Hành chính Văn phòng/ Administration Officer

Địa điểm: 200B Nguyễn Văn Hưởng, P. An Khánh, Tp. Hồ Chí Minh

Thời gian làm việc: Thứ 2 – Thứ 6, 9:00 AM – 6:00 PM; Thứ 7 9:00 AM – 12:30 PM (Linh động)

Mô tả công việc:

• Quản lý và theo dõi các chi phí hành chính phát sinh hàng tháng; thực hiện hồ sơ thanh toán và phối hợp với bộ phận Kế toán theo quy định.
• Quản lý văn phòng phẩm, đồng phục, bảo hộ lao động, thẻ xe và các nhu cầu hành chính khác; thực hiện mua sắm, cấp phát và theo dõi chi phí liên quan.
• Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ; tiếp nhận, phân loại và chuyển phát thư từ, công văn đến và đi.
• Quản lý con dấu, chữ ký của Công ty và Ban Giám đốc theo đúng quy định; hỗ trợ trình ký, photo, scan và lưu trữ hồ sơ, chứng từ.
• Thực hiện công tác lễ tân, đón tiếp khách hàng, đối tác, ứng viên; hướng dẫn khách làm việc tại văn phòng và hỗ trợ các nhu cầu liên quan.
• Điều phối công tác hậu cần bao gồm đặt vé máy bay, khách sạn, phương tiện di chuyển và các thủ tục công tác cho nhân viên.
• Quản lý tài sản, thiết bị văn phòng như laptop, máy in và các thiết bị khác; phối hợp bảo trì, sửa chữa và kiểm kê định kỳ.
• Quản lý và theo dõi các thuê bao điện thoại của công ty; thực hiện thanh toán và cập nhật thông tin khi cần.
• Thực hiện các thủ tục visa, giấy phép và hồ sơ liên quan cho nhân sự đi công tác hoặc làm việc ở nước ngoài.
• Lưu trữ hồ sơ, dữ liệu hành chính theo đúng quy trình của công ty, đảm bảo đầy đủ, rõ ràng, dễ tra cứu và theo dõi.
• Điều phối lịch đặt và sử dụng phòng họp.
• Tổ chức hoạt động sự kiện công ty: du lịch, sinh nhật,...
• Phối hợp với nhà cung cấp và đội ngũ tạp vụ/bảo vệ để đảm bảo việc hoạt động và an toàn của công ty
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của HR Manager/Ban Giám đốc.

• Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học các chuyên ngành Hành chính, Quản trị Kinh doanh, Nhân sự hoặc các ngành liên quan.
• Có tối thiểu 01 năm kinh nghiệm ở vị trí Admin Staff, Admin Executive hoặc các vị trí tương đương.
• Thành thạo Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Có khả năng giao tiếp, quản lý thời gian, sắp xếp và làm việc bằng tiếng Anh (nghe, nói, đọc, viết).
• Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc và quản lý hồ sơ tốt.
• Chủ động, cẩn thận, trách nhiệm và có tinh thần phục vụ cao.

Quyền lợi

• Thu nhập cạnh tranh, tương xứng với năng lực và kinh nghiệm.
• Thưởng hiệu quả công việc, thưởng các dịp Lễ, Tết theo chính sách công ty.
• Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của pháp luật.
• Được tham gia gói bảo hiểm sức khỏe dành cho nhân viên theo chính sách của công ty.
• Môi trường làm việc trẻ trung, năng động, chuyên nghiệp và đề cao sự phát triển cá nhân.
• Cơ hội được đào tạo, phát triển chuyên môn và lộ trình nghề nghiệp rõ ràng.
• Tham gia các hoạt động nội bộ, team building, du lịch và các chương trình gắn kết nhân viên.