Thư ký Dự Án / PROJECT SECRETARY

MỤC ĐÍCH

• Thư ký Dự án là vị trí: Thực hiện các yêu cầu công việc liên quan đến công tác sắp xếp, lưu trữ, biên soạn, phát hành, mua sắm nhỏ của Ban quản lý dự án (QLDA).

TRÁCH NHIỆM – NHIỆM VỤ

• Soạn thảo, sắp xếp quản lý văn thư, công văn hành chính, lưu trữ bản vẽ, hồ sơ dự án liên quan đến các dự án ngăn nắp, có hệ thống.

• Tham gia, hỗ trợ soạn thảo hồ sơ thầu, hồ sơ nghiệm thu, hoàn thành công trình…

• Theo dõi các Hợp đồng tư vấn thiết kế và thi công, mua sắm.

• Tham gia vào việc Điều phối công việc cho Ban quản lý dự án theo yêu cầu hoặc khi cần thiết; Xúc tiến công việc dự án; Quản lý các công việc liên quan đền hồ sơ dự án.

• Giao dịch với các cơ quan Nhà nước trong việc giải quyết hồ sơ dự án.

• Biên, phiên dịch cho Trưởng ban quản lý dự án; Dịch công văn đi và đến, các tài liệu và hồ sơ, các cuộc thoại, các cuộc họp khi có yêu cầu.

• Chuẩn bị Biên bản họp, viết biên bản cuộc họp.

• Nhận, sàng lọc, lưu và gửi thông tin dự án, bản vẽ, thông tin cơ bản cần thiết.

• Duy trì danh sách bản vẽ chính xác và cập nhật liên tục, thông báo cho Trưởng ban quản lý dự án.

• Hỗ trợ Trưởng ban quản lý dự án khi cần trong công việc dự án và quản lý nhóm dự án.

• Liên hệ với các nhà thầu, nhà thầu phụ trong việc thực hiện các bản vẽ và xử lý thông tin liên quan.

• Quản lý công tác tổ chức và hỗ trợ công tác in ấn, biên soạn.

• Phác thảo công văn trả lời các thắc mắc và xin các thông tin liên quan đến việc thực hiện dự án và gửi cho Trưởng ban quản lý dự án xem xét.

• Theo dõi, sắp xếp hồ sơ, thu chi nội bộ công trình, quản lý hồ sơ các thành viên trong công trường.

• Tổng hợp, lên lịch, sắp xếp chương trình làm việc cho ban QLDA.

• Tiếp nhận phân loại hồ sơ trình ban QLDA; kiểm soát hình thức văn bản, hồ sơ do ban QLDA ký duyệt, nhằm bảo đảm đúng các thủ tục, quy trình, quy định của Công ty.

• Lập danh mục mua sắm và quản lý văn phòng phẩm, thiết bị, dụng cụ cho Ban QLDA.

• Thực hiện các nhiệm vụ được cấp trên giao trong phạm vi công việc và quyền hạn của mình.

• Những công việc khác theo sự phân công của cấp trên và Ban Giám Đốc.

KHẢ NĂNG PHÁT TRIỂN TRONG SỰ NGHIỆP

• Các vị trí khác trong công ty tùy theo năng lực của nhân viên và định hướng của công ty.

• Được quyền đề xuất các phương án lưu trữ hồ sơ dự án để đảm bảo tính hiệu quả của dự án.

• Được đề xuất tăng lương, phụ cấp công việc để phù hợp với công việc đang làm.

• Được quyền từ chối thực hiên các công việc trái với quy định của phát luật.

ĐIỀU KIỆN – CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC

• Toàn thời gian cố định.

• Từ thứ 2 đến thứ 6 (Sáng từ 8:00 – 12:00 trưa, Chiều từ 12:30 – 5:00).

• Được khám sức khỏe định kỳ theo quy định của Công ty.

• Hưởng lương tháng 13 và các chế độ thưởng khác theo quy định của Công ty.

• Được tham gia các hoạt động, các chương trình đào tạo theo quy chế của Công ty.

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------

JOB PURPOSE

• Project Secretary is a position: Responsible for carrying out work requirements related to organizing, storing, drafting, issuing, and minor procurement for the Project Management Board (PMB).

DUTIES & RESPONSIBILITIES

• Drafting, organizing, and managing administrative documents, correspondence, storing drawings, and project files related to projects in a neat and systematic manner.

• Participating in and supporting the preparation of bidding documents, acceptance documents, project completion, etc.

• Monitoring design consultancy, construction, and procurement contracts.

• Participating in coordinating tasks for the Project Management Board as required or when necessary; promoting project work; managing tasks related to project documentation.

• Communicating with government agencies in resolving project documentation.

• Translating and interpreting for the Head of the Project Management Board; translating incoming and outgoing correspondence, documents and files, conversations, and meetings as required.

• Preparing meeting minutes, writing meeting minutes.

• Receiving, screening, storing, and sending project information, drawings, and necessary basic information.

• Maintaining an accurate and continuously updated list of drawings, informing the Head of the Project Management Board.

• Supporting the Head of the Project Management Board as needed in project work and project team management.

• Contacting contractors and subcontractors regarding the implementation of drawings and handling related information.

• Managing organizational tasks and supporting printing and compilation work.

• Drafting correspondence to answer questions and request information related to project implementation and submitting to the Head of the Project Management Board for review.

• Monitoring, organizing internal project records, income and expenditure, and managing records of members at the construction site.

• Summarizing, scheduling, and arranging work programs for the Project Management Board.

• Receive and classify documents submitted to the Project Management Board; control the format of documents and files signed and approved by the Project Management Board to ensure compliance with the Company's procedures, processes, and regulations.

• Prepare a procurement list and manage office supplies, equipment, and tools for the Project Management Board.

• Perform tasks assigned by superiors within the scope of work and authority.

• Other tasks as assigned by superiors and the Board of Directors.

CAREER PATH

• Other positions in the company depending on the employee's capability and the company's orientation.

• Entitled to propose project record keeping methods to ensure project efficiency.

• Entitled to propose salary and allowance increases to reflect current work performance.

• Entitled to refuse to perform tasks that violate the law.

WORKING CONDITIONS

• Full time.

• 8:00 AM – 12:00 PM and 12:30 PM – 5:00 PM (Monday to Friday).

• Annual health check as regulated by Law.

• 13th month salary and other benefits as Company’s policy.

• Opportunities to participate in Company’s activities and training courses.

BẰNG CẤP – YÊU CẦU

• Tốt nghiệp Đại học các chuyên ngành: Tiếng Anh, Xây dựng, Kiến trúc, Quản trị kinh doanh, Thương mại, Kinh tế hoặc các chuyên ngành liên quan.

• Tiếng Anh thông thạo nghe, nói, đọc, viết.

• Có kinh nghiệm làm thư ký dự án xây dựng tối thiểu 3 năm.

• Sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng và phần mềm hỗ trợ quản lý dự án.

• Dễ thích nghi.

• Chủ động trong công việc.

• Chịu được áp lực công việc, sẵn sàng làm việc ngoài giờ.

• Kĩ năng làm việc nhóm và làm việc độc lập.

• Trung thành, nhanh nhẹn, có khả năng tư duy, giao tiếp tốt, cần cù và chuyên tâm với công việc.

QUYỀN

• Được đề xuất tăng lương, phụ cấp công việc để phù hợp với công việc đang làm.

• Được quyền từ chối thực hiên các công việc trái với quy định của phát luật.

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------

QUALIFICATIONS

• Bachelor's degree in English, Construction, Architecture, Business Administration, Commerce, Economics, or related fields.

• Fluent in English (listening, speaking, reading, and writing).

• Minimum 3 years of experience as a construction project secretary.

• Proficient in using office software and project management software.

• Easily adaptable.

• Proactive in work.

• Able to handle work pressure, willing to work overtime.

• Teamwork and independent working skills.

• Loyal, agile, capable of thinking, good communication skills, diligent and dedicated to work.

RIGHTS

• Be entitled to propose salary increases and job allowances to suit the current work.

• Have the right to refuse to perform tasks that violate legal regulations.