Thư Ký Bếp (Secretary of Culinary Deparment)

Mô tả Công việc

· Hỗ trợ Giám đốc Bếp/Bếp trưởng điều hành trong hoạt động hàng ngày của khách sạn khi được yêu cầu. Nhiệm vụ còn bao gồm xử lý lịch trình và hỗ trợ hành chính cho bộ phận bếp F&B./ Assists the Director of Kitchens/Executive Chef in the day-to-day operation of the hotel as required. Duties also include handling the calendar and administration assistance for the F & B kitchen department.

· Quản lý thông tin liên lạc, soạn thảo thư từ, tạo bài thuyết trình, hiệu đính, chỉnh sửa và định dạng các tài liệu kinh doanh, lên lịch các cuộc họp và điều phối các chức năng văn phòng./ Manages communications, drafts correspondence, creates presentations, proofread, edits and formats business documents, schedules meetings and coordinates office functions.

· Trả lời các cuộc gọi điện thoại, xác nhận các cuộc hẹn, tiến hành nghiên cứu, quét và in các ấn phẩm cũng như biên soạn tài liệu./ Answers telephone calls, confirms appointments, conducts research, scans and prints publications and compiles materials.

· Sắp xếp và lên lịch các cuộc hẹn, tổ chức giấy tờ, sắp xếp việc đi lại, đặt mua vật tư văn phòng và quản lý việc truy cập thông tin thông qua việc sử dụng điện thoại, thư và tin nhắn điện tử./ Arranging and scheduling appointments, organizing paperwork, handling travel arrangements, ordering office supplies and managing information access through the use of telephones, mail and electronic messaging.

· Soạn thư từ cho Giám đốc Bếp/Bếp trưởng điều hành như thư chào mừng, thư theo dõi khách hàng, v.v./ Composes correspondence for the Director of Kitchens/Executive Chef, such as welcome letters, guest follow-up letters, etc.

· Luôn cập nhật hệ thống lưu trữ bao gồm tất cả các tệp bán lẻ. Duy trì hồ sơ theo dõi và đưa ra các mục hàng ngày để thực hiện các nhiệm vụ thích hợp./ Keeps the filing system up-to-date including all retail files. Maintains trace file and bring forward daily items to act on appropriate tasks.

· Hỗ trợ luồng công việc và phổ biến thông tin trong tổ chức./ Supports the flow of work and dissemination of information within the organization.

· Lên lịch các cuộc họp phòng ban, ghi và phân phát biên bản, sắp xếp/tham dự các cuộc họp tiểu ban theo yêu cầu./ Schedules departmental meetings, takes and distributes minutes, and arranges/attends sub-committee meetings as required.

· Cung cấp vật tư, nguyên liệu cho nhân viên bếp khi được yêu cầu. Nhận đơn đặt hàng theo từng bộ phận và chuyển cho Bếp trưởng/Giám đốc Bếp để xem xét và ghi nhận./ Gives out supplies and material to kitchen personnel as requested. Receives ordered supplies by each section and passes to Executive Chef/Director of Kitchen for his review and acknowledgement.

· Thông báo cho Bếp trưởng các vấn đề cá nhân của nhân viên Bếp, các sự kiện bất thường, xung đột cá nhân hoặc tai nạn./ Informs the Chef of personal problems of Kitchen staffs, unusual events, personal conflict, or accidents.

· Hỗ trợ các sự kiện của nhân viên khi thích hợp, chẳng hạn như các cuộc họp lãnh đạo, kỳ nghỉ điều hành, tiệc chiêu đãi nhân viên, v.v./ Assists and supports staff events as appropriate, such as leadership meetings, executive retreat, staff receptions, etc.

· Chuẩn bị tất cả các tài liệu cần thiết cho các báo cáo của Bộ phận./ Prepares all necessary documents for Departmental reports.

· Quản lý các hoạt động nhân sự, nghỉ phép, yêu cầu làm thêm giờ, xử lý kỷ luật và khen thưởng./ Administers personnel action, on leaves, overtime requests, disciplinary actions and commendation.

· Làm quen với mô tả công việc của tất cả các vị trí trong lĩnh vực F&B để có thể hỗ trợ Giám đốc Bếp theo dõi, giám sát hiệu quả công việc của nhân viên./ Familiarizes with the job description of all positions in F & B to be able to assist Director of Kitchen in monitoring and overseeing the staff performance.

· Trao đổi cởi mở với nhân viên phục vụ và thông báo cho họ tất cả các thông tin quan trọng để hỗ trợ họ trong công việc./ Communicates openly with the service personnel and keeps them informed of all important information to assist them in their jobs.

· Giao các hướng dẫn, cuộc họp thông thường và gặp gỡ những người đến thăm sở. Theo dõi việc thực hiện các chính sách và thủ tục./ Delegates normal instructions & meetings and meets visitors who come to the department. Follows up in the implementation of the policies and procedures.

· Đề xuất các hành động khắc phục đối với những khác biệt không thuận lợi trong tiêu chuẩn công việc và cam kết ngân sách./ Recommends corrective actions for unfavorable variances in job standards and budget commitment.

Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Giám đốc Bếp/Bếp trưởng điều hành./ Performs other duties as assigned by Director of Kitchens/Executive Chef.

Yêu Cầu Công Việc

·         Bằng cử nhân về Quản lý Khách sạn, Quản trị Kinh doanh hoặc lĩnh vực liên quan./ Bachelor degree in Hotel Management, Business Administrative or relate field.

·         Tối thiểu 1-2 năm kinh nghiệm thư ký, hành chính. Nên tiếp xúc trong nhà bếp hoặc hoạt động Thực phẩm & Đồ uống./ Minimum of 1-2 years in secretarial, administrative experience. Exposure in kitchen or Food & Beverage operation is desirable.

·         Biết sử dụng máy tính và sử dụng các thiết bị văn phòng khác./ Computer literate and ability to use other office equipment. .

·         Có kỹ năng giao tiếp tiếng Anh tốt cả viết và nói./ Have good English communication skills both written and spoken.

Có tính tổ chức tốt, định hướng chi tiết và sở hữu tính cách dễ chịu với kỹ năng giao tiếp và giao tiếp cá nhân tuyệt vời./ Well-organized, detail-oriented and possesses pleasant personality with excellent communication and interpersonal skills.