Thư ký dự án

- Quản lý hồ sơ, tài liệu dự ánTiếp nhận, phân loại, lưu trữ hồ sơ dự án (30%): Theo dõi hồ sơ trình ký, phát hành, Quản lý bản cứng, bản mềm hồ sơ

- Soạn thảo và quản lý văn bản (25%): Soạn thảo công văn, thông báo, biên bản họp, Ban hành và lưu trữ văn bản, Theo dõi công văn đi/đến

- Theo dõi tiến độ, báo cáo (20%): Tổng hợp báo cáo tiến độ từ các bộ phận, Cập nhật danh mục hồ sơ, tồn đọng, Hỗ trợ lập báo cáo định kỳ

- Phối hợp các phòng ban và nhà thầu (15%): Liên hệ các bộ phận liên quan để xử lý công việc,Theo dõi phản hồi từ nhà thầu, tư vấn

- Công tác hành chính – hậu cần dự án (20%): Chuẩn bị phòng họp, tài liệu họp, Đặt lịch họp, theo dõi lịch công tác

1. Quản lý hồ sơ, tài liệu dự án – 30%

• Tiếp nhận, phân loại và lưu trữ hồ sơ, tài liệu của dự án
• Theo dõi hồ sơ trình ký, phát hành và cập nhật tình trạng xử lý hồ sơ.
• Quản lý, sắp xếp và kiểm soát hồ sơ bản cứng, bản mềm theo quy định

2. Soạn thảo và quản lý văn bản – 25%

• Soạn thảo công văn, thông báo, biên bản họp và các văn bản hành chính liên quan đến dự án.
• Thực hiện ban hành, lưu trữ và quản lý văn bản theo quy định.
• Theo dõi, cập nhật và quản lý công văn đi/đến, đảm bảo văn bản được chuyển đến đúng bộ phận và đúng thời hạn.

3. Theo dõi tiến độ và tổng hợp báo cáo – 20%

• Tổng hợp thông tin, báo cáo tiến độ công việc từ các bộ phận liên quan.
• Cập nhật danh mục hồ sơ, các công việc tồn đọng và tình trạng xử lý.
• Hỗ trợ tổng hợp và lập các báo cáo định kỳ theo yêu cầu 

4. Phối hợp với các phòng ban và nhà thầu – 15%

• Liên hệ, phối hợp với các phòng ban và bộ phận liên quan để theo dõi, xử lý công việc của dự án.
• Theo dõi và cập nhật phản hồi từ nhà thầu, đơn vị tư vấn và các bên liên quan.
• Hỗ trợ truyền đạt thông tin, đảm bảo việc phối hợp và trao đổi công việc được thực hiện kịp thời.

5. Công tác hành chính – hậu cần dự án – 20%

• Chuẩn bị phòng họp, tài liệu và các nội dung cần thiết phục vụ các cuộc họp
• Sắp xếp, đặt lịch họp và theo dõi lịch làm việc, lịch công tác của các bên liên quan.
• Thực hiện các công việc hành chính, hậu cần khác theo yêu cầu và phục vụ hoạt động chung của dự án.

• Trình độ văn hóa: Cao đẳng, Đại học
• Chuyên ngành: Quản trị văn phòng, Hành chính – Văn thư, Kinh tế, Xây dựng hoặc các chuyên ngành có liên quan.
• Kinh nghiệm: 01 năm kinh nghiệm ở vị trí Thư ký dự án, Thư ký công trình, Hành chính dự án hoặc vị trí tương đương.
• Vi tính: thành thạo tin học văn phòng
• Kỹ năng chuyên môn: Có kỹ năng soạn thảo và quản lý văn bản, hồ sơ; tổng hợp và lập báo cáo; theo dõi tiến độ công việc; quản lý lịch họp, lịch công tác và các tài liệu liên quan đến dự án.
• Yêu cầu khác: Kỹ năng giao tiếp và phối hợp tốt; cẩn thận, tỉ mỉ, có tinh thần trách nhiệm; chủ động trong công việc; có khả năng sắp xếp, quản lý hồ sơ và xử lý nhiều công việc đồng thời.