[AEON Văn Giang] Chuyên viên Hành chính - Kỹ thuật

Mục tiêu chính:

• Quản lý và giám sát nhân viên nhằm đảm bảo các hoạt động Hành chính tại siêu thị được vận hành đúng quy trình, kịp thời và chính xác.
• Quản lý các hồ sơ, giấy tờ liên quan đến siêu thị theo yêu cầu của các cơ quan nhà nước.
• Đảm bảo việc cung cấp trang thiết bị, máy móc, vật dụng cố định và văn phòng phẩm được thực hiện đầy đủ và đúng thời gian.

Mô tả công việc:

1. Quản lý chi phí và trang thiết bị (20%)

• Kiểm soát việc sử dụng chi phí, so sánh với cùng kỳ và tháng trước.
• Tìm nguyên nhân nếu phát sinh các vấn đề liên quan đến chi phí.
• Đề xuất giải pháp sử dụng chi phí hợp lý và hiệu quả.
• Theo dõi giấy phép, chứng nhận để đảm bảo không hết hạn.
• Kịp thời nắm bắt tình trạng hư hỏng máy móc để xử lý nhanh chóng, đồng thời theo dõi tiến độ và lịch sử sửa chữa của từng thiết bị.
• Đảm bảo cơ sở vật chất an toàn cho khách hàng và nhân viên.
• Chuẩn bị văn phòng phẩm và hỗ trợ kiểm kê hàng tháng, kiểm kê định kỳ 6 tháng theo quy định công ty.

2. Quản lý kế toán (20%)

• Đảm bảo bộ phận kế toán tại siêu thị tuân thủ các quy định về tiền mặt, chứng từ và quản lý cuộn hóa đơn bán hàng.
• Kiểm soát việc thu COD, tiền đặt cọc, tiền thừa của thu ngân; không để xảy ra thất thoát.
• Hoàn thành báo cáo đầy đủ và đúng thời hạn.

3. Cải tiến, hướng dẫn và đào tạo sử dụng máy móc & thiết bị (20%)

• Xây dựng và triển khai kế hoạch bảo trì máy móc nhằm hạn chế các sự cố hư hỏng gây tốn kém chi phí.
• Đảm bảo hoạt động vận hành và chất lượng sản xuất thông qua việc duy trì tình trạng hoạt động ổn định của máy móc, thiết bị cơ khí.
• Lập kế hoạch và triển khai việc trang bị công cụ, thiết bị phục vụ vận hành siêu thị.
• Lập kế hoạch, tổ chức hướng dẫn và đào tạo nhân viên sử dụng an toàn máy móc, lò nướng, thiết bị điện, công cụ và thiết bị trong siêu thị.

4. Quản lý SPA (20%)

• Quản lý quy định về sử dụng và kiểm soát POP, POS.
• Kiểm soát việc trang trí trưng bày hàng hóa (MD) và các sự kiện của công ty.
• Quản lý hoạt động thi công của nhà cung cấp.
• Kiểm soát việc trang trí, thi công của nhà thầu.

5. Quản lý nhân sự (10%)

• Lập kế hoạch và sắp xếp lịch làm việc, đảm bảo đủ nhân sự trong quá trình vận hành và đạt hiệu quả công việc.
• Chịu trách nhiệm về hiệu quả làm việc của Group Leader và nhân viên.
• Tham gia các hoạt động tuyển dụng và lựa chọn nhân sự cho bộ phận.
• Động viên, đào tạo và phát triển nhân viên nhằm thúc đẩy sự phát triển chuyên môn.
• Xác định nhân sự tiềm năng cho kế hoạch kế thừa.
• Xây dựng và thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm.
• Kiểm tra và đảm bảo việc sắp xếp ca làm việc hợp lý cho hoạt động mở cửa, đóng cửa siêu thị và cân bằng nhân sự.

6. Nội quy và quy định (5%)

• Tuân thủ các quy trình làm việc, chính sách, nội quy và quy định của công ty.
• Kiểm tra, giám sát, nhắc nhở và hướng dẫn Group Leader và nhân viên tuân thủ nội quy, quy định.

7. Các công việc khác (5%)

• Thực hiện công việc mở cửa và đóng cửa siêu thị.
• Trực và đảm nhận vai trò của Quản lý trực tiếp khi Quản lý vắng mặt (nghỉ phép hoặc đi công tác).
• Thực hiện các công việc hoặc trách nhiệm khác theo phân công của Quản lý trực tiếp/ Giám đốc siêu thị.

• Tốt nghiệp Cao Đẳng trở lên
• Có tối thiểu 3 năm kinh nghiệm về hành chính và liên quan, ít nhất 1 năm làm việc ở vị trí quản lý
• Kỹ năng phân tích, giao tiếp tốt
• Làm việc chi tiết và có khả năng xử lý công việc đa nhiệm
• Có kĩ năng lãnh đạo và quản lý đội nhóm
• Có tư duy dịch vụ khách hàng và thái độ thân thiện
• Kỹ năng giải quyết vấn đề tốt
• Kỹ năng máy tính, xử lý báo cáo
• Có thể giao tiếp bằng tiếng Anh là lợi thế
• Có thể làm việc theo ca xoay linh hoạt, cuối tuần và Lễ Tết