Nhân Viên Hành Chính Văn Thư

Job Description

1. Soạn thảo và in ấn văn thư

- Soạn thảo các văn bản theo yêu cầu của cấp trên.

- Soạn thảo nội dung, hình thức và văn bản trả lời thư dưới danh nghĩa Công ty hoặc bộ phận khi được phân công.

- Thực hiện các nhiệm vụ nhân viên văn thư - lưu trữ của Công ty và của Trường: nhập dữ liệu văn bản hàng ngày; nhận, gửi và sắp xếp văn bản đến, văn bản đi (gồm văn bản giấy và file điện tử); lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ đúng quy trình.

In ấn và phát hành các văn bản theo chỉ đạo.

2. Sắp xếp, phân loại và lưu trữ văn thư

- Sắp xếp và lưu giữ tài liệu theo đúng quy trình cả bản cứng và bản mềm.

- Sắp xếp và cung cấp tài liệu, văn bản khi cấp trên yêu cầu.

- Lưu giữ lịch làm việc hàng tuần của các bộ phận và nhân viên sau khi Phòng Nhân sự chuyển giao.

- Lưu trữ sổ sách giấy tờ, hồ sơ của Công ty.

- Phân loại và phân phát thư. Đi thư để chuyển văn bản đi đến các nơi theo yêu cầu của cấp trên.

3. Công tác chuẩn bị trong các buổi họp

- Lên kế hoạch mời họp; phối hợp chuẩn bị nội dung, hình thức cuộc họp trình cấp trên phê duyệt; tham gia họp với tư cách là người phục vụ về hành chính, phối hợp sắp xếp trước, trong và sau cuộc họp.

- Làm thư ký, ghi biên bản, nghị quyết cuộc họp,...

- Phân phát tài liệu và chuyển file điện tử cho các thành viên trong cuộc họp; lập biên bản cuộc họp.

4. Quản lý cơ sở dữ liệu

- Hỗ trợ Ban Giám hiệu trong công tác quản lý hành chính đối với học sinh,

hỗ trợ công tác tuyển sinh và giáo vụ khi có yêu cầu.

- Thực hiện báo cáo trên cơ sở dữ liệu, bản giấy. Phụ trách các văn phong điện tử (VPĐT) của các ban ngành thuộc Sở Giáo dục & Đào tạo.

- Phối hợp với cấp trên để giải quyết các công việc hành chính, lập báo cáo, phân tích dữ liệu và tìm kiếm giải pháp để nâng cao hiệu quả bộ máy hoạt động của Công ty và của Trường.

5. Kiểm kê và mua sắm trang thiết bị, vật tư

- Hỗ trợ lập báo giá và hỗ trợ đặt mua các trang thiết bị cho Công ty khi cần.

- Hỗ trợ kiểm kê các thiết bị và trang thiết bị, vật tư hiện có của Công ty.

6. Đặt vé máy bay và chỗ ở

- Hỗ trợ đặt vé máy bay và đặt nơi ở cho các nhân viên đi công tác.

7. Những công việc khác được giao bởi cấp trên và Ban lãnh đạo

Job Requirement

1. Trình độ học vấn: Đại học hoặc Cao đẳng Sư phạm, Hành chính hoặc ngành phù hợp (tốt nghiệp các chuyên ngành có liên quan đến hành chính - văn thư - lưu trữ).

2. Kinh nghiệm: Có ít nhất 01 năm kinh nghiệm làm công tác văn thư trong công ty hoặc giáo vụ trong trường học.

3. Kỹ năng:

-   Biết Tiếng Anh 

-   Khả năng làm việc độc lập và làm việc nhóm

-   Kỹ năng sắp xếp và lưu trữ tài liệu 

-   Kỹ năng quản lý tốt thời gian

-   Khả năng viết email tốt

-   Linh hoạt và trách nhiệm trong công việc