Thư ký công trường

1. Quản lý hồ sơ & văn thư dự án (Document Control)

• Tiếp nhận, phân loại, đăng ký và lưu trữ toàn bộ công văn, tài liệu kỹ thuật, bản vẽ thi công, biện pháp thi công, hồ sơ nghiệm thu, biên bản cuộc họp giữa công ty, Chủ đầu tư và Nhà thầu.

• Theo dõi, cập nhật tình trạng phê duyệt bản vẽ, RFI (Yêu cầu làm rõ thông tin), Submittal (Trình duyệt vật tư/biện pháp) và nhắc nhở các bên liên quan phản hồi đúng tiến độ.

• Phối hợp sắp xếp, số hóa tài liệu và chuẩn bị hồ sơ hoàn công, bàn giao dự án khi kết thúc gói thầu.

2. Thư ký cuộc họp & Điều phối thông tin (Meeting & Coordination)

• Chuẩn bị lịch họp, phòng họp và gửi thư mời cho các cuộc họp giao ban định kỳ/đột xuất tại công trường.

• Tham dự các cuộc họp công trường, ghi chép và soạn thảo biên bản cuộc họp 

• Soạn thảo các thông báo, công văn, email trao đổi nghiệp vụ theo chỉ đạo của Trưởng đoàn tư vấn / Giám đốc dự án.

3. Công tác hành chính & Hậu cần công trường (Site Administration)

• Quản lý văn phòng phẩm, trang thiết bị làm việc, máy in/scan và phương tiện bảo hộ lao động (PPE) cho đội ngũ kỹ sư tại công trường.

• Theo dõi chấm công, phép năm, lịch trực công trường của nhân sự dự án 

• Hỗ trợ đón tiếp khách, đối tác, đoàn kiểm tra của Chủ đầu tư hoặc đại diện Tập đoàn đến làm việc tại công trường.

• Quản lý chi phí hành chính tại công trường (quỹ tiền mặt nhỏ / Petty Cash) và làm thủ tục thanh quyết toán với phòng Kế toán.

1. Trình độ học vấn & Chuyên môn

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành: Quản trị văn phòng, Ngoại ngữ, Xây dựng, Kinh tế xây dựng, Luật hoặc các ngành liên quan.

• Tối thiểu 1 – 2 năm kinh nghiệm ở vị trí Thư ký công trình, Document Controller (DC) cho các đơn vị Tư vấn giám sát, Chủ đầu tư hoặc Tổng thầu xây dựng.

2. Kỹ năng & Năng lực

• Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp tốt (nghe, nói, đọc, viết); có khả năng soạn thảo email, công văn và dịch biên bản cuộc họp kỹ thuật cơ bản.

• Tin học văn phòng: Thành thạo MS Office (Word, Excel, PowerPoint)