Trưởng/Phó Phòng Hành chính

1. Mục tiêu công việc

Chịu trách nhiệm tổ chức và quản lý toàn bộ công tác hành chính, văn thư – lưu trữ, hậu cần và chăm lo đời sống cho cán bộ nhân viên tại Văn phòng Khối Back Office và các công trường; đảm bảo môi trường làm việc đầy đủ, an toàn, thuận tiện, chuyên nghiệp, hỗ trợ hiệu quả cho hoạt động thi công và vận hành của Công ty.

2. Nhiệm vụ chính

1. Quản lý công tác hành chính tổng thể

• Xây dựng và chuẩn hóa quy trình, quy định về công tác hành chính toàn Công ty.
• Tổ chức cung cấp các dịch vụ hành chính, hậu cần phục vụ Văn phòng và các công trường.
• Quản lý tài sản, trang thiết bị, văn phòng phẩm và các nhu yếu phẩm phục vụ hoạt động.
• Đảm bảo điều kiện làm việc ổn định, chuyên nghiệp cho cán bộ nhân viên.

2. Chăm lo đời sống cán bộ nhân viên tại công trường

• Tổ chức và kiểm soát các điều kiện ăn, ở, sinh hoạt, đi lại cho cán bộ nhân viên làm việc tại công trường.
• Quản lý nhà ở tập thể, khu lưu trú, bếp ăn, suất ăn và các dịch vụ sinh hoạt tại công trường.
• Phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến đời sống, điều kiện sinh hoạt và phúc lợi hành chính.
• Khảo sát, đánh giá và cải thiện chất lượng dịch vụ phục vụ người lao động tại các dự án.

3. Quản lý hậu cần công trường và Văn phòng Back Office

• Tổ chức hậu cần cho các công trường theo quy mô và đặc thù từng dự án.
• Quản lý phương tiện, phòng họp, khu vực làm việc, trang thiết bị và các dịch vụ hỗ trợ.
• Điều phối công tác hậu cần cho các cuộc họp, sự kiện, hội nghị, đào tạo và hoạt động nội bộ.
• Đảm bảo các công trường được cung cấp đầy đủ vật tư, trang thiết bị hành chính theo nhu cầu.

4. Quản lý văn thư – lưu trữ

• Tổ chức tiếp nhận, phân loại, phát hành và lưu trữ công văn, hồ sơ, tài liệu, quyết định, hợp đồng và văn bản hành chính.
• Xây dựng hệ thống quản lý hồ sơ giấy
• Kiểm soát việc ban hành văn bản, số hóa và lưu trữ hồ sơ theo quy định.
• Đảm bảo hồ sơ được quản lý đúng quy trình, dễ tra cứu, bảo mật và an toàn.
• Quản lý con dấu, văn bản đi – đến và các tài liệu thuộc phạm vi được phân quyền.

5. Quản lý tài sản và cơ sở vật chất

• Theo dõi, quản lý tài sản, công cụ dụng cụ và trang thiết bị hành chính.
• Tổ chức cấp phát, điều chuyển, kiểm kê và thu hồi tài sản.
• Theo dõi tình trạng cơ sở vật chất tại Văn phòng và công trường; đề xuất sửa chữa, thay thế hoặc bổ sung.
• Kiểm soát việc sử dụng tài sản tiết kiệm, đúng mục đích.

6. Quản lý chi phí hành chính

• Lập và kiểm soát ngân sách hành chính – hậu cần.
• Theo dõi chi phí văn phòng, công trường, lưu trú, ăn uống, đi lại và các dịch vụ hành chính.
• Kiểm soát hồ sơ thanh toán, nghiệm thu dịch vụ và chi phí phát sinh.
• Đề xuất giải pháp tối ưu chi phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng phục vụ.

7. Quản lý các hoạt động hành chính đặc thù của Công ty Tổng thầu

• Tổ chức hậu cần phục vụ việc khởi công, động thổ, cất nóc, bàn giao và các sự kiện tại công trường.
• Phối hợp đảm bảo điều kiện làm việc cho Ban Chỉ huy công trường và các đơn vị liên quan.
• Hỗ trợ công tác tiếp đón Chủ đầu tư, tư vấn, đối tác và khách đến làm việc tại công trường/Văn phòng.

8. Báo cáo và tham mưu Ban Lãnh đạo

• Báo cáo định kỳ về tình hình hành chính, hậu cần, đời sống và văn thư – lưu trữ.
• Kịp thời cảnh báo các vấn đề ảnh hưởng đến điều kiện làm việc và hoạt động của công trường.
• Tham mưu các giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính và đời sống người lao động.
• Thực hiện các nhiệm vụ hành chính khác theo phân công của Ban Lãnh đạo.

• Tốt nghiệp Đại học trở lên, ưu tiên các chuyên ngành Quản trị hành chính, Quản trị kinh doanh, Luật, Văn thư – Lưu trữ hoặc liên quan.
• Có tối thiểu 7–10 năm kinh nghiệm hành chính, trong đó có kinh nghiệm quản lý.
• Ưu tiên ứng viên từng làm việc tại công ty tổng thầu xây dựng, nhà thầu xây dựng hoặc doanh nghiệp có nhiều công trường/dự án.
• Có kinh nghiệm quản lý hậu cần công trường, nhà ở tập thể, bếp ăn và dịch vụ đời sống người lao động.
• Am hiểu nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, quản lý tài sản, mua sắm và quản lý nhà cung cấp.
• Có năng lực tổ chức, điều phối nhiều địa điểm và xử lý tốt các tình huống phát sinh.
• Tư duy dịch vụ, chủ động, trách nhiệm và khả năng làm việc với nhiều cấp quản lý.

Quyền lợi

- Thu nhập: 20-30 triệu ( Hoặc có thể đàm phán tùy vào kinh nghiệm)

- Được hưởng các chế độ bảo hiểm theo quy định của Nhà nước;

- Thưởng lễ tết, thưởng tháng lương 13, thưởng kết quả kinh doanh;

- Phụ cấp ăn trưa, du lịch hàng năm, teambuilding….

- Môi trường làm việc năng động, thân thiện, chuyên nghiệp hướng đến sự phát triển bền vững;

- Cơ hội thăng tiến trong công việc.