Sale Admin (Hỗ Trợ Kinh Doanh)

MỤC TIÊU VỊ TRÍ: Sale Admin là người đảm bảo toàn bộ quy trình bán hàng sau khi có khách hàng được vận hành trơn tru — từ soạn báo giá, theo dõi đơn hàng, phối hợp nội bộ đến chăm sóc sau bán và báo cáo. Vị trí này giảm tải trực tiếp cho Ban Giám đốc và đội sale, để họ tập trung vào phát triển khách hàng mới.

TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC:

Xử lý báo giá & hợp đồng:

• Tiếp nhận yêu cầu báo giá từ sale/khách hàng, phối hợp kỹ thuật để xác nhận thông số
• Soạn báo giá theo đúng template công ty, quản lý phiên bản khi khách yêu cầu chỉnh sửa 
• Soạn thảo hợp đồng từ template, điền đầy đủ thông tin, theo dõi tiến độ ký kết 
• Lưu trữ và quản lý hồ sơ báo giá, hợp đồng theo từng khách hàng

Điều phối đơn hàng & phối hợp nội bộ:

• Tiếp nhận đơn hàng đã chốt, mẫu khách gửi, tạo lệnh sản xuất / dịch vụ gửi bộ phận kỹ thuật và xưởng 
• Theo dõi tiến độ sản xuất, cập nhật trạng thái đơn hàng cho khách hàng kịp thời 
• Phối hợp với bộ phận kho, vận chuyển để đảm bảo giao hàng đúng hẹn, đặt ship 
• Xử lý các phát sinh trong quá trình thực hiện đơn hàng

Chăm sóc khách hàng sau bán:

• Gửi email/Zalo cảm ơn sau khi giao hàng, hỏi thăm phản hồi sản phẩm/dịch vụ 
• Nhắc lịch bảo hành, bảo trì định kỳ cho từng khách hàng theo hợp đồng 
• Tiếp nhận phản ánh/khiếu nại, phân loại và chuyển đúng bộ phận xử lý 
• Duy trì liên lạc định kỳ với khách hàng cũ (không để im lặng quá 30 ngày)

Quản lý dữ liệu khách hàng (CRM):

• Cập nhật đầy đủ thông tin liên hệ, lịch sử giao dịch, trạng thái từng khách hàng
• Nhắc sale về cơ hội tái mua, hợp đồng sắp hết hạn, khách hàng chưa được liên hệ lại 
• Phân loại danh sách khách hàng theo ngành, quy mô, loại sản phẩm/dịch vụ

Hỗ trợ hoạt động bán hàng:

• Chuẩn bị tài liệu trước khi sale đi gặp khách: profile công ty, catalog, báo giá tham khảo
• Soạn email follow-up sau các cuộc họp theo brief từ sale/giám đốc
• Lên lịch hẹn khách hàng, nhắc lịch cho đội sale 
• Hỗ trợ chuẩn bị nội dung thuyết trình, đề xuất dự án khi cần

Báo cáo & theo dõi công nợ:

• Tổng hợp báo cáo doanh số tuần/tháng: đơn mới, đơn đang xử lý, đơn hoàn thành
• Theo dõi công nợ, chủ động nhắc khách thanh toán đúng theo điều khoản hợp đồng
• Theo dõi tỷ lệ chuyển đổi báo giá thành hợp đồng, báo cáo lên cấp trên

YÊU CẦU ỨNG VIÊN:

Bằng cấp & Kinh nghiệm:

• Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên, ưu tiên ngành Kinh tế, Quản trị kinh doanh, Ngoại thương
• Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí Sale Admin, Sale Support hoặc tương đương
• Ưu tiên có kinh nghiệm trong lĩnh vực B2B, công nghiệp, thiết bị kỹ thuật

Kỹ năng:

• Thành thạo Microsoft Office: Word, Excel (hàm cơ bản, lọc dữ liệu), PowerPoint 
• Viết email chuyên nghiệp, rõ ràng, đúng ngữ pháp
• Kỹ năng tổ chức công việc tốt, quản lý nhiều đầu việc song song không bị sót 
• Giao tiếp hiệu quả với khách hàng qua điện thoại, email, Zalo 
• Có khả năng học nhanh về sản phẩm kỹ thuật (sẽ được đào tạo)

Tố chất cần có:

• Cẩn thận, tỉ mỉ — đặc biệt khi xử lý số liệu, báo giá, hợp đồng 
• Chủ động theo dõi công việc, không cần nhắc mới làm
• Trung thực, bảo mật thông tin khách hàng và nội bộ
• Nhiệt tình, có tinh thần hỗ trợ đội nhóm