Thư Ký Dự Án Công Trường (Project Secretary)

MỤC ĐÍCH VỊ TRÍ CÔNG VIỆC

Thư ký Dự án đóng vai trò là "cánh tay phải" hành chính – hồ sơ của Giám đốc Dự án và Chỉ huy trưởng tại hiện trường. Sau khi Khối Kinh doanh (Sales) hoàn tất ký kết hợp đồng, Thư ký Dự án trực tiếp chịu trách nhiệm quản lý luồng hồ sơ, đôn đốc tiến độ nghiệm thu, kiểm soát giao nhận vật tư, quản lý quỹ vận hành BCH và làm đầu mối kết nối thông tin giữa Công trường với Văn phòng Tập đoàn.

NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM CHÍNH

1. Quản lý Hồ sơ, Nghiệm thu & Khối lượng (IPC):

• Lập và quản lý hồ sơ đệ trình vật tư, đệ trình bản vẽ thi công, catalogue/mẫu sản phẩm trình Chủ đầu tư (CĐT) / Tư vấn Giám sát (TVGS) phê duyệt.
• Quản lý, phân loại, scan và lưu trữ 100% công văn đi/đến, biên bản họp, nhật ký công trình, bản vẽ hoàn công trên hệ thống SharePoint và bản cứng tại BCH.
• Trực tiếp phối hợp với Kỹ sư hiện trường tập hợp hồ sơ nghiệm thu khối lượng, biên bản nghiệm thu giai đoạn/hoàn thành; trực tiếp lấy chữ ký xác nhận của CĐT/TVGS/Tổng thầu.
• Tổng hợp khối lượng thi công thực tế theo tuần/tháng để lập hồ sơ thanh toán IPC đối soát chứng từ và chuyển Kế toán phát hành hóa đơn kịp thời.

2. Theo dõi Giao nhận Vật tư & Kiểm soát Định mức:

• Làm việc trực tiếp với Bộ phận Cung ứng (SCM) và Nhà cung cấp để cập nhật tiến độ sản xuất, tiến độ hàng về công trường.
• Trực tiếp tham gia nghiệm thu nội bộ vật tư/thiết bị khi giao đến công trường cùng Ban Chỉ huy; sau đó làm việc với TVGS/CĐT để ký Biên bản nghiệm thu vật tư đưa vào sử dụng.
• Báo cáo và cảnh báo sớm cho Giám đốc Dự án nếu phát sinh nguy cơ chênh lệch/hao hụt vật tư vượt định mức cho phép.

3. Quản lý Hành chính, Chấm công & Quỹ Tiền mặt BCH:

• Thực hiện theo dõi chấm công hàng ngày cho nhân sự/kỹ sư tại công trường, tổng hợp gửi Phòng NSHC đúng kỳ hạn.
• Quản lý, lập sổ sách thu – chi và quyết toán Quỹ tiền mặt nội bộ của Ban Chỉ huy theo đúng quy chế tài chính.
• Thực hiện thủ tục hậu cần: Đăng ký danh sách thi công, thẻ ra vào, xe cộ, mua sắm VPP, bảo hộ lao động (PPE), nhà ở/bếp ăn cho lực lượng công trường.

CHƯƠNG TRÌNH HỘI NHẬP & ĐÀO TẠO 08 TUẦN

(Cam kết đồng hành 1-on-1 từ Công ty – Không khoán thả trôi nhân sự mới)

Ứng viên trúng tuyển sẽ được tham gia Chương trình Hội nhập 08 tuần được thiết kế riêng, có sự hướng dẫn trực tiếp từ Giám đốc Dự án, Kế toán Trưởng và Phòng NSHC:

• Tuần 1 – 2: Onboarding văn hóa, ký NDA, tiếp nhận tài khoản SharePoint/Teams, đọc hiểu quy trình vận hành và thực hành phân loại/lưu trữ công văn, chấm công.
• Tuần 3 – 4: Đào tạo thực chiến về Quản lý quỹ tiền mặt BCH, đối soát chứng từ thanh toán Nhà thầu phụ/NCC và tập hợp bộ hồ sơ nghiệm thu – thanh toán mẫu.
• Tuần 5 – 6: Đào tạo kỹ năng quản lý hồ sơ đệ trình vật tư, theo dõi báo cáo tiến độ/khối lượng tuần, kiểm soát định mức và chuẩn hóa dữ liệu SharePoint.
• Tuần 7 – 8: Vận hành độc lập công việc dưới sự giám sát nhẹ, tham gia họp đánh giá thử việc chính thức và ký HĐLĐ.

• Trình độ: Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các chuyên ngành Xây dựng, Điện – Điện tử, Kinh tế xây dựng, Quản trị văn phòng, Luật hoặc các ngành kỹ thuật liên quan.
• Kinh nghiệm: Từ 01 – 03 năm kinh nghiệm ở vị trí Thư ký dự án, Admin công trường hoặc Kế toán/Hành chính công trình (ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm ngành M&E, Đèn chiếu sáng, Hạ tầng).
• Kỹ năng Chuyên môn:
  • Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel nâng cao).
  • Biết sử dụng phần mềm lưu trữ SharePoint, MS Teams, Email Outlook.
  • Đọc hiểu cơ bản bản vẽ kỹ thuật, hồ sơ nghiệm thu/thanh toán công trình là một lợi thế lớn.
• Phẩm chất: Cẩn thận, trung thực, chịu khó, tư duy logic tốt, giao tiếp rõ ràng và có tinh thần trách nhiệm cao.

QUYỀN LỢI & CƠ CHẾ ĐÃI NGỘ

• Lương cứng: 12.000.000 – 16.000.000 VNĐ/tháng (Gross) (Thỏa thuận theo năng lực thực tế).
• Cơ chế Hỗ trợ Công trường/ Thưởng nóng theo từng thời điểm, do GĐDA quyết định.
• Chế độ Phúc lợi:
  • Đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ theo quy định Nhà nước.
  • Khám sức khỏe định kỳ hàng năm.
  • Tham gia gói Bảo hiểm Sức khỏe.
  • Thưởng lễ, Tết, quà Trung thu tri ân, YEP,…