Thư Ký Công Trường (Site Secretary)

Mô tả Công việc

Dự án: NHÀ MÁY NHIỆT ĐIỆN LONG PHÚ 1

1. Mục đích công việc

Cung cấp sự hỗ trợ hành chính, văn thư và hậu cần toàn diện cho Ban Chỉ huy Công trường và Giám đốc Dự án, đảm bảo các hoạt động văn phòng công trường diễn ra hiệu quả, tổ chức và trật tự.

2. Trách nhiệm chính

A. Quản lý Văn thư và Tài liệu Dự án (Document Control)

· Tiếp nhận & Lưu trữ: Tiếp nhận, phân loại và lưu trữ tất cả các văn bản, hồ sơ, và tài liệu kỹ thuật đến và đi khỏi công trường (ví dụ: công văn, bản vẽ, hợp đồng, biên bản nghiệm thu, báo cáo QA/QC).

· Quản lý Công văn: Lập sổ công văn đi/đến (In/Out Logbook), đóng dấu, và phát hành văn bản nội bộ và bên ngoài theo quy trình.

· Hồ sơ Chất lượng: Phối hợp với Kỹ sư QA/QC để sắp xếp, đóng tập và quản lý các hồ sơ chất lượng (hồ sơ hoàn công) theo yêu cầu của dự án.

· Kiểm soát phiên bản: Đảm bảo các kỹ sư tại công trường sử dụng phiên bản tài liệu/bản vẽ mới nhất đã được phê duyệt.

B. Hỗ trợ Hành chính và Hậu cần Công trường

· Văn phòng phẩm: Quản lý, kiểm kê và đề xuất mua sắm văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng và các vật dụng cần thiết khác cho văn phòng công trường.

· Chi phí Văn phòng: Lập các đề nghị thanh toán chi phí hành chính văn phòng (điện, nước, internet, chi phí nhỏ) và tổng hợp chứng từ.

· Công tác Lễ tân: Đón tiếp khách, đối tác, và cơ quan quản lý đến làm việc tại công trường.

· Quản lý Xe cộ: Quản lý lịch trình sử dụng và bảo dưỡng xe công trường (nếu có).

C. Hỗ trợ Nhân sự và Lịch trình

· Điểm danh & Chấm công: Hỗ trợ Giám sát/Chỉ huy trưởng chấm công, tổng hợp bảng công của nhân viên và công nhân trực tiếp tại công trường.

· Lịch trình: Hỗ trợ sắp xếp lịch họp, lịch làm việc của Giám đốc Dự án/Chỉ huy trưởng và đặt phòng họp.

· Biên bản Họp: Tham dự các cuộc họp quan trọng (ví dụ: Họp giao ban công trường, Họp An toàn) để ghi chép nội dung và lập Biên bản cuộc họp.

D. An toàn & Vệ sinh Văn phòng

· Đảm bảo khu vực văn phòng công trường luôn sạch sẽ, gọn gàng và tuân thủ các quy tắc an toàn văn phòng.

Yêu Cầu Công Việc

· Trình độ: Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Hành chính, Thư ký, Quản trị văn phòng, hoặc các ngành có liên quan.

· Kinh nghiệm: Tối thiểu [Số năm] kinh nghiệm ở vị trí Thư ký, ưu tiên kinh nghiệm làm việc tại công trường xây dựng/dự án cơ sở hạ tầng.

· Kỹ năng:

o Thành thạo tin học văn phòng (Microsoft Word, Excel, PowerPoint), đặc biệt là kỹ năng soạn thảo văn bản và lập bảng tính/báo cáo.

o Kỹ năng tổ chức, quản lý thời gian và sắp xếp công việc tốt.

o Khả năng giao tiếp rõ ràng, trung thực và cẩn thận trong công việc.

· Phẩm chất: Cẩn thận, tỉ mỉ, có tinh thần trách nhiệm cao và khả năng chịu được áp lực công việc trên công trường.

Báo cáo và Điều kiện làm việc

· Báo cáo: Trực tiếp cho [CHT/GDDA].

· Địa điểm làm việc: Văn phòng Dự án và Công trường Nhà máy Nhiệt điện Long Phú 1 – Sóc Trăng