Chuyên Viên QS Đấu Thầu/ QS Tender

JOB PURPOSE

Perform quantity surveying for tendering, including quantity take-off, bills of quantities (BOQs), estimates, and pricing documentation for the package scope.

Check consistency and completeness across drawings, specifications, BOQs, and commercial requirements; identify discrepancies and omissions and propose clarifications before pricing is finalized.

Consolidate, normalize, and compare quotations to support commercial evaluation and contractor or supplier selection as assigned.

Track tender documentation schedules, pricing assumptions, exclusions, and cost risks; provide information to support decisions within the assigned scope.

Maintain traceable quantity, rate, and tender records; support the handover of pricing bases and work scopes after selection is completed. Perform QS reviews of construction payments and final accounts to ensure that proposed amounts are substantiated and consistent with contracts, acceptance records, and relevant approvals.

DUTIES & RESPONSIBILITIES

Review tender documents and schedules, including package scope, drawings, specifications, commercial requirements, and deadlines; prepare a task checklist.

Measure and verify quantities against design documentation and applicable measurement rules; retain calculation sheets, references, and quantity bases for verification.

Prepare, update, and check BOQs, work descriptions, units, and package scope boundaries; identify duplicated or omitted quantities.

Coordinate with design, engineering, procurement, and relevant teams to clarify discrepancies among drawings, specifications, and BOQs; track responses and update pricing bases.

Prepare quantities, pricing schedules, and commercial requirements for tender or quotation enquiries as assigned; consolidate clarification questions and addenda.

Prepare and check estimates and rate build-ups for materials, labor, plant, and related costs; document sources, pricing dates, assumptions, taxes, and exclusions.

Collect, review, and normalize quotations to a common comparison basis; analyze quantities, rates, scope, payment terms, schedules, warranties, and commercial deviations.

Track design and tender document changes; quantify impacts on quantities, pricing, and budgets; control BOQ and pricing revisions and clarification logs.

Prepare bid comparisons and commercial evaluation reports; identify deviations and cost risks, propose negotiation points, and report to the Senior Project Manager as assigned.

Participate in pricing and commercial clarifications and negotiations; record agreed outcomes and finalize pricing documentation for approval without making commitments beyond delegated authority.

Hand over BOQs, rate bases, inclusions, exclusions, clarifications, and commercial notes to contract and delivery teams; archive and protect tender records and update cost data.

Review construction payment applications against the contract: reconcile claimed quantities with acceptance records, drawings, and previously paid quantities; check rates, cumulative amounts, advance recovery, retention, and deductions to prevent duplicate payments or payments beyond the approved scope.

Track variations, price adjustments, and payment requests outside the original contract scope; review supporting bases, approval status, and substantiation, and coordinate clarifications with contractors and relevant teams before submission to the authorized decision-maker.

Prepare payment assessment sheets, consolidate review comments, and submit for approval within delegated authority; coordinate with accounting to track documentation status, payment plans, and contractor balances, and update records after payment.

Perform QS work for construction and contract final accounts: reconcile completed quantities with acceptance and as-built records and contract scope; review contract and amendment values, approved variations, cumulative payments, and outstanding items.

Coordinate with contractors, consultants, engineering, and accounting to resolve discrepancies, consolidate final account values and balances, prepare submissions, and track approval; retain calculation bases, payment and final account records, and support subsequent queries as required.

Perform other quantity surveying, tendering, construction payment, and final account tasks assigned by superiors and the Board of Directors.

CAREER PATH

Senior Tender Quantity Surveyor or Tender QS Team Leader, subject to the development direction.

QS Manager, Tender Manager, or Cost Manager, depending on capabilities and organizational needs.

Other suitable roles depending on capabilities, organizational needs, and the Company’s direction.

WORKING CONDITIONS

Full time.

8:00 AM – 12:00 PM and 12:30 PM – 5:00 PM (Monday to Friday).

Periodic health checks in accordance with Company policy.

13th-month salary and other bonuses in accordance with Company policy.

Opportunities to participate in Company’s activities and training courses.

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

MỤC ĐÍCH

Thực hiện công tác QS phục vụ đấu thầu: bóc tách khối lượng, lập và kiểm tra bảng khối lượng (BOQ), dự toán và hồ sơ giá theo phạm vi gói thầu.

Kiểm tra tính đầy đủ và nhất quán giữa bản vẽ, chỉ dẫn kỹ thuật, BOQ và yêu cầu thương mại; phát hiện sai khác, thiếu sót và đề xuất làm rõ trước khi chốt giá.

Tổng hợp, chuẩn hóa và so sánh báo giá, hỗ trợ đánh giá thương mại và lựa chọn nhà thầu, nhà cung cấp theo phân công.

Kiểm soát tiến độ hồ sơ đấu thầu, các giả định giá, phạm vi loại trừ và rủi ro chi phí; cung cấp thông tin phục vụ quyết định trong phạm vi được giao.

Duy trì dữ liệu khối lượng, đơn giá và hồ sơ đấu thầu có thể truy xuất; phối hợp bàn giao cơ sở giá và phạm vi công việc sau khi hoàn tất lựa chọn. Thực hiện công tác QS phục vụ kiểm tra thanh toán xây dựng và quyết toán công trình, bảo đảm giá trị đề nghị có đủ căn cứ và phù hợp hợp đồng, hồ sơ nghiệm thu cùng các phê duyệt liên quan.

TRÁCH NHIỆM – NHIỆM VỤ

Tiếp nhận hồ sơ và kế hoạch đấu thầu; rà soát phạm vi gói thầu, bản vẽ, chỉ dẫn kỹ thuật, yêu cầu thương mại và thời hạn để lập danh mục công việc cần thực hiện.

Bóc tách và kiểm tra khối lượng theo hồ sơ thiết kế, quy tắc đo bóc được áp dụng; lưu bảng tính, vị trí tham chiếu và cơ sở xác định khối lượng để có thể kiểm tra lại.

Lập, cập nhật và kiểm tra BOQ, mô tả công việc, đơn vị tính và ranh giới phạm vi giữa các gói thầu; phát hiện khối lượng trùng lặp hoặc bỏ sót.

Phối hợp với thiết kế, kỹ thuật, mua sắm và bộ phận liên quan để làm rõ sai khác giữa bản vẽ, chỉ dẫn kỹ thuật và BOQ; theo dõi phản hồi và cập nhật cơ sở giá.

Chuẩn bị phần khối lượng, biểu mẫu giá và yêu cầu thương mại trong hồ sơ mời thầu hoặc yêu cầu báo giá theo phân công; tổng hợp câu hỏi làm rõ và phụ lục cập nhật.

Lập và kiểm tra dự toán, phân tích đơn giá theo vật liệu, nhân công, máy thi công và các khoản chi phí liên quan; ghi rõ nguồn dữ liệu, thời điểm giá, giả định, thuế và phạm vi loại trừ.

Thu thập, kiểm tra và chuẩn hóa báo giá về cùng cơ sở so sánh; phân tích khối lượng, đơn giá, phạm vi, điều kiện thanh toán, tiến độ, bảo hành và các khác biệt thương mại.

Theo dõi thay đổi thiết kế và hồ sơ đấu thầu; lượng hóa tác động đến khối lượng, giá và ngân sách; quản lý phiên bản BOQ, bảng giá và nhật ký làm rõ.

Lập bảng so sánh giá và báo cáo đánh giá thương mại; nhận diện sai lệch, rủi ro chi phí và đề xuất nội dung cần thương lượng, báo cáo Quản lý Dự án cấp cao theo phân công.

Tham gia làm rõ, thương lượng giá và điều kiện thương mại; cập nhật kết quả đã được thống nhất, hoàn thiện hồ sơ giá để trình phê duyệt; không tự cam kết vượt thẩm quyền.

Bàn giao BOQ, cơ sở đơn giá, phạm vi bao gồm và loại trừ, nội dung làm rõ cùng các lưu ý thương mại cho bộ phận hợp đồng và triển khai; lưu trữ, bảo mật hồ sơ và cập nhật dữ liệu giá.

Kiểm tra hồ sơ thanh toán xây dựng theo hợp đồng: đối chiếu khối lượng đề nghị với hồ sơ nghiệm thu, bản vẽ và khối lượng đã thanh toán; kiểm tra đơn giá, giá trị lũy kế, thu hồi tạm ứng, giữ lại bảo hành và các khoản khấu trừ để tránh thanh toán trùng hoặc vượt phạm vi được duyệt.

Theo dõi khối lượng và giá trị phát sinh, điều chỉnh giá và các đề nghị thanh toán ngoài hợp đồng; kiểm tra căn cứ, tình trạng phê duyệt và hồ sơ chứng minh, phối hợp làm rõ với nhà thầu và các bộ phận liên quan trước khi trình cấp có thẩm quyền.

Lập bảng kiểm tra giá trị thanh toán, tổng hợp ý kiến và trình phê duyệt theo phân quyền; phối hợp với bộ phận kế toán theo dõi tình trạng hồ sơ, kế hoạch thanh toán và công nợ nhà thầu, cập nhật số liệu sau khi thanh toán.

Thực hiện công tác QS phục vụ quyết toán công trình và hợp đồng xây dựng: đối chiếu khối lượng hoàn thành với hồ sơ nghiệm thu, hoàn công và phạm vi hợp đồng; kiểm tra giá trị hợp đồng, phụ lục, phát sinh được duyệt, thanh toán lũy kế và các khoản còn phải xử lý.

Phối hợp với nhà thầu, tư vấn, kỹ thuật và kế toán để làm rõ chênh lệch, tổng hợp giá trị quyết toán và số dư công nợ, lập hồ sơ trình duyệt và theo dõi đến khi được phê duyệt; lưu trữ cơ sở tính toán, hồ sơ thanh toán, quyết toán và hỗ trợ giải trình khi có yêu cầu.

Thực hiện các nhiệm vụ QS, đấu thầu, thanh toán xây dựng và quyết toán công trình khác theo phân công của cấp trên và Ban Giám Đốc.

KHẢ NĂNG PHÁT TRIỂN TRONG SỰ NGHIỆP

Chuyên viên QS Đấu thầu cấp cao hoặc Trưởng nhóm QS Đấu thầu theo định hướng phát triển.

Quản lý QS, Quản lý Đấu thầu hoặc Quản lý Chi phí theo năng lực và nhu cầu tổ chức.

Các vị trí phù hợp khác tùy theo năng lực, nhu cầu tổ chức và định hướng của Công ty.

ĐIỀU KIỆN – CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC

Toàn thời gian cố định.

Từ thứ 2 đến thứ 6 (Sáng từ 8:00 – 12:00 trưa, Chiều từ 12:30 – 5:00).

Được khám sức khỏe định kỳ theo quy định của Công ty.

Hưởng lương tháng 13 và các chế độ thưởng khác theo quy định của Công ty.

Được tham gia các hoạt động, các chương trình đào tạo theo quy chế của Công ty.

QUALIFICATIONS

Bachelor’s degree or higher in Construction Economics, Construction Management, Civil Engineering, or a discipline relevant to quantity surveying and tendering.

Experience in quantity take-off, BOQ preparation, estimating, tender price analysis, construction payment reviews, and final accounts; experience with building, fit-out, or MEP packages for high-rise or residential projects is preferred.

Sound knowledge of measurement principles, estimating, cost management, tendering, and construction contract conditions; ability to review acceptance, payment, variation, and final account documentation against contractual requirements and applicable regulations.

Ability to interpret drawings, specifications, and construction methods; understanding of rate build-ups, resource norms, materials, and scope boundaries to identify omissions, duplication, and pricing risks.

Relevant qualifications or professional training in construction cost estimating, quantity surveying, tendering, or cost management are preferred.

Proficiency in Excel and suitable quantity take-off and estimating tools; ability to read AutoCAD drawings, manage cost data, and check spreadsheet formulas and links.

Ability to plan tasks, manage submission deadlines, and handle multiple assigned tender packages.

Ability to coordinate with design, engineering, procurement, contracts, and tender participants; proactively track clarification requests through resolution.

Strong numerical analysis, cross-checking, and problem-solving skills; ability to distinguish quantities, rates, assumptions, contingencies, and exclusions.

Ability to present bid comparisons, write reports, and support negotiations; effective independent and team working skills.

Detail-oriented and honest; maintain pricing and tender confidentiality, objective analysis, data traceability, and performance under deadline pressure.

Ability to read BOQs, specifications, and commercial terms in English; communication skills for tender clarifications are an advantage.

RIGHTS

Request documents and clarifications needed for measurement and pricing; propose supported revisions to BOQs and pricing bases when discrepancies or omissions are identified.

Recommend cost optimization options, negotiation points, and selection proposals based on evaluation; recommend substantiated payment and final account amounts and request additional supporting documents. Do not independently approve tender awards, payments, or final accounts, sign contracts, or commit prices beyond delegated authority.

Record and escalate concerns about quantity or pricing discrepancies, conflicts of interest, or commercial risks; refuse data manipulation and unlawful requests and refer matters to the authorized decision-maker.

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

BẰNG CẤP – YÊU CẦU

Tốt nghiệp đại học trở lên chuyên ngành Kinh tế xây dựng, Quản lý xây dựng, Kỹ thuật xây dựng hoặc chuyên ngành liên quan đến công tác QS và đấu thầu.

Có kinh nghiệm bóc tách khối lượng, lập BOQ, dự toán, phân tích giá đấu thầu, kiểm tra thanh toán xây dựng và quyết toán công trình; ưu tiên đã tham gia gói thầu xây dựng, hoàn thiện hoặc cơ điện cho dự án nhà cao tầng, khu dân cư.

Am hiểu nguyên tắc đo bóc khối lượng, lập dự toán, quản lý chi phí, đấu thầu và điều kiện hợp đồng xây dựng; có khả năng kiểm tra hồ sơ nghiệm thu, thanh toán, phát sinh và quyết toán theo yêu cầu hợp đồng và quy định áp dụng.

Đọc hiểu bản vẽ, chỉ dẫn kỹ thuật và biện pháp thi công; nắm được cấu thành đơn giá, định mức, vật liệu và ranh giới phạm vi để nhận diện thiếu sót, trùng lặp và rủi ro giá.

Ưu tiên có chứng chỉ hoặc được đào tạo chuyên môn về định giá xây dựng, QS, đấu thầu hoặc quản lý chi phí phù hợp phạm vi công việc.

Sử dụng thành thạo Excel và công cụ đo bóc, dự toán phù hợp; có khả năng đọc bản vẽ AutoCAD, quản lý dữ liệu giá và kiểm tra công thức, liên kết trong bảng tính.

Có khả năng lập kế hoạch công việc, quản lý thời hạn nộp hồ sơ và xử lý đồng thời nhiều gói thầu theo phân công.

Có kỹ năng phối hợp với thiết kế, kỹ thuật, mua sắm, hợp đồng và các bên tham gia đấu thầu; chủ động theo dõi yêu cầu làm rõ đến khi được giải quyết.

Có tư duy phân tích số liệu, kiểm tra chéo và giải quyết vấn đề; phân biệt rõ khối lượng, đơn giá, giả định, chi phí dự phòng và các khoản loại trừ.

Có kỹ năng trình bày bảng so sánh giá, viết báo cáo và tham gia thương lượng; làm việc độc lập và phối hợp nhóm hiệu quả.

Cẩn trọng, trung thực, bảo mật thông tin giá và hồ sơ đấu thầu; bảo đảm tính khách quan, khả năng truy xuất số liệu và đáp ứng áp lực thời hạn.

Có khả năng đọc hiểu BOQ, chỉ dẫn kỹ thuật và điều kiện thương mại bằng tiếng Anh; giao tiếp trong quá trình làm rõ hồ sơ là một lợi thế.

QUYỀN

Được yêu cầu cung cấp hồ sơ và làm rõ thông tin phục vụ đo bóc, lập giá; đề xuất điều chỉnh BOQ và cơ sở giá khi phát hiện sai khác hoặc thiếu sót, kèm căn cứ kiểm tra.

Được đề xuất phương án tối ưu chi phí, nội dung thương lượng và kiến nghị lựa chọn trên cơ sở đánh giá; đề xuất giá trị thanh toán, quyết toán và yêu cầu bổ sung hồ sơ có căn cứ. Không tự phê duyệt kết quả đấu thầu, thanh toán, quyết toán, ký hợp đồng hoặc cam kết giá vượt thẩm quyền.

Được bảo lưu và báo cáo ý kiến về sai lệch khối lượng, giá, xung đột lợi ích hoặc rủi ro thương mại; từ chối làm sai lệch số liệu và các yêu cầu trái pháp luật, trình cấp có thẩm quyền xử lý.