Nhân viên Hành chính - Lễ tân (Tòa nhà văn phòng Oxygen)

Mô tả Công việc

Công ty Cổ phần Thương mại Vista Sài Gòn (Địa chỉ Số 628C đường Võ Nguyên Giáp, Phường An Phú, Thành phố Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam) là Công ty thành viên của IFF Holdings, Vista Sài Gòn hoạt động trong lĩnh vực cho thuê văn hộ dịch vụ và văn phòng, chúng tôi đang mong muốn tìm kiếm một ứng viên phù hợp cho vị trí Hành chính - Lễ tân với các thông tin sau:

I. Hành chính

• Tiếp nhận công văn, giấy tờ gửi đến Công ty, và chuyển cấp có thẩm quyền giải quyết;
• Theo dõi, quản lý văn phòng phẩm
• Book vé máy bay, xử lý thủ tục công tác phí.
• Quản lý, bàn giao, tiếp nhận vật tư máy móc
• Công tác với toà nhà: gửi xe, phí vận hành, vệ sinh.
• Theo dõi và giám sát chất lượng dịch vụ của các bên cung cấp dịch vụ trong khu thương mại dịch vụ & văn phòng của dự án The Vista An Phú tương ứng (vệ sinh, an ninh, thang máy,...) để kịp thời có sự khắc phục khi cần thiết.
• Lập đơn đặt hàng cho bộ phận
• Theo dõi, cập nhật và kiểm soát tài liệu của bộ phận để đảm bảo các phê duyệt và quy trình tuân thủ quy trình chuẩn
• Lưu hành các giấy tờ phê duyệt, chứng từ thanh toán của bộ phận
• Thiết lập và sắp xếp các sự kiện và cuộc họp của bộ phận, bao gồm đặt địa điểm, vận chuyển, chi phí
• Soạn thảo tất cả các công văn, thông báo gửi cho đối tác bên ngoài
• Cập nhật và duy trì danh sách liên hệ của nhà thầu và người thuê nhà
• Phụ trách các báo cáo hàng tuần, hàng tháng được giao
• Công việc hành chính - nhân sự khác theo yêu cầu.

II. Lễ tân

• Chào hỏi và đón tiếp khách hàng, đối tác, giải đáp các vấn đề, thắc mắc của khách trực tiếp hoặc gián tiếp
• Tiếp nhận thông tin của khách và hướng dẫn/ điều phối tới các bộ phận tiếp nhận phù hợp
• Hỗ trợ khách hàng trong việc gọi xe di chuyển khi khách có nhu cầu
• Xử lý khiếu nại của khách hàng, theo dõi và cập nhật khiếu nại của khách hàng
• Giám sát hộp thư chung và phản hồi tới khách hàng
• Thực hiện việc tiếp thị các dịch vụ của khu thương mại dịch vụ & văn phòng của dự án The Vista An Phú với khách hàng tiềm năng
• Phụ trách an toàn của trung tâm thương mại & văn phòng bằng cách tuân theo các quy trình an toàn và kiểm tra người ra/vào thông qua khu vực lễ tân
• Phối hợp với bộ phận vận hành, an ninh để duy trì trật tự, ổn định trong khu thương mại dịch vụ & văn phòng của dự án The Vista An Phú, giám sát việc ra vào tòa nhà của khách hàng
• Phối hợp với các bộ phận khác để xử lý, thực hiện các công việc chung
• Thực hiện công việc phát sinh theo phân công của cấp trên.