Trưởng bộ phận Hành chính

1.    Phạm vi trách nhiệm:

• Tổ chức, điều hành toàn bộ hoạt động hành chính trong Công ty.
• Đảm bảo cung cấp các dịch vụ hành chính tốt nhất cho các đơn vị trong Công ty.
• Xây dựng, thực hiện, kiểm tra & kiểm soát các quy trình, quy định về việc thực thi của nhân viên & các đơn vị liên quan công tác hành chính.
• Hỗ trợ Giám đốc Nhân sự trong các công việc điều phối, giám sát tiến độ hoạt động của Phòng Nhân sự.
• Đề xuất, tham mưu cho Giám đốc Nhân sự về việc thực hiện các chính sách liên quan đến công tác hành chính nhân sự.

2.    Nhiệm vụ chung:

• Tổ chức triển khai và kiểm soát việc lưu trữ, luân chuyển hồ sơ, công văn, tài liệu, ấn phẩm, bưu phẩm, báo chí nhằm đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời đến các bộ phận.
• Tổ chức triển khai và kiểm soát việc quản lý tủ hồ sơ, tài liệu, con dấu của bộ phận để việc lưu trữ đúng theo yêu cầu.
• Tổ chức triển khai và kiểm soát việc thực hiện các cuộc họp, hội thảo, hội nghị, tiếp khách, khánh tiết.
• Lập kế hoạch và triển khai thực hiện cấp phát đồng phục, VPP, công cụ làm việc và trang thiết bị văn phòng cho các đơn vị Công ty.
• Quản lý, kiểm soát việc sử dụng và thực hiện bảo trì, bảo dưỡng trang thiết bị văn phòng, cơ sở hạ tầng thuộc hành chính quản lý.
• Thực hiện chăm lo tạo cảnh quan môi trường làm việc thoáng mát trong lành của văn phòng & nhà máy.
• Đề xuất thay thế cải tạo các khu vực cần thiết trong khuôn viên nhà máy.
• Soạn thảo, trình duyệt, phát hành và lưu trữ các loại công văn liên quan đến công tác hành chính.
• Đảm bảo việc cung cấp dịch vụ cho các phòng ban đầy đủ & kịp thời.
• Biên soạn các quy trình, quy chế, thủ tục... liên quan đến công tác hành chính nhằm cụ thể hóa các dịch vụ đáp ứng nhu cầu cho các đơn vị trong Công ty.
• Quản lý và đánh giá bộ phận Vệ sinh. Đảm bảo vệ sinh toàn nhà máy.
• Quản lý tổ bảo vệ, đảm bảo an ninh toàn nhà máy.
• Quản lý đội xe văn phòng, đảm bảo thực hiện đúng và tối ưu về chi phí vận hành.
• Thiết lập mục tiêu, chỉ tiêu & tổ chức đánh giá thành tích, năng lực cho nhân viên hành chính.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác do cấp trên giao.

1.    Kinh nghiệm, trình độ và kỹ năng chuyên môn:

a.    Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành Hành chính, Quản trị nhân lực, Luật, Kinh tế hoặc các ngành liên quan.

b.    Kinh nghiệm: Tối thiểu 2-3 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương. Quản lý 

c.    Kỹ năng:

• Quản lý và tổ chức công việc tốt.
• Khả năng giao tiếp, đàm phán, phối hợp liên phòng ban hiệu quả.
• Trung thực, trách nhiệm, chủ động và bảo mật thông tin.
• Thành thạo MS Office, ưu tiên có kinh nghiệm dùng phần mềm nhân sự.