Trưởng Phòng Thu Mua - Procurement Manager

Mô tả Công việc

MỤC TIÊU:

• Xây dựng và hoạch định
• Quản lý vận hành
• Kiểm soát quy trình
• Quản lý NCU
• Đánh giá và phát triển nhân sự

Xây dựng và hoạch định

- Hoạch định/ xây dựng, tổ chức triển khai, kiểm soát và cải tiến các hoạt động, quá trình, hệ thống, nguồn lực tại Đơn vị, báo cáo trực tiếp cho Ban Giám đốc
- Xây dựng và hoạch định các công việc của Phòng Mua hàng; danh sách các NCU; PO; trang thiết bị máy móc; tài sản.
- Chịu trách nhiệm xây dựng các giải pháp đảm bảo cung ứng đúng và đủ các mặt hàng nguyên vật liệu/trang thiết bị/các loại hàng hóa khác theo yêu cầu của các phòng ban/bộ phận của công ty với giá cả hợp lí nhất.
- Nghiên cứu thị trường, xây dựng mạng lưới các NCU mới nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của công ty.
- Hoạch định và xây dựng các phương án thu mua Quốc tế và trong nước trong từng dự án theo tình hình thị trường và chiến lược kinh doanh.

Quản lý vận hành

- Quản lý và thiết lập kế hoạch xuất – nhập – tồn hoặc dự phòng để đảm bảo cung ứng hàng hóa ổn định – chất lượng đồng nhất- giá cả mua hợp lí nhất.
- Quản lý tiến độ thu mua hàng hoá, vật tư, tài sản, nguyên vật liệu để phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh từng thời kỳ.
- Xây dựng kịch bản thị trường, dự báo rủi ro và phối hợp với các bộ phận liên quan để xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình thu mua.

Kiểm soát quy trình

- Tuân thủ các quy trình kiểm soát, và pháp luật; các nguyên tắc quốc tế, tài chính kế toán; quy trình quản lý tài sản.
- Kiểm soát và cải tiến quy trình mua hàng; quy trình quản lý tài sản, vật tư; đảm bảo sự hợp tác giữa các đơn vị phòng ban.
- Kiểm soát quy trình/ chất lượng hệ thống đánh giá NCC.
- Duy trì hồ sơ, tài liệu về hàng hóa tồn kho, xác định và dự đoán nhu cầu thu mua hàng hóa theo từng giai đoạn.

Quản lý NCU

- Quản lý và duy trì các mối quan hệ các NCU hiệu quả.
- Tìm kiếm các NCU theo đúng quy cách, chất lượng. Phối hợp với các đơn vị liên quan thực hiện đánh giá, điều phối và lựa chọn các NCU.
- Tối ưu hoá sự tham gia của các NCU tại địa phương trong hệ thống các NCU với giá thành hợp lý và đảm bảo chất lượng.
- Đàm phán và trao đổi với các NCU để tìm ra nguồn hàng phù hợp với mức giá tốt nhất
- Tham gia giải quyết các vấn đề phát sinh từ NCU; xem xét các biện pháp khắc phục phòng ngừa rủi ro tại NCU.
- Thực hiện làm hợp đồng mua bán với từng phạm vi và trách nhiệm công việc được giao, giám sát việc thực hiện hợp đồng và tiến độ cung cấp dịch vụ của nhà cung cấp, giải quyết các vấn đề phát sinh nếu có.

Đánh giá và phát triển nhân sự

- Xây dựng đội ngũ, tổ chức, quản lý và đào tạo nhân sự của phòng nhằm đáp ứng đủ năng lực yêu cầu hiện tại và mở rộng của mảng công tác mua hàng.
- Phát triển đội ngũ và tạo động lực cho nhân viên trong việc thực hiện mục tiêu của Phòng và của Công ty.
- Đánh giá hiệu suất, khen thưởng nhân viên tại đơn vị.

Công việc khác

- Lập kế hoạch và quản lý ngân sách cho bộ phận thu mua.
- Đại diện của Công ty thương lượng và duy trì mối quan hệ tích cực với các nhà cung cấp, đối tác.
- Định kỳ, báo cáo về các công việc đã hoàn thành theo kế hoạch, các tồn tại khó khăn và dự kiến giải quyết tiếp theo cho Ban Giám Đốc và mọi nhu cầu cải tiến hệ thống cho Tổng Giám đốc;

Ghi chú: Công ty được quyền thay đổi và chỉ định những công việc khác cho vị trí này tùy thuộc vào mục tiêu trong từng thời kỳ.