Nhân viên xử lý đơn hàng

Mô tả Công việc

TÓM TẮT CÔNG VIỆC /JOB SUMMARY

- Đảm bảo các đơn hàng được giao hàng đúng cam kết với khách hàng: đúng, đủ, kịp thời.

- Đảm bảo thông tin về đơn hàng được cập nhật đầy đủ/cảnh báo với khách hàng và các BP liên quan.

- Đảm bảo theo dõi hàng hóa nhập về, lập bảng phân hàng và theo dõi việc giao hàng đến tay khách hàng.

- Đảm bảo sách mẫu, sách mượn, sách tặng theo y/c của các bộ phận khác được xử lý nhanh chóng.

TRÁCH NHIỆM VÀ NHIỆM VỤ /DUTIES AND RESPONSIBILITIES

- Xử lý đơn đặt hàng của KH:

• Nhận đơn hàng từ sale, từ KH qua điện thoại, qua email hoặc qua Portal.
• Điện thoại/mail confirm lần 1 với KH: xác nhận lại số lượng, tựa, địa chỉ, người nhận hàng,…
• Tạo đơn hàng trên Portal.
• Kiểm tra công nợ và tồn kho.
• Điện thoại/ mail confirm lần 2 với KH: thông báo số lượng thiếu đủ, thời gian giao hàng,…
• Chuyển đơn hàng từ Portal thành Sale Order.
• Nhận Phiếu Giao Hàng từ kho Q1 & điện thoại confirm lần 3 với KH: xác nhận thời gian và số lượng nhận hàng vs PGH, giá và chiết khấu.
• Điền thông tin vào User Define Field của Delivery trong SAP.
• Chuyển Delivery thành AR Inv khi KH confirm đã nhận được đủ hàng, đúng giá, chiết khấu.

- Xử lý y/c trả hàng của KH:

• Nhận thông tin trả hàng từ sale, KH, kế toán, NV giao hàng
• Điện thoại confirm với KH: số lượng, tựa, thời gian nhận hàng, địa chỉ và người trả hàng.
• Chuyển kho hoặc in ra đưa NV giao nhận hàng của NS để nhận hàng.
• Theo dõi việc nhập trả hàng của kho và kế toán.

- Xử lý y/c gửi sách mẫu, sách mượn, sách tặng theo y/c của các bộ phận khác:

• Nhận y/c bằng file (theo form) qua email/ file cứng (có ký duyệt của GĐ Kinh Doanh/ TGD).
• Check tồn kho và gởi yêu cầu cho kho xuất hàng.
• Theo dõi xuất hàng của kho và nhận hàng của KH.
• Lưu giữ chứng từ.

- Đặt hàng, theo dõi và hàng đặt từ nước ngoài về:

• Gửi y/c đặt hàng của sale, KH (hợp đồng hoặc SO thiếu) cho Purchaser (SL, deadline)
• Nhận confirmation, inv number và daily report từ purchaser
• Update thông tin hàng hóa về cho KH và Sale (thời gian dự kiến có hàng, số lượng)
• Theo dõi inv, hàng hóa nhập kho đúng hạn để giao hàng cho khách
• Cập nhật biến động đơn hàng cho khách
• Khi có thông báo hàng sắp về kho, điện thoại confirm hàng đã về và xác nhận thời gian giao hàng
• Khi có thông báo hàng sắp về kho, làm file phân hàng gửi kho (SO, SL, thời gian giao hàng)
• Theo dõi kho giao hàng, điện thoại confirm thời gian nhận hàng, số lượng nhận hàng, điền vào delivery và chuyển qua AR Inv.

- Thực hiện số liệu báo cáo cho trưởng bộ phận:

+ Báo cáo SO pending:

• Kết xuất và phân loại trên SAP SO pending theo các vùng miền.
• Chỉnh sửa và bổ sung các thông tin Số order NXB, SL order NXB, Stock, INV, ngày cập cảng, dự kiến ngày giao hàng.
• Tổng hợp báo cáo SO pending.

+ Báo cáo giữ hàng kho Reserve:

• Kết xuất và phân loại số lượng đang giữ hàng kho Reserve theo khách hàng, theo vùng miền.
• Cập nhật lại thông tin tiếp tục reserve hay chuyển sách về lại kho quận 9 kèm theo lý do.
• Tổng hợp báo cáo giữ hàng kho Reserve.

- Tham gia giải quyết các công việc khác do cấp Quản lý trực tiếp phân công.