EVENT COORDINATOR

1. Lập kế hoạch & triển khai sự kiện

• Phối hợp xây dựng kế hoạch triển khai cho từng sự kiện.
• Theo dõi timeline, checklist và đảm bảo các đầu việc được thực hiện đúng tiến độ.
• Chủ động làm việc với các phòng ban liên quan để thu thập thông tin và điều phối công việc.
• Chuẩn bị đầy đủ các hạng mục phục vụ sự kiện: địa điểm, thiết bị, quà tặng, tài liệu, nhân sự, hậu cần…

2. Làm việc với đối tác

• Tìm kiếm, làm việc và đàm phán với nhà cung cấp.
• Lấy báo giá, so sánh phương án và đề xuất lựa chọn phù hợp.
• Theo dõi hợp đồng, thanh toán và nghiệm thu với nhà cung cấp.
• Kiểm soát chất lượng dịch vụ trước, trong và sau sự kiện.

3. Điều phối hiện trường

• Tham gia trực tiếp vận hành chương trình.
• Phối hợp cùng MC, đơn vị thi công, kỹ thuật, nhân sự nội bộ và các đối tác để đảm bảo chương trình diễn ra đúng kịch bản.
• Chủ động xử lý các tình huống phát sinh tại hiện trường.

4. Quản lý ngân sách

• Theo dõi chi phí thực hiện theo từng chương trình.
• Kiểm soát ngân sách được giao.
• Chuẩn bị hồ sơ thanh toán, đối chiếu chi phí và lưu trữ chứng từ.

5. Báo cáo & cải tiến

• Thực hiện báo cáo tổng kết sau sự kiện.
• Đánh giá hiệu quả chương trình, tổng hợp bài học kinh nghiệm.
• Đề xuất các ý tưởng mới nhằm nâng cao chất lượng tổ chức sự kiện.

Kiến thức & Kinh nghiệm

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các ngành: Marketing, Truyền thông, Quan hệ công chúng, Quản trị sự kiện hoặc các ngành liên quan.
• Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện (ưu tiên làm in-house hoặc agency).
• Đã từng tham gia triển khai các sự kiện quy mô từ 100 khách trở lên là lợi thế.

Kỹ năng

• Kỹ năng lập kế hoạch và quản lý nhiều đầu việc cùng lúc.
• Kỹ năng điều phối, giao tiếp và làm việc với nhiều đối tác.
• Kỹ năng xử lý tình huống nhanh và linh hoạt.
• Thành thạo Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word).
• Có khả năng quản lý ngân sách và theo dõi chi phí.
• Sẵn sàng đi công tác và làm việc ngoài giờ khi có sự kiện.