Nhân viên Chứng từ Xuất khẩu (Export Documentation Executive)

Chuẩn bị, kiểm tra và xử lý dữ liệu trên các chứng từ xuất khẩu; phối hợp với các bộ phận nội bộ, cơ quan quản lý nhà nước và đối tác dịch vụ bên ngoài để đảm bảo chứng từ chính xác, đầy đủ và tuân thủ quy định hiện hành theo từng thị trường, hỗ trợ bộ phận Chăm Sóc Khách Hàng hoàn tất quy trình xuất hàng cho khách hàng.

NHIỆM VỤ & TRÁCH NHIỆM CHÍNH 

1. Tiếp nhận dữ liệu bán hàng (đơn hàng, hợp đồng/PI, thông tin xuất hàng trên hệ thống...) từ Kho, Chăm Sóc Khách Hàng và các bộ phận liên quan, làm cơ sở lập chứng từ xuất khẩu cho từng lô hàng/thị trường được phân công.

2. Lập, kiểm tra và hoàn thiện các chứng từ thương mại và chứng từ khai báo phục vụ xuất khẩu theo đúng dữ liệu nguồn (hợp đồng/PI, thông tin sản xuất, dữ liệu hệ thống). Danh mục, biểu mẫu chứng từ cụ thể áp dụng theo từng thời điểm do thị trường, khách hàng và cơ quan quản lý liên quan quy định, và có thể được bổ sung hoặc điều chỉnh theo yêu cầu thực tế.

3. Chuẩn bị và cung cấp đầy đủ, chính xác dữ liệu, chứng từ cần thiết (invoice, packing list, bảng kê lâm sản, thông tin lô hàng...) cho đơn vị thực hiện khai báo hải quan xuất khẩu (dịch vụ/đối tác khai báo hải quan); kiểm tra bản khai nháp và theo dõi tiến trình xử lý (bao gồm trường hợp luồng kiểm tra vàng/đỏ) đến khi hoàn tất thông quan. Đối với các yêu cầu khai báo/tuân thủ phía thị trường nhập khẩu do khách hàng hoặc bên thứ ba thực hiện (ví dụ: khai báo an ninh trước khi hàng đến), chuẩn bị đầy đủ dữ liệu/hồ sơ cần thiết và phối hợp cùng Chăm Sóc Khách Hàng theo dõi tình trạng xử lý.

4. Phối hợp với các đơn vị dịch vụ bên ngoài (kiểm dịch thực vật – Phytosanitary, khử trùng, hãng tàu/forwarder, tổ chức cấp Giấy chứng nhận xuất xứ – C/O, tổ chức chứng nhận chuỗi hành trình sản phẩm – FSC, hồ sơ tuân thủ Quy định chống phá rừng Châu Âu – EUDR, và các bên liên quan khác tùy theo lô hàng) để đăng ký, xác nhận và nhận đầy đủ các chứng từ, chứng nhận cần thiết theo yêu cầu của từng lô hàng, thị trường và khách hàng.

5. Rà soát, đối chiếu dữ liệu giữa các chứng từ liên quan của cùng một lô hàng để đảm bảo tính nhất quán và chính xác trước khi trình khách hàng xác nhận hoặc phát hành bản chính; chủ động phát hiện và xử lý sai lệch nếu có, báo cáo trực tiếp cho CS Manager đối với các sai lệch/rủi ro có khả năng ảnh hưởng đến tiến độ thông quan hoặc giao hàng.

6. Quản lý, lưu trữ và bàn giao chứng từ gốc theo đúng quy định của công ty và yêu cầu của cơ quan quản lý, hãng vận chuyển, khách hàng; đảm bảo hồ sơ có thể truy xuất đầy đủ khi cần đối chiếu hoặc phục vụ kiểm tra, thanh tra.

7. Theo dõi và cập nhật các thay đổi về quy định, biểu mẫu và yêu cầu chứng từ xuất khẩu theo từng thị trường/khách hàng; chủ động tìm hiểu, đánh giá tác động và điều chỉnh cách thực hiện khi có thay đổi, không chờ được thông báo mới xử lý.

8. Phối hợp với bộ phận Chăm Sóc Khách Hàng trong việc gửi chứng từ, giải trình nội dung liên quan cho khách hàng, và xử lý các yêu cầu điều chỉnh hoặc thắc mắc về chứng từ khi phát sinh.

9. Xây dựng, duy trì và đề xuất cải tiến Quy trình Vận hành Tiêu chuẩn (SOP), biểu mẫu và công cụ theo dõi liên quan đến công tác dữ liệu và chứng từ xuất khẩu; thực hiện các công việc khác liên quan theo phân công của cấp quản lý.

Trình độ đào tạo 

Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Ngoại thương, Kinh doanh quốc tế, Logistics/Quản trị chuỗi cung ứng hoặc các ngành liên quan

Kinh nghiệm làm việc 

Tối thiểu 2 năm ở vị trí liên quan chứng từ xuất nhập khẩu, khai báo hải quan hoặc vận hành xuất khẩu; ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc với thị trường Mỹ/EU/Ấn Độ.

Ngoại ngữ: Thành thạo tiếng Anh.