Chuyên Viên Hành Chính - Văn Thư

1. Công tác văn thư – quản lý văn bản

• Tiếp nhận, phân loại, vào sổ và trình xử lý các văn bản đến
• Soạn thảo, kiểm tra thể thức và ban hành văn bản đi
• Thực hiện cấp số văn bản, quản lý hệ thống số văn bản thống nhất toàn Công ty
• Thực hiện đóng dấu, quản lý và sử dụng con dấu theo quy định
• Theo dõi luân chuyển, kiểm soát tiến độ xử lý văn bản

      2. Công tác lưu trữ hồ sơ

• Sắp xếp, lưu trữ hồ sơ, tài liệu (bản cứng & bản mềm) khoa học, dễ tra cứu
• Thực hiện số hóa tài liệu (scan, lưu trữ điện tử nếu có)
• Quản lý thời hạn lưu trữ, tiêu hủy tài liệu theo quy định
• Đảm bảo bảo mật thông tin, hồ sơ nội bộ

      3. Công tác cổ đông

• Quản lý danh sách cổ đông, hồ sơ cổ đông
• Thực hiện thủ tục thay đổi thông tin cổ đông
• Hỗ trợ tổ chức Đại hội đồng cổ đông, họp HĐQT (chuẩn bị tài liệu, biên bản…)
• Lưu trữ hồ sơ pháp lý liên quan đến cổ đông, vốn góp

      4. Công tác liên quan đến hoạt động quản lý hệ thống:

• Đề xuất và triển khai kế hoạch duy trì, cải tiến hoạt động quản lý hệ thống của Công ty
• Rà soát hệ thống các quy trình, quy chế của Công ty đảm bảo kịp thời tham mưu, đề xuất, điều chỉnh cải tiến, sửa ododir phù hợp thực tế
• Phối hợp cùng ban ISO thực hiện các công tác đánh giá, điều chỉnh hệ thống quản lý chất lượng
• Phối hợp với các đơn vị liên quan lên kế hoạch đào tạo hệ thống chính sách đang áp dụng cho CBCNV trong công ty;
• Phối hợp chuẩn bị hồ sơ, tài liệu cho các buổi đào tạo hệ thống Quy định, Quy trình, Quy chế...

      5. Công việc hành chính khác

• Quản lý công văn nội bộ, thông báo hành chính
• Hỗ trợ kiểm tra tuân thủ quy trình hành chính tại các đơn vị
• Thực hiện các công việc khác theo phân công của cấp trên

1. Trình độ: Tốt nghiệp đại học trở lên chuyên ngành Hành chính, Văn thư – Lưu trữ, Luật, Quản trị…
2. Kinh nghiệm: Có tối thiểu 1–2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương. Ưu tiên ứng viên đã làm tại công ty sản xuất / công ty có quy mô > 500 nhân sự
3. Kiến thức & Kỹ năng:

• Nắm vững quy định về công tác văn thư – lưu trữ
• Hiểu biết cơ bản về pháp lý doanh nghiệp, công tác cổ đông
• Thành thạo Word, Excel (quản lý số liệu, hồ sơ)
• Kỹ năng tổ chức, sắp xếp và quản lý hồ sơ tốt
• Cẩn thận, tỉ mỉ, bảo mật thông tin cao