HR Operation Intern

1. Nhiệm vụ & trách nhiệm chính

1.1. Kiểm tra hồ sơ nhân viên

• Kiểm tra tính đầy đủ, chuẩn xác và tình trạng của hồ sơ giấy theo danh mục chuẩn.

• Phân loại, sắp xếp hồ sơ theo danh mục/ nhóm tài liệu.

• Gắn nhãn tài liệu theo quy định của công ty.

1.2. Scan & số hóa tài liệu

• Thực hiện scan tài liệu bằng máy scan chuyên dụng.

• Kiểm tra chất lượng bản scan (độ nét, độ nghiêng, thiếu trang…).

• Chuyển đổi tài liệu sang định dạng điện tử (PDF, PNG…) theo yêu cầu.

• Đặt tên file theo quy chuẩn: mã hồ sơ – loại tài liệu – ngày tháng.

1.3. Lưu trữ & quản lý tài liệu e-filing

• Upload tài liệu lên hệ thống e-filing theo đúng cấu trúc thư mục.

• Đảm bảo file được lưu đúng vị trí, đúng mã và đúng quy tắc phân loại.

• Cập nhật trạng thái hồ sơ vào bảng theo dõi (Excel/Google Sheet/ phần mềm quản lý).

• Hỗ trợ tìm kiếm hồ sơ khi có yêu cầu từ bộ phận liên quan.

• Sắp xếp hồ sơ vật lý trong kho lưu trữ.

• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của cấp trên.

• Sinh viên năm 3 – 4 hoặc mới tốt nghiệp các ngành: Hành chính, Lưu trữ học, Quản trị văn phòng, Nhân sự, Hệ thống thông tin quản lý hoặc ngành liên quan.

• Sử dụng tốt máy vi tính (Word, Excel, Google Drive).

• Có khả năng sử dụng máy scan, máy in, máy photocopy.

• Tỉ mỉ, cẩn thận, làm việc có tổ chức.

• Khả năng sắp xếp và xử lý dữ liệu logic.

• Trách nhiệm, trung thực và tuân thủ quy trình.

• Chủ động học hỏi, cầu tiến, hỗ trợ đồng đội.

• Bảo mật thông tin hồ sơ tuyệt đối. 

Bằng việc nhấn nút “Ứng tuyển” và gửi hồ sơ, tôi xác nhận đồng ý cho Công ty thu thập, sử dụng, lưu trữ và xử lý dữ liệu cá nhân của tôi nhằm mục đích đánh giá hồ sơ, thực hiện quy trình tuyển dụng, liên hệ với tôi liên quan đến việc ứng tuyển, đồng thời lưu trữ CV và dữ liệu cá nhân của tôi trong cơ sở dữ liệu ứng viên của Công ty để xem xét và liên hệ với tôi về các cơ hội việc làm phù hợp có thể phát sinh trong tương lai, phù hợp với Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 và các quy định pháp luật hiện hành khác về bảo vệ dữ liệu cá nhân.