Trưởng Nhóm Hành Chính

Mục tiêu chính

• Quản lý, điều phối và giám sát toàn bộ hoạt động hành chính tại nhà máy bao gồm: dịch vụ tiện ích, hậu cần, quản lý tài sản, văn phòng phẩm, đồng phục, đội xe, bếp ăn, vệ sinh, bảo vệ và các dịch vụ thuê ngoài.
• Đảm bảo các hoạt động hành chính vận hành ổn định, đáp ứng yêu cầu sản xuất, tuân thủ quy định GMP, EHS và tiêu chuẩn nội bộ công ty.
• Tối ưu hóa nguồn lực, chi phí vận hành và nâng cao chất lượng dịch vụ hỗ trợ người lao động.

Kết quả cốt lõi cần đạt

• Hoạt động hành chính nhà máy được duy trì liên tục, không gây gián đoạn sản xuất.
• Dịch vụ nội bộ đạt tiêu chuẩn chất lượng, đáp ứng nhu cầu CBNV.
• Hồ sơ hành chính/GMP đầy đủ, sẵn sàng phục vụ audit, thanh tra.
• Kiểm soát chi phí trong ngân sách được duyệt.

Nhiệm vụ chi tiết

• Quản lý đội nhóm Hành chính: Phân công, hướng dẫn, giám sát nhân sự HC, lễ tân, bảo vệ, bếp, tạp vụ, tài xế; đào tạo và đánh giá hiệu quả công việc
• Quản lý dịch vụ hành chính: Giám sát chất lượng các dịch vụ: suất ăn, vệ sinh, cảnh quan, an ninh, xe đưa đón; tiếp nhận và xử lý phản hồi nội bộ
• Quản lý nhà cung cấp dịch vụ: Theo dõi hợp đồng, đánh giá NCC, đề xuất cải thiện/thay thế NCC không đạt yêu cầu
• Quản lý hồ sơ hành chính/GMP: Kiểm soát hồ sơ liên quan hành chính nhà máy; đảm bảo tính đầy đủ, truy xuất khi audit
• Hỗ trợ audit/thanh tra/sự kiện: kiệnĐiều phối công tác hậu cần phục vụ audit GMP, thanh tra, đoàn khách, sự kiện nội bộ
• Quản lý tài sản & CCDC: Kiểm soát cấp phát, sử dụng, kiểm kê tài sản, CCDC, vật tư hành chính
• Quản lý ngân sách: Lập kế hoạch, theo dõi chi phí HC; kiểm soát phát sinh theo ngân sách
• Quản lý đồng phục & kho HC: Kiểm soát nhập xuất tồn đồng phục, vật tư HC trên hệ thống
• Phối hợp EHS: Phối hợp triển khai ATVSLĐ, PCCC, 5S, môi trường trong phạm vi HC
• Cải tiến hoạt động HC: Phân tích vấn đề, đề xuất cải tiến quy trình, tối ưu chi phí

Địa điểm làm việc: KCN VSip 1, Bình Hòa, TP. HCM (Bình Dương cũ)

• Đại học chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị nhân lực...
• Từ 3–5 năm kinh nghiệm hành chính.
• Có ít nhất 1–2 năm quản lý nhóm.
• Ưu tiên kinh nghiệm tại nhà máy sản xuất, dược phẩm, FMCG, thực phẩm
• Có kinh nghiệm quản lý vận hành hành chính nhà máy.
• Quản lý dịch vụ thuê ngoài & nhà cung cấp.
• Quản lý ngân sách, tài sản, cơ sở vật chất.
• Kiến thức GMP/EHS/5S.
• Kỹ năng Lãnh đạo đội nhóm.
• Kỹ năng giao tiếp, phối hợp đa phòng ban.
• Kỹ năng phân tích, giải quyết vấn đề.
• Tư duy dịch vụ và cải tiến.