Nhân viên Hành chính - Lễ tân

1. ·     Lễ tân & Đón tiếp: Chào đón khách đến làm việc, ứng viên đến tham gia phỏng vấn, tiếp nhận cuộc gọi và đảm bảo hình ảnh lễ tân chuyên nghiệp.  Duy trì khu vực lễ tân gọn gàng, sạch sẽ và hỗ trợ sắp xếp phòng họp khi cần thiết. (Reception & Front Desk: Welcome business visitors and candidates attending interviews, handle incoming calls, and maintain a professional front-desk image. Keep the reception area neat and clean, and assist with meeting room arrangements when required.
2. ·     Quản lý hành chính văn phòng: Quản lý văn phòng phẩm, trang thiết bị và dịch vụ nhà cung cấp. Đảm bảo vệ sinh và vận hành văn phòng. (Office Administration: Manage office supplies, equipment, and vendor services. Ensure office cleanliness and smooth day-to-day operations.)
3. ·     Công tác và Lưu trú: Sắp xếp vé máy bay, khách sạn, visa, Giấy phép lao động và các thủ tục liên quan đến đi công tác của nhân viên, người lao động nướ ngoài và khách. Theo dõi chi phí và phối hợp với các đơn vị cung cấp dịch vụ phù hợp. (Business Travel & Accommodation: Arrange air tickets, hotel accommodation, visas, work permits, and other procedures related to business travel for employees, foreign employees, and visitors. Monitor related expenses and coordinate with appropriate service providers.)
4. ·     Hành chính & Hồ sơ: Xử lý công văn đến/đi, lưu trữ và quản lý hồ sơ. Soạn thảo các giấy tờ hành chính và đảm bảo hệ thống lưu trữ khoa học, đầy đủ.(Administration & Document Management: Handle incoming and outgoing correspondence, filing, and document management. Prepare administrative documents and maintain a well-organized, complete, and systematic filing system.)
5.  ·  Quản lý chi phí hành chính: Theo dõi thanh toán và báo cáo chi phí hành chính định kỳ hàng tháng. (Administrative Expense Management: Monitor payments and prepare monthly administrative expense reports.)
6. ·     Nhiệm vụ khác: Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của quản lý trực tiếp. (Other Duties: Perform other duties assigned by the direct manager.)

·     Good knowledge of office administration and document management.

Có kiến thức tốt về công tác hành chính văn phòng và quản lý hồ sơ, tài liệu.

 ·     Good organizational and time-management skills.

Có kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian tốt.

 ·     Good computer skills, particularly Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook, and other office applications.

Có kỹ năng sử dụng máy tính tốt, đặc biệt là Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook và các ứng dụng văn phòng khác.

 ·     Ability to coordinate effectively with vendors, employees, visitors, and external parties.

Có khả năng phối hợp hiệu quả với các nhà cung cấp, nhân viên, khách đến làm việc và các bên liên quan bên ngoài.

 ·     Good attention to detail and ability to handle multiple tasks.

Cẩn thận, chú trọng đến chi tiết và có khả năng xử lý nhiều công việc cùng lúc.

 ·     Good command of English, both written and spoken, is preferred.

Ưu tiên ứng viên có khả năng sử dụng tiếng Anh tốt cả trong giao tiếp và văn bản.

 ·     Ability to work independently while maintaining effective teamwork.

Có khả năng làm việc độc lập, đồng thời phối hợp và làm việc nhóm hiệu quả.