Thư Ký Hành Chính [Đầu Tư, Tài chính]

1. Hỗ trợ điều phối hoạt động của toàn bộ Ban:

- Theo dõi & đảm bảo tiến độ triển khai các kế hoạch & công việc của Ban.

- Nhắc việc – kết nối – hỗ trợ giải quyết các điểm nghẽn trong quy trình thực thi.

- Phân tích & tổng hợp báo cáo tiến độ từ các phòng ban, chuẩn hoá cho GĐ/PGĐ Ban.

- Theo dõi, đôn đốc công việc trong nhật ký công việc và báo cáo cho GĐ/PGĐ Ban.

2. Quản lý hồ sơ - lưu trữ:

- Soát xét & sắp xếp lưu trữ toàn bộ hồ sơ dữ liệu của Ban/Phòng phụ trách theo Quy định lưu trữ tài liệu NovaGen/Quy định liên quan của Tập đoàn.

- Phân loại hồ sơ, kiểm soát hình thức văn bản, kiểm tra chứng từ nhằm đảm bảo tính chính xác về thủ tục & quy trình theo phân quyền phê duyệt.

- Thường xuyên rà soát hệ thống quản lý hồ sơ và đưa ra cải tiến đổi mới.

3. Thực hiện công tác đối nội & đối ngoại:

- Là đầu mối thông tin, truyền đạt các chủ trương/chỉ đạo của Ban lãnh đạo đến các Đơn vị.

- Tiếp nhận và xử lý thông tin từ đối tác, khách hàng, chuẩn bị khánh tiết, tặng quà khi có chỉ đạo,…

4. Hỗ trợ công việc hành chính – lịch trình – chuẩn bị họp:

- Sắp xếp lịch làm việc, điều phối lịch họp, công tác của Ban Lãnh đạo.

- Thư ký cuộc họp: tổ chức cuộc họp, chuẩn bị tài liệu, ghi nhận và ban hành biên bản họp (phải được gửi sau buổi họp trong vòng 24 tiếng), điều phối trong cuộc họp.

- Soạn thảo văn bản, thông báo nội bộ, ghi chép nhật ký công việc cấp Ban/Phòng.

- Trình ký, tiếp nhận và trả hồ sơ cho các cấp lãnh đạo và phòng ban liên quan.

1. Trình độ: Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng chuyên ngành Nhân sự, Tài chính, Luật, Quản trị kinh doanh hoặc các chuyên ngành khác liên quan.

2. Kiến thức:

- Có kiến thức về công tác Hành chính, Quản lý và lưu trữ hồ sơ (ISO, 5S); hiểu biết về Pháp lý Dự án, Pháp lý Đầu tư, soạn thảo hợp đồng, kinh nghiệm phân tích và nghiên cứu thị trường.

- Ưu tiên ứng viên có kiến thức chung về lĩnh vực Xây dựng - Đấu thầu - Mua sắm, hợp đồng thi công/ Đơn hàng và quy trình thanh quyết toán.

3. Kinh nghiệm chuyên môn: Có trên 03 năm kinh nghiệm ở vị trí Trợ lý/ Thư ký/ Hành chính

4. Kỹ năng:

- Kỹ năng theo dõi và sắp sếp công việc theo thứ tự ưu tiên.

- Kỹ năng về tổng hợp báo cáo số liệu.

- Kỹ năng làm việc dưới áp lực cao và thích ứng nhanh với hoàn cảnh.

- Kỹ năng soạn thảo và lưu trữ chứng từ cẩn thận, tỉ mỉ.

- Kỹ năng giao tiếp, xây dựng mối quan hệ tốt.

5. Các yêu cầu khác: Chuyên nghiệp - Hiệu quả - Chính trực.