Trợ Lý Mua Hàng

1. Xử lý đơn đặt hàng (PO)

• Nhập Đơn đặt hàng vào hệ thống sau khi Quản lý mua hàng xác nhận giá với nhà cung cấp
• In tài liệu PO, chuẩn bị giấy tờ và nộp để phê duyệt/ký nội bộ
• Quét và gửi PO đã ký cho nhà cung cấp và các bộ phận liên quan
• Theo dõi nhà cung cấp để đảm bảo xác nhận PO

2. Theo dõi đơn hàng và cập nhật hệ thống

• Cập nhật bảng điều khiển theo dõi nhập với dữ liệu đầy đủ, bao gồm:
• Ngày xác nhận PO của nhà cung cấp
• Xác nhận lịch trình ETD / lô hàng
• Ngày thanh toán dự kiến và thực tế
• Theo dõi tình trạng thanh toán và cập nhật hệ thống cho phù hợp
• Theo dõi và đưa ra cảnh báo trong trường hợp chậm trễ hoặc có vấn đề (cờ đỏ)

3. Hỗ trợ thanh toán và chứng từ

• Gửi email yêu cầu thanh toán đến Phòng Kế toán khi đến hạn
• Nhận và chuyển tiếp phiếu ngân hàng cho nhà cung cấp
• Theo dõi và lưu trữ tất cả các chứng từ thanh toán liên quan

4. Kiểm tra chứng từ nhập khẩu

Xem lại chứng từ vận chuyển nháp từ đơn vị cung ứng, bao gồm:

• Số lượng
• Điều khoản thương mại và giá cả
• Đối chiếu với Đơn đặt hàng (PO)
• Sau khi chứng từ được xác minh và khớp với PO, hãy chuyển chúng đến nhóm Logistics để kiểm tra thêm liên quan đến thủ tục thông quan và nhập khẩu
• Khi nhận được tài liệu gốc, phân phối cho các bộ phận liên quan để lưu trữ hồ sơ và xử lý theo quy trình làm việc

• Ứng viên: 18 – 30
• Có kinh nghiệm mua hàng, hậu cần hoặc hoạt động hành chính là một lợi thế
• Chú ý cao đến từng chi tiết và khả năng xử lý nhiều dữ liệu và thời hạn
• Thành thạo Excel / Google Trang tính (trải nghiệm theo dõi bảng điều khiển là một lợi thế)
• Kỹ năng đọc và viết email tiếng Anh cơ bản
• Kỹ năng theo dõi chủ động, có trách nhiệm và mạnh mẽ