Admissions Executive

Mô tả Công việc

I. MỤC TIÊU CHÍNH:
- Đạt chỉ tiêu tuyển sinh theo tháng/quý/năm; đảm bảo trải nghiệm của phụ huynh tốt nhất; duy trì pipeline tuyển sinh ổn định cho Campus.
- Thực hiện đúng KPI theo yêu cầu Ban Giám Đốc đề ra.
II. MÔ TẢ CHI TIẾT CÔNG VIỆC
2.1. Tư vấn; Chăm sóc phụ huynh; Chốt sale
- Tiếp nhận – tư vấn – thuyết phục phụ huynh qua các kênh: hotline, website, fanpage, walk-in, sự kiện, đối tác, referral.
- Giới thiệu chương trình song ngữ liên cấp, lộ trình học thuật, cơ sở vật chất, học phí – ưu đãi – quy trình nhập học.
- Điều phối hoạt động trải nghiệm: school tour, trial class, học thử, quan sát lớp.
- Chăm sóc pipeline theo đúng quy trình CRM: phân loại lead, theo dõi tiến độ, nhắc lịch, upsell/ cross-sell theo cấp học.
- Xử lý khiếu nại và các thắc mắc của phụ huynh mới, phối hợp với các bộ phận vận hành – học vụ.
- Bán sản phẩm CLB ngoài giờ và khóa hè cũng như các sản phẩm dịch vụ khác theo yêu cầu của BGĐ cho đối tượng học sinh bên ngoài trường.
2.2. Quy trình tuyển sinh
- Tổ chức kiểm tra đầu vào theo quy định từng cấp học.
- Điều phối phỏng vấn và đánh giá năng lực học sinh.
- Chuẩn bị thông báo nhập học, thông tin thông báo, nội quy nhập học – hồ sơ nhập học – thủ tục thanh toán học phí.
- Theo dõi việc hoàn thiện hồ sơ và chốt hồ sơ đúng deadline.
- Đảm bảo 100% dữ liệu phụ huynh được ghi nhận đầy đủ trên CRM.
2.3. Hoạt động sự kiện tuyển sinh
- Phối hợp tổ chức các sự kiện: Open Day, Open House, Experience Day, Parent Meeting, Workshop, tư vấn cộng đồng.
- Tham gia set up booth tại khu dân cư, trung tâm thương mại, mầm non đối tác.
- Thu thập data chất lượng (yêu cầu: thông tin đầy đủ, phân loại level quan tâm).
- Báo cáo hiệu quả sự kiện: số lead, chi phí/lead, chuyển đổi sau 3 – 7 – 14 ngày.
2.4. Quan hệ đối tác; phát triển nguồn
- Liên hệ, duy trì và mở rộng đối tác: trường mầm non, CLB thiếu nhi, trung tâm ngoại khóa, công ty – doanh nghiệp – khu dân cư.
- Phát triển nguồn lead từ cộng đồng phụ huynh nội bộ và khu vực xung quanh trường.
- Góp ý phát triển các chiến lược local marketing theo từng khu vực.
- Referral: Phối hợp với bộ phận Chăm sóc học sinh để có referral từ phụ huynh hiện hữu và các nguồn liên quan.

2.5. Báo cáo; các công việc liên quan
- Báo cáo tuần/tháng về: số sale/ doanh thu – số lead – tham quan – nhập học – tỷ lệ chuyển đổi/ CR – nguyên nhân rớt học sinh và các loại báo cáo khác theo yêu cầu của quản lý trực tiếp.
- Cập nhật dữ liệu học sinh tiềm năng theo tiêu chuẩn của hệ thống.
- Theo dõi hoạt động tuyển sinh – học phí – chính sách của các trường cạnh tranh và báo cáo định kỳ cho Quản lý trực tiếp để hỗ trợ xây dựng chiến lược tuyển sinh phù hợp.
III. KPI tham chiếu (Quản lý trực tiếp tùy chỉnh theo Campus)
- Lead cá nhân/tháng: 120 – 200 leads
- Tỷ lệ booking school tour: 25 – 40%
- Tỷ lệ chốt sau tham quan: 15 – 30%
- Số học sinh nhập học/tháng: 12 – 20 (tuỳ mùa vụ)
- Tỷ lệ hoàn thiện hồ sơ đúng hạn: ≥ 95%
- Sự kiện tuyển sinh: 2 – 4 sự kiện/tháng (tham gia/điều phối)

Yêu Cầu Công Việc

1. Học vấn – Kinh nghiệm
- Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học (ưu tiên ngành Giáo dục, Quản trị, Truyền thông, Marketing).
- Có 1–2 năm kinh nghiệm ở các vị trí: Tuyển sinh, Tư vấn giáo dục, CSKH, Sales, ...
- Có kinh nghiệm tại trường song ngữ/quốc tế là lợi thế.
2. Năng lực chuyên môn
- Kỹ năng giao tiếp – tư vấn – thuyết phục tốt.
- Học và nắm bắt nhanh hệ thống phần mềm quản lý CRM, quản lý pipeline chuyên nghiệp.
- Hiểu tâm lý phụ huynh và hành vi ra quyết định tài chính của phụ huynh.
- Có kiến thức về chương trình song ngữ, lộ trình học theo cấp học.
- Tiếng Anh giao tiếp.
- Thành thạo Office: Word – Excel – PowerPoint.
3. Phẩm chất cá nhân
- Tác phong chuyên nghiệp – chỉn chu – giao tiếp tốt.
- Chủ động – kiên trì – định hướng kết quả (KPI-oriented).
- Tinh thần phục vụ phụ huynh và đạo đức nghề nghiệp cao.
- Sẵn sàng làm việc cuối tuần theo lịch sự kiện tuyển sinh.
4. Quyền lợi
- Lương cơ bản + thưởng (bonus) tuyển sinh + hoa hồng (commission) tuyển sinh.
- Được đào tạo chuyên môn về chương trình song ngữ, kỹ năng tư vấn – chốt sales – chăm sóc phụ huynh.
- Cơ hội thăng tiến: Tư vấn tuyển sinh (Admissions Executive) → Senior → Supervisor/Team Leader → Manager.
- Môi trường làm việc nhân văn, chuyên nghiệp, trang thiết bị – cơ sở vật chất hiện đại.
5. Các yêu cầu khác
- Tuân thủ quy định về bảo mật thông tin phụ huynh và học sinh.
- Sẵn sàng luân chuyển hỗ trợ các Campus khi có chiến dịch tuyển sinh vào mùa cao điểm.
- Tuân thủ quy trình – biểu mẫu – báo cáo theo chuẩn hệ thống.