Executive Assistant – Operations & External Relations

MỤC TIÊU CÔNG VIỆC

Hỗ trợ Tổng Giám đốc trong công tác điều hành, quản lý vận hành và đối ngoại; đảm bảo các chỉ đạo được triển khai hiệu quả, kết nối thông suốt giữa Ban Lãnh đạo với các phòng ban, khách hàng và đối tác; góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và phát triển các mối quan hệ hợp tác của Công ty.

MÔ TẢ CÔNG VIỆC

1. Hỗ trợ điều hành & quản lý vận hành

• Quản lý lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác của Tổng Giám đốc; chủ động sắp xếp và điều phối các chương trình làm việc.
• Điều phối, kết nối giữa Tổng Giám đốc và các phòng ban nhằm đảm bảo công việc được triển khai đúng kế hoạch.
• Theo dõi tiến độ thực hiện các chỉ đạo của Tổng Giám đốc; đôn đốc các đơn vị hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn.
• Chuẩn bị tài liệu, hồ sơ, báo cáo phục vụ các cuộc họp, làm việc và công tác của Tổng Giám đốc.
• Tham dự các cuộc họp theo yêu cầu; ghi nhận nội dung, lập biên bản họp (MoM), theo dõi việc triển khai các đầu việc sau họp.
• Rà soát hồ sơ, hợp đồng, tờ trình và các tài liệu quan trọng trước khi trình Tổng Giám đốc xem xét, phê duyệt.

2. Báo cáo & quản trị hoạt động

• Tổng hợp báo cáo hoạt động, kết quả kinh doanh định kỳ (tuần/tháng/quý/năm).
• Theo dõi các chỉ số vận hành, KPI và tiến độ triển khai của các đơn vị; cảnh báo các vấn đề ảnh hưởng đến mục tiêu chung.
• Phân tích dữ liệu, tổng hợp các khó khăn, rủi ro và đề xuất giải pháp cải tiến.
• Hỗ trợ xây dựng kế hoạch công việc, kế hoạch vận hành của Văn phòng Tổng Giám đốc theo tháng, quý và năm.
• Đánh giá hiệu quả hoạt động của Văn phòng Tổng Giám đốc và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị.

3. Đối ngoại & phát triển quan hệ

• Hỗ trợ Tổng Giám đốc trong việc làm việc với khách hàng, đối tác, cơ quan quản lý và các bên liên quan theo phân công.
• Chuẩn bị tài liệu, chương trình làm việc và công tác hậu cần cho các buổi gặp gỡ, tiếp đón đối tác.
• Theo dõi việc thực hiện các biên bản làm việc, thỏa thuận hợp tác và các cam kết giữa Công ty với đối tác.
• Là đầu mối phối hợp giữa Tổng Giám đốc với các đối tác trong quá trình triển khai công việc.
• Tham gia tổ chức các hội nghị, hội thảo, sự kiện đối ngoại và các chương trình hợp tác của Công ty.
• Góp phần xây dựng và duy trì hình ảnh chuyên nghiệp của Ban Lãnh đạo trong các hoạt động đối nội và đối ngoại.

4. Hỗ trợ chiến lược

• Hỗ trợ Tổng Giám đốc trong việc xây dựng kế hoạch, mục tiêu và chiến lược phát triển theo từng giai đoạn.
• Tham gia nghiên cứu thông tin thị trường, đối thủ và các cơ hội hợp tác nhằm phục vụ công tác hoạch định chiến lược.
• Đề xuất các sáng kiến nhằm nâng cao hiệu quả vận hành, tối ưu chi phí và cải thiện hiệu quả kinh doanh.

5. Công việc khác

• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Tổng Giám đốc và Ban Lãnh đạo.

1. Trình độ

• Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Kinh tế, Quản trị Văn phòng, Luật, Tài chính hoặc các chuyên ngành liên quan.

2. Kinh nghiệm

• Có tối thiểu 05 năm kinh nghiệm ở vị trí Trợ lý điều hành, Trợ lý Tổng Giám đốc, Điều phối vận hành hoặc vị trí tương đương.
• Ưu tiên ứng viên từng làm việc tại các doanh nghiệp công nghệ, tài chính, bất động sản hoặc tập đoàn có quy mô lớn.
• Có kinh nghiệm làm việc trực tiếp với Ban Điều hành hoặc Ban Lãnh đạo cấp cao.

3. Kiến thức chuyên môn

• Hiểu biết về quản trị doanh nghiệp, quản trị vận hành và quy trình hành chính.
• Có kiến thức về lập kế hoạch, quản lý dự án, theo dõi KPI và báo cáo quản trị.
• Hiểu biết về quy trình hợp tác, hợp đồng và quản lý đối tác là lợi thế.

4. Kỹ năng

• Kỹ năng tổ chức và điều phối công việc xuất sắc.
• Kỹ năng giao tiếp, đối ngoại và xây dựng mối quan hệ tốt.
• Kỹ năng phân tích, tổng hợp và xử lý vấn đề hiệu quả.
• Kỹ năng soạn thảo văn bản, báo cáo và biên bản họp chuyên nghiệp.
• Thành thạo Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) và các công cụ quản lý công việc.
• Có khả năng sử dụng tiếng Anh trong công việc là lợi thế.

5. Phẩm chất

• Tư duy dịch vụ, chủ động và trách nhiệm cao.
• Khả năng làm việc dưới áp lực và xử lý nhiều đầu việc cùng lúc.
• Trung thực, cẩn trọng, bảo mật thông tin.
• Tác phong chuyên nghiệp, linh hoạt và có khả năng thích ứng nhanh với môi trường thay đổi.

Chế độ đãi ngộ

• Mức lương: cạnh tranh hấp dẫn (sẵn sàng offer cao khi đủ năng lực) + Phụ cấp (Ăn ca: 700.000 VNĐ/tháng; Gửi xe: 120.000 VNĐ/tháng; trợ cấp máy tính cá nhân (nếu có): 300.000 VNĐ/tháng).
• Chính sách thưởng: Thưởng Lễ, Tết, sinh nhật + thưởng dự án + thưởng thâm niên + Lương tháng 13 + các thưởng khác theo quy định Công ty tại thời điểm hiện hành.
• Làm việc trong môi trường trẻ trung, năng động, coi trọng năng lực và khả năng sáng tạo
• Thường xuyên tổ chức các hoạt động mini game, chương trình các ngày Lễ, Tết, sinh nhật, tham gia hoạt động Teambuilding của công ty..

Đào tạo – Phát triển

• Cơ hội tiếp cận và học hỏi công nghệ tiên tiến, công nghệ mới
• Được công ty tạo điều kiện và hỗ trợ khi tham gia các khóa đào tạo, phát triển năng lực.
• Có cơ hội làm những việc thách thức, phát huy hết khả năng bản thân.]\
• Tham gia các sản phẩm công nghệ mới theo kế hoạch phát triển của công ty.

Chăm sóc sức khỏe, đời sống

• Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo luật bảo hiểm.
• Được tặng quà, thăm hỏi nhân các dịp: sinh nhật, cưới hỏi, hiếu hỉ, ốm đau...
• Có thể tham gia các câu lạc bộ thể thao: đá bóng, tập yoga, thể dục cải thiện sức khoẻ...