Thực Tập Sinh Trợ Lý Giám Đốc

Giới thiệu về Là Home

Là Home – Stay Cozy, Stay Home là thương hiệu hoạt động trong lĩnh vực lưu trú và hospitality, với mong muốn mang đến cho khách hàng những không gian lưu trú ấm áp, chỉn chu và cảm giác thân thuộc như đang trở về chính ngôi nhà của mình.

Chúng tôi đang tìm kiếm một Thực tập sinh Trợ lý Giám đốc có tinh thần chủ động, ham học hỏi và yêu thích môi trường làm việc năng động.

Đây là cơ hội để bạn được làm việc và học hỏi trực tiếp cùng Founder, đồng thời tiếp cận thực tế với nhiều mảng như vận hành, nhân sự, hành chính, tài chính, marketing và phát triển dự án.

Mô tả công việc

Hỗ trợ công việc điều hành hàng ngày

·       Sắp xếp lịch họp, lịch gặp đối tác, khách hàng.

·       Nhắc lịch hàng ngày, chuẩn bị tài liệu, phòng họp trước cuộc họp.

·       Điều phối lịch trình công tác, sự kiện.

·       Theo dõi các công việc đã giao cho các bộ phận.

·       Nhắc deadline và cập nhật tiến độ.

Hỗ trợ vận hành hệ thống Là Home

Theo dõi hoạt động các chi nhánh

·       Kiểm tra tình trạng phòng, booking, công suất phòng.

·       Theo dõi doanh thu theo ngày.

·       Theo dõi phản hồi khách hàng.

·       Báo cáo các vấn đề phát sinh.

Hỗ trợ xử lý sự cố

·       Phối hợp xử lý complaint khách hàng.

·       Hỗ trợ giải quyết các vấn đề vận hành.

·       Theo dõi tiến độ xử lý đến khi hoàn thành.

Hỗ trợ quản lý nhân sự

·       Tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ.

·       Sắp xếp lịch phỏng vấn.

·       Theo dõi thử việc.

·       Hỗ trợ quản lý chấm công, tính lương, đi trễ, nghỉ phép

·       Soạn thảo Hợp đồng lao động.

·       Cập nhật hồ sơ nhân sự, báo tăng/giảm BHXH cho nhân viên.

Hỗ trợ tài chính – kế toán nội bộ

·       Theo dõi thu chi hàng ngày.

·       Kiểm tra các khoản thanh toán.

·       Tổng hợp chi phí vận hành.

·       Đối soát doanh thu OTA và booking trực tiếp.

Hỗ trợ marketing và kinh doanh

·       Theo dõi tiến độ content marketing.

·       Theo dõi hiệu quả quảng cáo.

·       Tổng hợp báo cáo khách hàng mới/cũ.

·       Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu giới thiệu, proposal.

Hỗ trợ đối tác và nhà đầu tư

·       Sắp xếp lịch gặp đối tác.

·       Chuẩn bị hồ sơ, hợp đồng.

·       Theo dõi tiến độ hợp tác.

·       Phối hợp với kế toán để thanh toán cho nhà đầu tư đúng hạn.

·       Hỗ trợ chăm sóc nhà đầu tư và đối tác.

Hỗ trợ quản lý dự án mở rộng

Ví dụ:

·       Setup chi nhánh mới.

·       Triển khai homestay mới.

·       Làm việc với nhà thầu, nội thất, các nhà cung cấp.

·       Theo dõi tiến độ thi công.

·       Nghiệm thu công trình.

·       Chuẩn bị và sắp xếp hồ sơ, hợp đồng

·       Thực hiện thanh toán cho các khoản chi cho dự án và quản lý ngân sách dự án.

·       Phối hợp với kế toán để đăng kí địa điểm kinh doanh, kê khai thuế thuê tài sản, chuyển đổi thông tin điện nước....

Công việc hành chính

·       Soạn thảo văn bản.

·       Lưu trữ hồ sơ.

·       Quản lý hợp đồng.

·       Mua sắm văn phòng phẩm.

·       Hỗ trợ tổ chức sự kiện nội bộ.

Báo cáo định kỳ

Hàng ngày

·       Tỷ lệ lấp phòng.

·       Doanh thu.

·       Sự cố phát sinh.

·       Tiến độ công việc.

Hàng tuần

·       Báo cáo nhân sự.

·       Báo cáo marketing.

·       Báo cáo tài chính.

·       Báo cáo vận hành.

Hàng tháng

·       Tổng kết KPI.

·       Phân tích doanh thu.

·       Đề xuất cải thiện

Trình độ

·       Sinh viên năm cuối hoặc tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Quản trị Nhân sự, Kinh tế, Hospitality, Marketing hoặc các ngành liên quan.

·       Có mong muốn phát triển theo định hướng Trợ lý Giám đốc, Quản lý vận hành hoặc Quản trị doanh nghiệp.

Kiến thức và kỹ năng

·       Hiểu cơ bản về vận hành homestay, nhân sự, hành chính và tài chính nội bộ.

·       Có kiến thức về chăm sóc khách hàng và quản lý công việc.

·       Hiểu quy trình làm việc và phối hợp giữa các phòng ban.

·       Quản lý thời gian và sắp xếp công việc hiệu quả.

·       Giao tiếp, điều phối và xử lý tình huống tốt.

·       Thành thạo Word, Excel, Google Workspace và Canva.

·       Biết sử dụng AI Tools để tối ưu hiệu suất công việc.

·       Có tư duy tổ chức, phân tích và giải quyết vấn đề.

PHẨM CHẤT

·       Chủ động: Không chờ giao việc, luôn theo dõi tiến độ và đề xuất giải pháp khi có vấn đề.

·       Trách nhiệm: Chịu trách nhiệm đến cùng với công việc được giao, không đùn đẩy hoặc bỏ dở.

·       Trung thực & Bảo mật: Báo cáo chính xác, bảo mật mọi thông tin nội bộ của công ty.

·       Chuyên nghiệp: Giao tiếp lịch sự, đúng mực với đồng nghiệp, khách hàng và đối tác.

·       Kỷ luật: Đúng giờ, đúng deadline, phản hồi công việc kịp thời.

·       Cầu tiến: Luôn sẵn sàng học hỏi, tiếp thu góp ý và cải thiện bản thân.

·       Linh hoạt, có khả năng xử lý nhiều đầu việc trong môi trường vận hành năng động.

·       Có tinh thần gắn bó và mong muốn phát triển lâu dài cùng doanh nghiệp.

Quyền lợi

·       Trợ cấp thực tập: 3.000.000 VNĐ/tháng.

·       Được đào tạo và hướng dẫn trực tiếp bởi Founder trong quá trình làm việc.

·       Có cơ hội tiếp cận và học hỏi thực tế nhiều mảng: vận hành, quản trị, nhân sự, hành chính, tài chính, marketing và phát triển dự án.

·       Được trực tiếp tham gia vào các công việc và dự án thực tế của doanh nghiệp, thay vì chỉ thực hiện các công việc mang tính hỗ trợ đơn thuần.

·       Làm việc trong môi trường năng động, trẻ trung, cởi mở và có nhiều cơ hội phát triển.

·       Có cơ hội được cân nhắc trở thành nhân viên chính thức sau thời gian thực tập, dựa trên năng lực và kết quả công việc.

·       Được xác nhận thực tập và hỗ trợ các thủ tục cần thiết theo yêu cầu của nhà trường.

Thời gian làm việc

·       Thứ Hai – Thứ Sáu: 08:30 – 17:30

·       Thứ Bảy: 08:30 – 12:00