Chuyên viên Hành chính Nhân sự

I. TỔNG QUAN VỊ TRÍ

HDS đang tìm kiếm Chuyên viên Hành chính Nhân sự phụ trách toàn bộ hoạt động vận hành nhân sự và hành chính văn phòng tại Hà Nội. Đây là vị trí đòi hỏi sự cẩn thận, chủ động và khả năng xử lý đa nhiệm tốt — bạn sẽ là người đảm bảo bộ máy vận hành nội bộ hoạt động trơn tru, từ việc chào đón nhân sự mới đến duy trì môi trường làm việc chuyên nghiệp hàng ngày.

II. TRÁCH NHIỆM CHÍNH 1. Vận hành Nhân sự (50%)

Quản lý Vòng đời Nhân sự

• Thực hiện và theo dõi toàn bộ nghiệp vụ vận hành nhân sự: tiếp nhận, onboarding, quản lý hồ sơ, điều chuyển, nghỉ việc và các thủ tục nhân sự phát sinh theo quy định.
• Theo dõi hợp đồng lao động, thử việc, đánh giá sau thử việc, biến động nhân sự, nghỉ phép và các thủ tục quan hệ lao động liên quan.
• Cập nhật và lưu trữ hồ sơ nhân sự đầy đủ, chính xác và bảo mật theo quy định của công ty.

Tuyển dụng và Onboarding

• Hỗ trợ công tác tuyển dụng: đăng tuyển, sàng lọc hồ sơ, liên hệ ứng viên, sắp xếp lịch phỏng vấn và theo dõi tiến độ tuyển dụng; phối hợp với Hiring Manager và các bên liên quan.
• Thực hiện onboarding nhân sự mới: chuẩn bị hồ sơ, phối hợp bàn giao thiết bị, tài khoản, chỗ ngồi; hướng dẫn nội quy, quy định và các thủ tục cần thiết khi nhận việc — đảm bảo nhân sự mới có trải nghiệm tiếp nhận chuyên nghiệp và đầy đủ.

Đào tạo, Gắn kết và Báo cáo

• Hỗ trợ triển khai các hoạt động đào tạo và phát triển nhân sự: tổ chức đào tạo, theo dõi danh sách tham gia, tổng hợp kết quả và lưu trữ hồ sơ đào tạo.
• Hỗ trợ triển khai các hoạt động gắn kết nhân viên, truyền thông nội bộ và văn hóa doanh nghiệp.
• Phối hợp với bộ phận C&B trong việc cung cấp và đối soát thông tin nhân sự phục vụ chấm công, tiền lương, BHXH và phúc lợi (không trực tiếp phụ trách nghiệp vụ C&B).
• Tổng hợp dữ liệu, lập báo cáo nhân sự định kỳ và thực hiện các công việc vận hành khác theo phân công của Quản lý.

2. Hành chính Văn phòng (50%)

Quản lý Văn phòng và Tài sản

• Quản lý và điều phối toàn bộ hoạt động hành chính văn phòng tại Hà Nội: văn thư, lưu trữ hồ sơ, quản lý con dấu và tài liệu nội bộ.
• Theo dõi, đặt mua và quản lý văn phòng phẩm, thiết bị và tài sản văn phòng; kiểm soát chi phí hành chính theo ngân sách được giao.
• Theo dõi tình trạng cơ sở vật chất, trang thiết bị và không gian làm việc; đề xuất phương án sửa chữa, thay thế hoặc bổ sung khi cần thiết.

Đầu mối Hành chính và Nhà cung cấp

• Là đầu mối tiếp nhận và xử lý các yêu cầu hành chính từ các phòng ban; phối hợp với IT, kỹ thuật, Ban quản lý tòa nhà và các đơn vị liên quan để xử lý các vấn đề về cơ sở vật chất.
• Quản lý, theo dõi và phối hợp thực hiện các hợp đồng dịch vụ văn phòng: vệ sinh, bảo vệ, bảo trì thiết bị và các nhà cung cấp dịch vụ hành chính khác.

Hậu cần Sự kiện và Nhiệm vụ Phát sinh

• Tổ chức và hỗ trợ hậu cần cho các cuộc họp, sự kiện nội bộ, chương trình đào tạo và hoạt động văn hóa doanh nghiệp.
• Thực hiện các công việc hành chính phát sinh và các nhiệm vụ khác theo phân công của Quản lý.

III. YÊU CẦU ỨNG VIÊN

• Tối thiểu 2–4 năm kinh nghiệm ở vị trí Hành chính Nhân sự hoặc HR Operations; ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm tại công ty tài chính, chứng khoán hoặc ngân hàng.
• Am hiểu Luật Lao động, quy định BHXH, BHYT và các thủ tục nhân sự theo pháp luật hiện hành.
• Thành thạo MS Office (Word, Excel, PowerPoint); có kinh nghiệm sử dụng các nền tảng tuyển dụng (LinkedIn, TopCV, VietnamWorks...) và phần mềm quản lý nhân sự là lợi thế.
• Kỹ năng tổ chức và quản lý công việc tốt; có khả năng xử lý đa nhiệm và ưu tiên công việc hiệu quả trong môi trường nhiều đầu việc song song.
• Cẩn thận, tỉ mỉ, bảo mật thông tin và có tinh thần trách nhiệm cao trong xử lý hồ sơ nhân sự.
• Giao tiếp tốt, thái độ chuyên nghiệp và khả năng phối hợp linh hoạt với nhiều phòng ban.

IV. QUYỀN LỢI

• Lương cạnh tranh theo năng lực, thưởng hiệu suất theo quý và năm.
• Môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động trong hệ sinh thái HDBank – HD Securities – HDCapital.
• Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên Senior HR Operations và HR Business Partner.
• Bảo hiểm sức khỏe bổ sung và các phúc lợi theo chính sách HDS.