Nhân viên Đối soát công nợ và Hỗ trợ khách hàng

1. Quản lý đối soát công nợ bảng kê & hóa đơn khách hàng:

• Kiểm tra, đối soát và gửi bảng kê (kèm các trường thông tin đặc thù) và hóa đơn cho khách hàng trên hệ thống; xử lý lại kịp thời nếu phát sinh lỗi.
• Lập yêu cầu và xuất hóa đơn GTGT đúng quy định, đúng thời hạn kỳ công nợ theo quy định nhà nước.
• Làm chứng từ thanh toán (bảng kê, hóa đơn, đề nghị thanh toán,...), trình ký/đóng mộc gửi khách hàng.
• Phối hợp với các phòng ban liên quan gửi email nhắc nợ đối với các khoản công nợ quá hạn.
• Tiếp nhận, xác định nguyên nhân sai lệch, xử lý điều chỉnh doanh thu/hóa đơn/bảng kê/chứng từ phát sinh và gửi lại số liệu chuẩn xác cho khách hàng theo quy trình.
• Nắm vững, cập nhật và áp dụng kiến thức về quy định/ quy trình về bảng kê công nợ và hóa đơn trong vận hành hàng ngày.

2. Hỗ trợ khách hàng & Giải quyết khiếu nại:

• Tiếp nhận & phản hồi thắc mắc/khiếu nại của khách hàng về dịch vụ 247Express, hành trình đơn hàng, bảng kê & hóa đơn qua đa kênh (Hotline, Mail, Chat, Zalo OA….).
• Tiếp nhận tư vấn thông tin chính sách, khuyến mãi, ưu đãi của công ty và chăm sóc khách hàng trong quá trình sử dụng dịch vụ.
• Kiểm tra, xác minh và phối hợp với các bộ phận liên quan (Vận hành, Kinh doanh, Kế toán...) để xử lý dứt điểm khiếu nại cho khách hàng.
• Lắng nghe, ghi nhận đóng góp của khách hàng để xuất giải pháp cải thiện trải nghiệm người dùng
• Cập nhật đầy đủ, chính xác lịch sử tương tác và thông tin xử lý sự vụ lên hệ thống CRM/Call Center (như OmiCall, Ticket management...).
• Nắm vững kiến thức sản phẩm, dịch vụ, quy trình vận hành và quy định bảo mật thông tin của công ty.

3. Quản lý cập nhật thông tin khách hàng:

• Xét duyệt và cập nhật kịp thời các thông tin điều chỉnh, phát sinh của khách hàng trên hệ thống.
• Xác minh và xét duyệt thông tin xuất hóa đơn đối với khách hàng mới ở kỳ công nợ đầu tiên.
• Xét duyệt và Quản lý thông tin thiết lập công nợ, đối soát công nợ khách hàng theo đúng quy định quản lý công nợ của Công ty.

4. Báo cáo & Nhiệm vụ khác:

• Thống kê, tổng hợp các báo cáo công nợ định kỳ hoặc đột xuất.
• Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Cấp trên quản lý.
• Tham gia đầy đủ các buổi đào tạo nội bộ, họp nhóm nâng cao kỹ năng nghiệp vụ và đóng góp ý kiến cải tiến Quy trình thao tác chuẩn (SOP).

1. Yêu cầu cơ bản:

• Bằng cấp: Tốt nghiệp Đại học trở lên (ưu tiên các ngành Kinh tế, Kế toán, Tài chính, Logistics,...).
• Kinh nghiệm: Có tối thiểu 01 năm kinh nghiệm ở vị trí Đối soát công nợ, Kế toán công nợ hoặc Chăm sóc khách hàng.

2. Yêu cầu năng lực chuyên môn:

2.1. Kỹ năng & Công cụ: 

• Thành thạo Excel (hàm tính, lọc, đối soát dữ liệu) và tin học văn phòng; có khả năng sắp xếp công việc khoa học.
• Kỹ năng giao tiếp tốt, biết lắng nghe và đặt câu hỏi khai thác thông tin, kỹ năng đàm phán và xử lý khiếu nại. 
• Tiếng Anh giao tiếp là lợi thế.

2.2. Kiến thức nghiệp vụ: 

• Nắm vững quy trình đối soát công nợ, xuất hóa đơn GTGT/điện tử; hiểu biết về dịch vụ chuyển phát/logistics (hành trình vận đơn, cước phí, phụ phí,...); thao tác tốt trên hệ thống phần mềm quản lý nội bộ.
• Kiến thức cơ bản về chăm sóc và dịch vụ khách hàng.

2.3.  Thái độ & tinh thần trách nhiệm: 

• Cẩn thận, chính xác, trung thực, có tinh thần trách nhiệm cao; kiên nhẫn trong giải quyết thắc mắc/khiếu nại của khách hàng; chủ động phối hợp nhóm và chịu được áp lực tiến độ.
• Thái độ thiện chí, tích cực khi làm việc với Khách hàng và đội nhóm, tinh thần cầu thị, không đùn đẩy trách nhiệm, có tinh thần giải quyết dứt điểm.
• Thực hiện đầy đủ, chính xác các bước theo quy trình xử lý
• Tuân thủ tuyệt đối quy định bảo mật thông tin khách hàng và công ty.