Chuyên Viên Văn Thư - Lưu Trữ

Mô tả Công việc

1.Lập kế hoạch:

- Tự lập kế hoạch làm việc cho bản thân theo đúng kế hoạch chung do Trưởng phòng giao
- Lập kế hoạch, theo dõi giám sát công việc làm việc với các bên liên quan đảm bảo các công việc chạy đúng kế hoạch

2.Thực hiện các công việc:

- Tiếp nhận công việc và thực hiện công việc theo yêu cầu của cấp QL trực tiếp.
- Đề xuất kịp thời với QL cấp trên, đảm bảo các hoạt động liên quan đến công tác lưu trữ được thực hiện thông suốt, chính xác, nhanh chóng, kịp thời và hiệu quả
- Phối hợp với các nhân viên, bộ phận khác trong hoạt động liên quan.
Vận hành hệ thống phần mềm quản lý hồ sơ
- Thực hiện duyệt hồ sơ đơn vị/bộ phận/cá nhân khai báo lên hệ thống phần mềm lưu trữ đảm bảo hồ sơ khai báo đúng cấu trúc đúng khung lưu trữ theo quy định.
- Thực hiện chuyển trạng thái hoạt động với nhóm hồ sơ đúng quy định được duyệt
- Hỗ trợ các bộ phận/đơn vị/cá nhân sử dụng, khai báo, khởi tạo cấu trúc lưu trữ, phân quyền truy xuất đến hồ sơ /tài liệu trên hệ thống lưu trữ.
- Quản lý, cung cấp dịch vụ khai thác thông tin cho người dùng như dịch vụ tìm kiếm, duyệt hồ sơ mượn, cho mượn trên hệ thống phần mềm.
- Kịp thời thông báo lỗi hệ thống khi phát hiện lỗi tại phần mềm cho phía CNTT khắc phục xử lý.
Quản lý văn bản, lưu trữ hồ sơ bản gốc tại kho lưu trữ
Quản lý các văn bản đi,văn bản đến và thực hiện quy định về văn thư, lưu trữ đảm bảo an toàn, đầy đủ, dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và đúng quy định.
- Phát hành các văn bản trực tiếp, qua hệ thống email nội bộ hoặc qua mạng văn phòng nội bộ, đảm bảo đúng người, đúng địa chỉ, đúng văn bản, đúng thời gian. Thực hiện chế độ bảo mật tài liệu theo quy định của Tập đoàn và pháp luật Việt Nam.
- Thực hiện công tác nhận bàn giao hồ sơ bản cứng từ đơn vị/bộ phận/cá nhân, kiểm tra lại toàn bộ thông tin bàn giao hồ sơ trước khi xác nhận bàn giao theo đúng quy định.
- Tổ chức công tác phân loại, chỉnh lý, số hóa hồ sơ/tài liệu đối với nhóm hồ sơ tồn.
- Lưu trữ bản gốc/ bản sao, truy lục văn bản tài liệu của tập đoàn theo yêu cầu đề xuất của các phòng ban, đơn vị đã được phê duyệt của cấp có thẩm quyền.
- In ấn, sao chụp và phân phối tài liệu theo yêu cầu của cấp quản lý.
-Thực hiện cấp phát, thu hồi hồ sơ gốc đã cho mượn theo quy định.
- Tổ chức sắp xếp, bảo quản, đảm bảo an toàn cho các tài liệu bản cứng trong các kho vật lý.
- Thực hiện chế độ bảo mật tài liệu theo quy định.
- Kiểm tra, giám sát, báo cáo tình trạng lưu trữ hồ sơ/tài liệu trong kho vật lý.( Thiết bị lưu trữ, trang thiết bị, vật tư phục vụ lưu trữ)
- Đề xuất kịp thời, đảm bảo hệ thống kho lưu trữ đáp ứng nhu cầu lưu trữ hồ sơ/tài liệu của Tập đoàn.
Quản lý con dấu
- Quản lý, sử dụng và bảo quản con dấu pháp nhân và con dấu chức danh của Ban Lãnh đạo Tập đoàn trong két sắt tại Ban HCQT theo đúng quy định của Tập đoàn và pháp luật của nhà nước Việt Nam.

3.Công việc khác:

- Các nhiệm vụ khác được phân công phù hợp với chức năng, nhiệm vụ theo vị trí công việc được giao.

Yêu Cầu Công Việc

Trình độ: Tốt nghiệp Cao Đẳng, Đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ hoặc các chuyên ngành liên quan

Kinh nghiệm:

- Có kinh nghiệm tối thiểu 2 năm thực hiện công tác chỉnh lý hồ sơ dự án hoặc vị trí tương đương tại các tập đoàn lớn
- Có kinh nghiệm quản lý, lưu trữ đa dạng các loại hồ sơ (hồ sơ dự án, hồ sơ doanh nghiệp …)

Kiến thức, năng lực:

- Hiểu rõ các quy định pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.
- Nắm vững nghiệp vụ chuyên môn Văn thư Lưu trữ.
- Có kiến thức cơ bản về tạo mã hồ sơ.  
- Có kiến thức đa dạng về các loại hồ sơ tài liệu.
- Có kiến thức tổ chức, quản lý và bảo quản tài liệu, hồ sơ.
- Có khả năng chịu được áp lực trong công việc
- Có khả năng chủ động, độc lập trong công việc.
- Có khả năng làm việc độc lập hoặc làm việc theo nhóm tốt.
- Có tư duy tổ chức, tư duy hệ thống, tư duy logic tốt.
- Có khả năng phân tích thông tin, tổng hợp báo cáo về chuyên môn nghiệp vụ liên quan.
- Có khả năng trình bày, truyền đạt thông tin, liên quan chuyên môn.
Phẩm chất cá nhân cần có
- Cẩn thận, tỉ mỉ  tránh sai sót trong việc quản lý hồ sơ và tài liệu quan trọng.
 - Chủ động, trách nhiệm: Sẵn sàng xử lý công việc độc lập và chịu trách nhiệm với kết quả công việc.
- Giữ gìn bí mật thông tin tài liệu theo đúng quy định của pháp luật và quy định của cơ quan, tổ chức, đơn vị.
- Trung thực, khách quan, tận tụy, phối hợp hiệu quả với đồng nghiệp trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
-Tuân thủ các quy định về thẩm quyền, trình tự, thủ tục trong thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ.

Kỹ năng:

- Kỹ năng phân loại, sắp xếp, lưu trữ hồ sơ, tài liệu.
- Kỹ năng phân tích, xử lý công việc.
- Kỹ năng giao tiếp và trình bày tốt.
- Kỹ năng hợp tác và làm việc nhóm.
- Kỹ năng thực hiện và hướng dẫn các quy trình nghiệp vụ.
- Sử dụng thành thạo tin học văn phòng.
- Sử dụng tiếng Anh cơ bản.

Thái độ:

- Khẩn trương, quyết liệt, chủ động trong mọi hoạt động, không né tránh, ỷ lại.
- Làm việc với tinh thần dịch vụ cao, giải quyết nhanh, thỏa đáng các vấn đề phát sinh.
- Thực hiện công việc một cách trung thực, cẩn trọng vì lợi ích của Tập đoàn T&T.
- Tạo dựng uy tín cá nhân, được đồng nghiệp và khách hàng tin tưởng.
- Không ngừng vun đắp, lan tỏa các giá trị văn hóa tốt đẹp của Tập đoàn T&T.