GA/ Administrative Staff- Japanese speaking

1. THÔNG TIN CÔNG TY

Khách hàng của Aoba Việt Nam là công ty có vốn đầu tư của Nhật, chuyên sản xuất, thu mua viên nén gỗ và triển khai các dự án nhà máy điện sinh khối mới.

2. NỘI DUNG CÔNG VIỆC

2. 1. Công việc Hành chính và Quản lý nội bộ

• Quản lý, sắp xếp xe đưa đón và xử lý các công việc hành chính liên quan, kể cả ngoài giờ làm việc khi cần thiết
• Xử lý và điều phối các công việc hành chính như: Quản lý khách, thông tin nhân viên, thông tin lưu trú / thị thực, chỗ ở, điện thoại, danh thiếp, danh sách email, danh sách nhân viên, các yêu cầu, thắc mắc về chi phí, tài liệu, cung cấp thiết bị văn phòng, dịch vụ thư từ chuyển phát nhanh và sự kiện nội bộ
• Sắp xếp hỗ trợ các công việc cần thiết cho khách hàng hoặc nhân viên đi công tác
• Xử lý các vấn đề hành chính liên quan đến nhân viên nhằm hỗ trợ giảm chi phí và quản lý phù hợp các khoản chi phí liên quan đến thuế thu nhập cá nhân (PIT).

2.2. Kiểm soát nội bộ và phối hợp với nhà cung cấp, các bên liên quan

• Duy trì, rà soát và cập nhật các quy trình kiểm soát nội bộ, quy định và quy chế liên quan đến công tác hành chính tổng hợp
• Phối hợp xử lý các công việc liên quan đến công ty mẹ tại Nhật Bản, nhân viên người Nhật/ các bên liên quan
• Trao đổi, làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ, bao gồm quản lý hợp đồng và kiểm soát chi phí
• Tiếp nhận, giải đáp các yêu cầu liên quan đến công việc hành chính và phối hợp với các phòng ban liên quan khi cần thiết
• Theo dõi tiến độ thực hiện các công việc hành chính và cập nhật, báo cáo tình hình cho cấp quản lý trực tiếp
• Hỗ trợ các công việc hành chính cho các công ty thành viên trong cùng tập đoàn khi cần thiết

2. 3. Quản lý ngân sách và cải tiến quy trình

• Theo dõi và quản lý ngân sách cũng như chi phí thực tế phát sinh liên quan đến công việc hành chính tổng hợp
• Xác định các vấn đề tồn tại và đề xuất giải pháp cải tiến hoạt động hành chính tổng hợp
• Cải thiện quy trình làm việc và các thủ tục hành chính nhằm nâng cao hiệu quả vận hành

3. Lương thưởng và chế độ phúc lợi

• Thời gian làm việc: 08:00 ~ 17:00 từ thứ 2 đến thứ 6
• Thưởng: Theo quy định của công ty
• Xét điều chỉnh lương hằng năm, mỗi năm một lần
• Các khoản phụ cấp theo quy định của công ty
• Mức lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội: Toàn bộ tiền lương
• Thời gian thử việc: 02 tháng, thử việc: 100% mức lương

• Tốt nghiệp Đại học, có ít nhất 5 năm kinh nghiệm làm việc tương đương
• Có kỹ năng giao tiếp và phối hợp tốt, có khả năng làm việc hiệu quả với nhân viên, cấp quản lý và các đối tác bên ngoài
• Có kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian tốt, có khả năng xử lý nhiều công việc cùng lúc và đảm bảo đúng thời hạn
• Có khả năng giải quyết vấn đề và tinh thần chủ động trong việc đề xuất cải tiến quy trình hành chính
• Cẩn thận, có trách nhiệm và chú trọng đến chi tiết trong quá trình xử lý công việc hành chính và hồ sơ, tài liệu
• Có khả năng thích ứng với những thay đổi về môi trường làm việc và phạm vi công việc
• Có kinh nghiệm làm việc tại công ty Nhật Bản
• Có khả năng sử dụng tiếng Nhật ở trình độ JLPT N2 trở lên hoặc tương đương, ưu tiên ứng viên có JLPT N1, tiếng Anh giao tiếp cơ bản
• Có thái độ tích cực, sẵn sàng học hỏi kỹ năng mới và đón nhận những thử thách mới