua

- Rà soát nội dung trình ký và theo dõi hồ sơ trình ký của Tổng giám đốc được Chánh Văn phòng thông qua

- Chuẩn bị hậu cần cho các chuyến công tác trong và ngoài nước của Tổng giám đốc và tháp tùng nếu được Tổng giám đốc phân công

- Soạn thảo các văn bản, Thông báo, Quyết định….của ban Tổng giám đốc và/hoặc HĐQT

- Phụ trách tiếp nhận, xử lý, luân chuyển văn thư đến theo qui định

- Đầu mối tương tác thông tin, phối hợp công việc với các cá nhân, đơn vị trong nội bộ công ty, các công ty con, công ty thành viên/liên kết, các đơn vị trong Tập đoàn và các cá nhân, tổ chức bên ngoài có liên quan đến công việc

- Chuẩn bị chương trình, tài liệu, tham gia các cuộc họp và ghi chép biên bản họp do Tổng Giám đốc làm chủ trì và/hoặc HĐQT (ngoại trừ cuộc họp đã có Thư ký riêng)

- Tiếp nhận, theo dõi, cho số các văn bản do Ban TGĐ và HĐQT đã ký

- Tham gia công tác tổ chức các sự kiện, Hội nghị tổng kết, Hội nghị sơ kết, giao ban mở rộng quý, Đại hội đồng cổ đông của công ty theo các phân công nhiệm vụ cụ thể của Chánh/Phó Chánh văn phòng

- Quản lý, theo dõi, cập nhật, lưu trữ và ban hành các tài liệu thuộc Văn phòng Công ty

- Ban hành các văn bản của Ban TGĐ, HĐQT bằng email của Văn phòng Tổng Công ty

- Cập nhật danh sách, lưu trữu các thông tin cá nhân của Ban Lãnh đạo công ty

- Thực hiện các công tác hành chính quản trị cho Tổ trợ lý Thư ký: Văn phòng phẩm, chấm công cho BTGĐ

- Theo dõi cập nhật chi phí hoạt động, thực hiện cống tác hậu cần, thanh toán quyết toán chi phí liên quan điến TGĐ, HĐQT

- Thực hiện các báo cáo định kỳ, đột xuất của văn phòng và công việc, thực hiện các hồ sơ thủ tục liên quan đến công tác quản lý hoạt động Văn phòng Công ty theo qui định