Chuyên viên hành chính

1. Công tác văn thư – lưu trữ

• Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp và lưu trữ hồ sơ, giấy tờ theo quy định.
• Quản lý, bảo quản con dấu, văn bản và tài liệu của Công ty.
• Theo dõi hồ sơ liên quan đến GPXD, PCCC, công văn và các hồ sơ hành chính.

2. Công tác hành chính – pháp lý – cơ sở vật chất

• Quản lý tài sản, trang thiết bị, đồng phục, công cụ – dụng cụ và cơ sở vật chất văn phòng.
• Thanh toán chi phí văn phòng,CHXD cố định/phát sinh hàng tháng.
• Theo dõi thời hạn hiệu lực và thực hiện các giấy phép KD, bảo hiểm/ kiểm định của các CHXD, hồ sơ pháp lý và các hợp đồng dịch vụ liên quan.
• Quản lý, điều phối xe văn phòng; theo dõi và kiểm tra chi phí sử dụng xe hàng tháng.
• Tổ chức các sự kiện nội bộ, lễ cúng định kỳ tháng/năm, lễ tân, khánh tiết; đón tiếp và hướng dẫn khách.
• Chuẩn bị phòng họp, phòng làm việc và các công tác hậu cần phục vụ hoạt động Công ty.

3. Báo cáo & số hóa hành chính

• Thực hiện các báo cáo hành chính định kỳ: chấm công, tuyển dụng, đào tạo...
• Phối hợp cập nhật dữ liệu hành chính – nhân sự trên hệ thống và Dashboard/KPI.
• Thực hiện số hóa hồ sơ, báo cáo và các quy trình hành chính theo định hướng của Công ty.

4. Giám sát chất lượng dịch vụ tại CHXD/Đại lý

• Giám sát, nhắc nhở các cửa hàng/đại lý về thái độ và chất lượng phục vụ.
• Theo dõi, tổng hợp phản ánh của khách hàng và phối hợp cải thiện chất lượng dịch vụ.

5. Công việc khác

• Thực hiện các công việc hành chính khác theo sự phân công của Trưởng phòng HCNS.

• Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị văn phòng, Luật, Quản trị kinh doanh hoặc các ngành liên quan.
• Có chứng chỉ Tin học văn phòng.
• Có kiến thức về nghiệp vụ hành chính văn phòng, quản lý tài sản và cơ sở vật chất.
• Sử dụng tốt Word, Excel và các công cụ văn phòng.
• Kỹ năng giao tiếp, tổ chức và sắp xếp công việc tốt.
• Có khả năng làm việc độc lập và làm việc nhóm.
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm tại các công ty kinh doanh xăng dầu hoặc có khả năng đi công tác khi cần.
• Kinh nghiệm: Từ 01 năm ở vị trí Chuyên viên Hành chính.
• Thái độ sống tích cực, tinh thần trách nhiệm cao.
• Cẩn thận, tỉ mỉ, trung thực, chủ động trong công việc.
• Tinh thần hợp tác, ham học hỏi và có định hướng phát triển lâu dài.