Trưởng Ban Quản lý tòa nhà (MS 01) & Giám sát dịch vụ tòa nhà (MS 02)

Mô tả Công việc

1. Vị trí Trưởng Ban Quản lý tòa nhà/ Quản lý Vùng - MS 01

• Tổ chức, quản lý, điều hành toàn bộ các hoạt động của Tòa nhà chung cư, đảm bảo vận hành an toàn, hiệu quả, đảm bảo chất lượng dịch vụ cung cấp cho cư dân.
• Xây dựng kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng các loại tài sản và thiết bị, quản lý giám sát công tác bảo trì, bảo hành tòa nhà đúng kế hoạch.
• Xây dựng kế hoạch thu chi trong công tác vận hành tòa nhà hàng năm và kiểm soát thu, chi theo kế hoạch được phê duyệt.
• Đề xuất lựa chọn, tổ chức giám sát hoạt động, quản lý chất lượng của đơn vị vận hành: quản lý tòa nhà, vệ sinh, an ninh, cây xanh, diệt côn trùng, thu gom rác, dịch vụ thang máy…
• Xây dựng các nội quy, quy định, quy trình, kế hoạch, hướng dẫn công việc liên quan đến việc quản lý vận hành tòa nhà và tổ chức đào tạo, hướng dẫn và triển khai thực hiện.
• Đầu mối giải quyết các vấn đề phát sinh với chủ đầu tư, cộng đồng cư dân, khách thuê Tòa nhà và các cơ quan nhà nước.
• Xây dựng, duy trì mối quan hệ với các cơ quan chính quyền: Các sở ban ngành…
• Xây dựng và duy trì mối quan hệ với cư dân, khách hàng.
• Tuyển dụng nhân sự, phân công, đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên.
• Tiếp nhận cơ sở hạ tầng kỹ thuật, các trang thiết bị từ Ban quản lý dự án đảm bảo đầy đủ các quy trình nghiệm thu kỹ thuật.
• Tham mưu, tư vấn cho Ban lãnh đạo về quy trình và chủ trì lên kế hoạch, triển khai tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu theo quy định….

2. Vị trí Giám sát dịch vụ tòa nhà - MS 02

a. Công tác Giám sát:

• Theo dõi, giám sát công tác vệ sinh, làm sạch, dịch vụ an ninh hàng ngày tại các khu vực công cộng trong và khu dân cư.
• Giám sát tính tuân thủ quy trình của các nhà thầu, dịch vụ an ninh, làm sạch, kiểm soát côn trùng, rác thải, sân vườn, bảo trì kỹ thuật… Đảm bảo duy trì các tiêu chuẩn an toàn, an ninh, vệ sinh, cảnh quan… theo yêu cầu của Công ty và cư dân/khách hàngĐảm bảo các hoạt động bảo dưỡng được tiến hành theo đúng yêu cầu về an toàn lao động.
• Kiểm tra thường xuyên và đánh giá điều kiện cơ sở vật chất của Chung cư. Đề xuất sơn sửa, bảo trì, bảo dưỡng, thay thế các trang thiết bị vệ sinh, cơ sở vật chất khi cần thiết.
• Giám sát, theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc của các nhà thầu, dịch vụ. Theo dõi và quản lý đội ngũ nhân viên cung cấp dịch vụ để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ theo tiêu chuẩn.
• Kịp thời báo cáo bất kỳ dấu hiệu bất thường nào có nguy cơ gây nguy hiểm.
• Đề xuất và tiếp nhận, kiểm tra việc giao hàng trang thiết bị, vật tư vệ sinh. Đảm bảo các dụng cụ, thiết bị, vật tư được sử dụng và bảo quản đúng quy cách.
• Đảm bảo chất lượng dịch vụ cung cấp cho cư dân/khách hàng phù hợp với các tiêu chuẩn đã ban hành, đảm bảo cư dân/khách hàng luôn hài lòng với chất lượng dịch vụ của Dự án đang cung cấp.
• Đảm bảo các dịch vụ cung cấp tại tòa nhà (như bảo trì, vệ sinh, an ninh, dịch vụ khách hàng) hoạt động hiệu quả và tuân thủ quy định.
• Giải quyết các vấn đề liên quan tới dân cư/khách hàng; thường xuyên duy trì mối quan hệ chặt chẽ với dân cư/khách hàng để đáp ứng các yêu cầu chính đáng và nâng cao chất lượng dịch vụ.
• Triển khai các thông báo niêm yết tại bảng thông tin khu căn hộ và đăng lên diễn đàn của BQL.Lập thông báo khi có yêu cầu của BQL chung cư và ghi chép lại biên bản họp, hội nghị tại chung cư.
• Theo dõi diễn đàn cư dân và trả lời các câu hỏi của khách hàng, báo cho nhân sự phụ trách thuộc các tổ vệ sinh, bảo trì, bảo vệ..để được giải quyết kịp thời.
• Tiếp nhận, giải đáp các thắc mắc của cư dân/khách hàng trực tiếp và gián tiếp qua số điện thoại đường dây nóng của Ban quản lý.
• Liên hệ các đầu mối Trưởng Ban quản lý chuyển giao thông tin để làm việc với nhà thầu,dịch vụ.
• Tham gia tổ chức các sự kiện, hội nghị chung cư và thành lập Ban quản trị (nếu có).
• Hỗ trợ Trưởng ban quản lý thực hiện các công việc phát sinh liên quan đến công tác quản lý vận hành Khu căn hộ.
• Tham gia xây dựng, cập nhật và triển khai hệ thống quy trình quản lý, lưu trữ hồ sơ.
• Đề xuất cải tiến: Đề xuất các biện pháp cải tiến về chất lượng dịch vụ dựa trên phản hồi của cư dân và quan sát thực tế.

b. Công tác quản lý:

• Hàng ngày, hàng tuần họp với các nhà cung cấp dịch vụ đảm bảo mọi sai sót của các nhà cung cấp dịch vụ phải được chấn chỉnh và sửa chữa ngay kịp thời.
• Quản lý, giám sát hoạt động bộ phận thu ngân, An ninh nội bộ, điều hành bãi xe, vệ sinh, bảo vệ, cây xanh, hồ bơi,… để đánh giá chất lượng dịch vụ và duy trì dịch vụ tốt nhất đến cư dân/khách hàng.
• Quản lý hồ sơ và báo cáo: Ghi nhận tình trạng hoạt động hàng ngày của các dịch vụ và lập báo cáo định kỳ cho Giám đốc Tòa nhà về hiệu suất và chất lượng dịch vụ.
• Đào tạo và phát triển nhân viên: Tham gia vào quá trình đào tạo nhân viên dịch vụ về quy trình làm việc, kỹ năng giao tiếp và chăm sóc khách hàng.
• Đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên và gợi ý phương án cải thiện.

c. Quản lý Công tác Phòng cháy chữa cháy (PCCC - CNCH)

d. Báo cáo công việc hàng tuần/ tháng về tình hình hoạt động tại dự án cho TBQL/ Ban TGĐ khi có yêu cầu​

Địa điểm làm việc: tại các dự án theo phân công của Công ty.

Yêu Cầu Công Việc

Yêu cầu chung: Ứng viên vui lòng ghi rõ vị trí ứng tuyển:

MS 01 - vị trí Trưởng Ban Quản lý/ Quản lý Vùng

MS 02 - vị trí Giám sát dịch vụ

1. Yêu cầu đối với vị trí Trưởng Ban Quản lý/ Quản lý vùng - MS 01

• Có chứng chỉ Quản lý vận hành nhà chung cư.
• Kinh nghiệm tại vị trí tương đương từ 02 năm trở lên quản lý tòa nhà, cao ốc, trung tâm thương mại, khu biệt thự.
• Nắm rõ các quy định của Nhà nước về xây dựng và các quy định về quản lý nhà cao tầng, chung cư.
• Kỹ năng quản lý, điều hành tốt.
• Kỹ năng tổng hợp báo cáo, thuyết trình
• Ưu tiên ứng viên có khả năng giao tiếp tiếng anh
• Thu nhập: thỏa thuận theo năng lực (từ 15 triệu đến 28 triệu)

      2. Yêu cầu đối với vị trí Giám sát dịch vụ - MS 02

• Trình độ: Tốt nghiệp cao đẳng trở lên các chuyên ngành về quản lý điều hành, dịch vụ khách hàng và các ngành có liên quan khác.

• Kinh nghiệm: ít nhất 02 năm kinh nghiệm vị trí giám sát trong ngành dịch vụ quản lý tòa nhà.

• Kỹ năng: Kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống tốt. Kỹ năng quản lý và lãnh đạo đội ngũ. Sử dụng thành thạo Microsoft Office và các phần mềm quản lý dịch vụ.

• Tác phong: chuyên nghiệp, trung thực, quyết liệt, chịu được áp lực công việc cao.

• Thu nhập: thỏa thuận theo năng lực (từ 10 triệu - 15 triệu).