HR and Admin Executive

Position Summary

We are seeking a detail-oriented and proactive HR & Admin Specialist to join our medical device manufacturing team in Vietnam. The successful candidate will be responsible for handling daily human resources and administrative functions, including recruitment, payroll processing, external agency liaison, facility maintenance, EHS compliance, and general office operations. The ideal candidate is a reliable professional with experience in a manufacturing or regulated environment, capable of supporting both workforce and workplace needs efficiently.

Mô tả Công việc 

Tóm tắt vị trí

Chúng tôi đang tìm kiếm Chuyên viên Nhân sự & Hành chính (HR & Admin Specialist) có tinh thần chủ động, cẩn trọng và trách nhiệm để gia nhập đội ngũ sản xuất thiết bị y tế của GA Health Việt Nam. Ứng viên sẽ chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động nhân sự và hành chính hàng ngày, bao gồm tuyển dụng, tính lương, làm việc với các cơ quan chức năng, quản lý cơ sở vật chất, hỗ trợ công tác Môi trường, Sức khỏe & An toàn (EHS), và đảm bảo hoạt động văn phòng diễn ra hiệu quả. Ứng viên lý tưởng có kinh nghiệm trong môi trường sản xuất hoặc ngành nghề có yêu cầu tuân thủ cao, có khả năng hỗ trợ hiệu quả cả về nguồn nhân lực và vận hành hành 

Key Responsibilities

Human Resources:

·      Manage end-to-end recruitment processes: posting jobs, screening candidates, coordinating interviews, and facilitating onboarding.

·      Prepare employment contracts, maintain personnel files, and ensure compliance with local labor laws.

·      Assist in employee relations, performance management, and training coordination as needed.

Payroll & Compensation:

·      Calculate monthly payroll accurately and timely, including attendance, overtime, allowances, and statutory deductions.

·      Handle social insurance, health insurance, and other mandatory contributions and reporting.

·      Support annual salary reviews and bonus calculations.

External Agency Liaison:

·      Act as the main contact for government bodies, labor authorities, and other external agencies.

·      Prepare and submit required documents, licenses, and periodic reports in compliance with local regulations.

·      Stay updated on changes in labor, tax, and administrative regulations.

Facility & Infrastructure Management:

·      Oversee the maintenance and repair of factory facilities, equipment, utilities, and office infrastructure.

·      Coordinate with vendors and service providers for facility upgrades, cleaning, security, and maintenance.

·      Manage office supplies, equipment, and inventory to ensure smooth daily operations.

EHS (Environment, Health & Safety) Support:

·      Assist in implementing and monitoring EHS policies, procedures, and training.

·      Maintain safety records, incident reports, and ensure compliance with local and corporate EHS standards.

·      Support safety inspections, risk assessments, and emergency drills.

General Administration:

·      Organize company events, meetings, and employee activities.

·      Handle travel arrangements, hotel bookings, and transportation for staff and visitors.

·      Manage administrative documentation, filing systems, and internal communications.

Trách nhiệm chính

Nhân sự (Human Resources)

• Thực hiện toàn bộ quy trình tuyển dụng, bao gồm đăng tuyển, sàng lọc hồ sơ, sắp xếp phỏng vấn và hỗ trợ hội nhập nhân viên mới.
• Soạn thảo hợp đồng lao động, quản lý hồ sơ nhân sự và đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật lao động Việt Nam.
• Hỗ trợ các hoạt động quan hệ lao động, đánh giá hiệu quả công việc và điều phối các chương trình đào tạo khi cần.

Tiền lương & Phúc lợi (Payroll & Compensation)

• Tính lương hàng tháng chính xác và đúng thời hạn, bao gồm chấm công, làm thêm giờ, phụ cấp và các khoản khấu trừ theo quy định.
• Thực hiện các thủ tục liên quan đến bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và các nghĩa vụ báo cáo theo quy định.
• Hỗ trợ triển khai đánh giá điều chỉnh lương hàng năm và tính toán tiền thưởng.

Làm việc với Cơ quan Nhà nước và Đối tác (External Agency Liaison)

• Là đầu mối làm việc với các cơ quan nhà nước, cơ quan quản lý lao động và các đơn vị bên ngoài có liên quan.
• Chuẩn bị và nộp các hồ sơ, giấy phép và báo cáo định kỳ theo quy định của pháp luật.
• Theo dõi và cập nhật các thay đổi về quy định pháp luật liên quan đến lao động, thuế và hành chính.

Quản lý Cơ sở vật chất (Facility & Infrastructure Management)

• Quản lý công tác bảo trì, sửa chữa nhà xưởng, trang thiết bị, hệ thống tiện ích và cơ sở hạ tầng văn phòng.
• Phối hợp với nhà cung cấp và đơn vị dịch vụ trong các hoạt động bảo trì, vệ sinh, an ninh và nâng cấp cơ sở vật chất.
• Quản lý văn phòng phẩm, trang thiết bị và tài sản nhằm đảm bảo hoạt động hàng ngày diễn ra thông suốt.

Hỗ trợ Môi trường, Sức khỏe & An toàn (EHS)

• Hỗ trợ triển khai, theo dõi việc thực hiện các chính sách, quy trình và chương trình đào tạo về Môi trường, Sức khỏe & An toàn (EHS).
• Quản lý hồ sơ an toàn lao động, báo cáo sự cố và đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn EHS của pháp luật và Công ty.
• Hỗ trợ thực hiện kiểm tra an toàn, đánh giá rủi ro và diễn tập ứng phó tình huống khẩn cấp.

Hành chính Tổng hợp (General Administration)

• Phối hợp tổ chức các sự kiện nội bộ, cuộc họp và hoạt động gắn kết nhân viên.
• Sắp xếp công tác, đặt vé máy bay, khách sạn và phương tiện di chuyển cho nhân viên và khách.
• Quản lý hồ sơ hành chính, hệ thống lưu trữ tài liệu và hỗ trợ truyền thông nội bộ.

Qualifications & Experience

·      Bachelor’s degree or Higher Diploma in Human Resources, Business Administration, or related field.

·      At least 5 years of experience in HR and administration, preferably in a manufacturing or regulated industry.

·      Solid knowledge of Vietnamese labor law, payroll calculation, social insurance, and tax regulations.

·      Experience in facility management, vendor coordination, and EHS-related tasks.

·      Proficient in MS Office (Excel, Word) and HR software/payroll systems.

·      Strong organizational, communication, and problem-solving skills.

·      Ability to work independently, handle multiple tasks, and meet deadlines.

·      Good command of English and Vietnamese (both written and spoken).

Yêu cầu về Trình độ & Kinh nghiệm

• Tốt nghiệp Đại học hoặc Cao đẳng chuyên ngành Quản trị Nguồn nhân lực, Quản trị Kinh doanh hoặc các ngành liên quan.
• Có từ 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Nhân sự và Hành chính, ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong môi trường sản xuất hoặc ngành nghề có yêu cầu tuân thủ cao.
• Am hiểu vững về pháp luật lao động Việt Nam, quy trình tính lương, bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân và các quy định liên quan.
• Có kinh nghiệm trong quản lý cơ sở vật chất, điều phối nhà cung cấp và hỗ trợ các hoạt động liên quan đến Môi trường, Sức khỏe & An toàn (EHS).
• Thành thạo Microsoft Office (đặc biệt là Excel và Word) và có kinh nghiệm sử dụng phần mềm nhân sự hoặc hệ thống tính lương.
• Có kỹ năng tổ chức công việc, giao tiếp và giải quyết vấn đề tốt.
• Có khả năng làm việc độc lập, quản lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc và hoàn thành công việc đúng thời hạn.
• Có khả năng sử dụng tốt tiếng Anh và tiếng Việt (cả nói và viết).

Join GA Health Vietnam and be part of a growing international medical device company committed to improving healthcare through quality and innovation. If you are ready to take the next step in your career, we would love to hear from you. Apply now through this job advertisement or send your detailed CV to our company email.

Gia nhập GA Health Việt Nam và trở thành một phần của công ty quốc tế đang phát triển trong lĩnh vực thiết bị y tế, với cam kết nâng cao chất lượng chăm sóc sức khỏe thông qua chất lượng và đổi mới. Nếu bạn đã sẵn sàng cho bước tiến tiếp theo trong sự nghiệp, chúng tôi rất mong được đồng hành cùng bạn. Hãy ứng tuyển ngay qua tin tuyển dụng này hoặc gửi CV chi tiết của bạn đến địa chỉ email của công ty.