Nhân Viên Dịch Vụ Khách Hàng/ Customer Relationship Coordinator

Mô tả Công việc

Mục đích:

Để phục vụ khách hàng bằng cách chịu trách nhiệm quản lý quan hệ thương mại cho một nhóm khách hàng xác định và chủ động liên lạc với các phòng ban khác trong Công ty (phòng bán hàng, cung ứng, nhà máy Gò Dầu & Hải Phòng; v.v.) để đảm bảo rằng đầy đủ các dịch vụ của Công ty được triển khai phù hợp với các nhóm khách hàng

DETAILED RESPONSIBILITIES / CHI TIẾT CÔNG VIỆC:

1/ Trách nhiệm của Điều phối Quan hệ Khách hàng

• Đóng vai trò là đầu mối liên hệ chính của khách hàng để xử lý đơn đặt hàng của khách hàng một cách hiệu quả và giải quyết mọi thắc mắc hoặc khiếu nại của khách hàng. Điều này bao gồm nắm bắt đơn đặt hàng, tiến trình, sửa đổi đơn hàng, lập hóa đơn, thu tiền mặt, quản lý khiếu nại và các vấn đề thuế gián thu.

• Thành lập một Nhóm khách hàng hoạt động tốt cùng với chuyên viên bán hàng để quản lý chi phí so với mức độ dịch vụ trong khi đạt được mức độ hài lòng của khách hàng mong muốn.

• Chủ động liên lạc với Chuyên viên kinh doanh để đảm bảo các vấn đề tín dụng được giải quyết với sự hỗ trợ từ tổ chức tín dụng khi thích hợp, các quy trình phải thu diễn ra suôn sẻ và các khoản thanh toán quá hạn được thu một cách hiệu quả mà không gây tổn hại cho mối quan hệ khách hàng. CRC cùng với chuyên viên kinh doanh trong quá trình thu hồi tiền mặt gửi thông báo đến hạn cho khách hàng, theo dõi ngày đến hạn và nhắc nhở khách hàng thanh toán trước ngày đến hạn và theo dõi các khoản nợ xấu.

• Đảm bảo dữ liệu chính của khách hàng được cập nhật, cả trong hệ thống và trong hồ sơ. Đảm bảo rằng các yêu cầu kiểm soát, pháp lý và tài chính được đáp ứng và bằng chứng/ủy quyền được lưu giữ an toàn và nghiêm ngặt cho mục đích kiểm toán.

• Lưu trữ tất cả các thỏa thuận bán hàng, Giấy phép kinh doanh và Bảo lãnh ngân hàng và tất cả các loại tài liệu khác nhằm mục đích gia hạn.

• Có kiến thức phù hợp về Hệ thống quản lý HSSE và tuân thủ các mục tiêu HSSE của doanh nghiệp và quốc gia.

• Hiểu và áp dụng các chính sách HSSE liên quan đến môi trường và vai trò của chính mình.

• Xây dựng và duy trì sự thân mật của khách hàng, chủ yếu qua điện thoại. Cung cấp các dịch vụ khác biệt cho khách hàng được phân khúc.

• Tham gia tích cực vào việc đóng góp vào việc chia sẻ thực tiễn tốt nhất trong các trung tâm khách hàng; đồng thời là một cầu thủ đồng đội và có khả năng tổ chức và phát triển bản thân một cách hợp lý.

• Phối hợp với Logistic để có được lịch trình vận chuyển và thông báo cho khách hàng để đặt hàng. Kiểm tra / trả lời khách hàng về thời gian giao hàng và thông báo cho khách hàng nếu có bất kỳ sự chậm trễ nào.

• Xử lý khiếu nại của khách hàng: ghi lại, phân tích và đóng tất cả các khiếu nại của khách hàng theo quy trình;

• Phối hợp với tất cả các bộ phận liên quan để giải quyết khiếu nại của khách hàng, đưa ra các hành động phòng ngừa và hành động khắc phục phù hợp.

• Gửi email yêu cầu phát hành cho đơn đặt hàng Bán hàng của Khách hàng dựa trên Thủ tục tín dụng

2/ Quản lý thanh toán của khách hàng

• Hỗ trợ Nhân viên kinh doanh theo đuổi việc thanh toán của khách hàng đúng hạn: gửi thông báo đến hạn số dư cho khách hàng, theo dõi ngày đến hạn và nhắc nhở khách hàng thanh toán trước hạn và theo đuổi các khoản nợ xấu.

• Kiểm soát dư nợ vượt hạn mức tín dụng để đạt tỷ lệ quá hạn & DSO so với chỉ tiêu phù hợp với đối tác Account Executive.

• Cập nhật danh sách khách hàng đã quá hạn > 10 ngày cho đội ngũ bán hàng hàng tuần để họ có thể theo đuổi thanh toán của khách hàng.

3/ Nhiệm vụ khác

• Đảm bảo hoàn thành các hoạt động chốt sổ cuối tháng kịp thời, chính xác.

• Tiến hành khảo sát khách hàng hàng năm.

• Chuẩn bị và thu thập tất cả các Thẻ kiểm soát kinh doanh hóa chất độc hại đã ký hàng quý.

• Chuẩn bị và gửi tồn kho kiểm soát hàng tuần cho nhóm bán hàng

• Kiểm tra hàng tồn kho thực tế so với đơn đặt hàng của khách hàng để đảm bảo hàng hóa có sẵn cho khách hàng

• Phối hợp với đội ngũ Tài chính về phát hành hóa đơn điện tử: gửi lại hóa đơn điện tử cho khách hàng nếu có nhu cầu, xử lý các chứng từ khác có liên quan đến việc hủy hóa đơn, phát hành lại hóa đơn hoặc sửa đổi hóa đơn
  Theo dõi và nhắc nhở khách hàng và đội ngũ bán hàng về các đơn đặt hàng của khách hàng đang chờ xử lý lâu
  Xử lý chuyển giao sản phẩm nội bộ giữa kho và nhà máy.

• Phối hợp với Bộ phận Tài chính để giải đáp và cung cấp hồ sơ yêu cầu cho kiểm toán viên bên ngoài

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Purpose:

To serve the customers by taking responsibility of commercial relationship management for a defined group of customers and proactively liaising with other functions within Company (Commercial team, Supply Chain, Go Dau & Hai Phong terminal; etc) to ensure that the full range of Company services are deployed in line with customer segmentation

DETAILED RESPONSIBILITIES:

1/ Customer Relationship Co-ordinator’s responsibilities:

• Act as the primary customer contact to process customer orders in an efficient and deal with any customer queries or complaints. This includes order capture, progression, order-amendments, invoicing, cash collection, managing complaints and indirect tax issues

• Form a well-functioning Customer Team together with the Sales Executive to manage costs versus service levels whilst achieving the desired level of customer satisfaction

• Pro-actively liaise with the Sales Executive to ensure credit issues are resolved with support from the credit organization as appropriate, receivables processes run smoothly, and overdue payments are collected effectively without jeopardizing customer relationship. The CRC has joint ownership with the Sales Executive for the cash collection process by sending balance due notice to customers, monitor the due date and remind customer payments before due date and chase up bad debts.

• Ensure customer master data is kept up to date, both in systems and in files. Make sure that control, legal and fiscal requirements are met and that evidence/authorisations are kept safely and rigorously for audit purpose.

• File all customers Sales Agreements, Business Licences and Bank Guarantees and all other types of documents requiring renewal.

• Have proper knowledge of HSSE Management Systems and adhere to business and country HSSE goals

• Understand and applies HSSE policies which relate to own environment and role

• Build and maintain customer intimacy, mainly by telephone. Provide differentiated services to segmented customers

• Take an active part in contributing to best practice sharing within customer centers; at the same time being a team-player and capable of properly organize and develop him-/herself

• Coordinate to Logistic to get shipping schedule and inform customers for order placing. Check/ respond to customer on delivery time and keep customers informed if there is any delay

• Handle customer complaints: record, analyse and close all customer complaints follow the procedure

• Co-ordinate with all related departments to solve customer complaints, provide the appropriate preventive actions and corrective actions

• Send Release request email for Customer's Sales order based on Credit Procedure.

2/ Monitor customer payment:

• Support Sales Executives in chasing customer’s payment on-time: sending balance due notice to customers, monitor the due date and remind customer payments before due date and chase up bad debts.

• Control the outstanding that exceed credit limit to achieve percentage of overdue & DSO against target in line with Account Executive counterpart.

• Update list of customers have overdue > 10 days to sales team weekly so that they could chase customer’s payment.

3/ Others:

• Ensure the completion of month-end closing activities timely and accurately.

• Conduct annual customer survey.

• Prepare & collect all counter-signed Toxic Chemicals Trading Control Cards quarterly.

• Prepare & send control stock weekly to sale team

• Check actual stock vs customers' order in order to ensure the avaliable goods for customers

• Cordinate with Finance team for E-invoice issuse: re-send e-invoices to customers if needed, handles other documents are related to cancel invoice, re-issued invoice or revised invoices

• Monitor and remind customers and Sales team the long pending customer's orders

• Handle internally transfer products between Warehouses and Terminals

• Cordinate with Finance team to explain the questions and provide required documents to external auditors.

Yêu Cầu Công Việc

​Yêu cầu:

Học vấn

· Tốt nghiệp đại học, chuyên ngành kinh tế, ngoại Thương hoặc các ngành liên quan

· Thông thạo tiếng anh cả nói và viết

· Thông thạo sử dụng vi tính văn phòng

Kinh nghiệm

· Có kinh nghiệm làm việc với SAP là 1 lợi thế

· Có óc tổ chức

· Quan tâm và tập trung vào dịch vụ và khách hàng

· Kiên nhẫn, chủ động, trách nhiệm, siêng năng và tính chính xác cao trong công việc

· Khả năng làm việc dưới áp lực cáo và thời hạn nghiêm ngặt

· Sẵn sàng làm việc ngoài giờ

· Kỹ năng giao tiếp tốt với tất cả các cấp bậc

· Kỹ năng giao tiếp và ảnh hưởng tốt

Thông tin chế độ và Phúc lợi:

· Nơi làm việc: Văn phòng TP.HCM – 18 Nguyễn Cơ Thạch, P.An Khánh, TP.HCM

· Giờ làm việc: Thứ Hai đến Thứ Sáu (8:00 AM – 5:00 PM)

· Mức lương: Thỏa thuận

· Bảo hiểm bắt buộc: Đóng đầy đủ theo quy định của nhà nước

· Bảo hiểm sức khỏe cao cấp: Do công ty cung cấp

· Thưởng: Lương tháng 13

· Các chế độ phúc lợi hấp dẫn khác: phúc lợi lễ/têt, du lịch, v.v.

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Requirements:

Education

Graduated from university, majoring in economics, foreign trade or related fields

· Proficiency in English skills both spoken and written.

· Proficiency in Microsoft Office application

Experience

· Possess experienced in working with SAP system is preferable

· Well-organized and detailed.

· Strongly customer focused and service minded

· Be patient, active, responsibilities, hardworking and accurate at work.

· Ability to work under high pressure and strict deadlines.

· Be willing to work overtime.

· Good communication skills with all levels of people

· Good interpersonal and influencing skills.

Others information & Benefit:

· Workplace: Ho Chi Minh City Office – 18 Nguyen Co Thach, An Khanh Ward, Ho Chi Minh City

· Working hours: Monday to Friday (8:00 AM – 5:00 PM)

· Salary: Negotiable

· Compulsory insurance: Fully covered in accordance with state regulations

· Premium Health insurance: Provided by the company

· Bonus: 13th-month salary

· Other attractive benefits: Holiday, company outings, and more