nhân viên điều phối kho

Kế toán vật tư – kho

• Thu thập, kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của chứng từ nhập – xuất kho, hóa đơn mua hàng, phiếu giao nhận; hạch toán vào phần mềm kế toán đúng kỳ.

• Theo dõi nhập – xuất – tồn định kỳ theo từng mã vật tư, nguyên liệu, thành phẩm, hàng hóa; đối chiếu số liệu với thẻ kho của Thủ kho và số liệu của Phòng Kế hoạch – Cung ứng.

• Lập báo cáo nhập – xuất – tồn, công nợ vật tư liên quan theo kỳ (tuần/tháng/quý/năm).

• Tham gia kiểm kê tồn kho: đối chiếu, phân tích chênh lệch giữa sổ sách và thực tế, đề xuất xử lý điều chỉnh sổ sách theo quy định.

• Theo dõi định mức vật tư (do Phòng Kỹ thuật – Sản xuất xây dựng) để đối chiếu tiêu hao; phát hiện, báo cáo chênh lệch bất thường.

• Theo dõi, hạch toán hàng trả về, hàng hư hỏng, hao hụt, phế liệu theo biên bản đã duyệt.

Giá thành và chi phí

• Tập hợp, kiểm soát chi phí liên quan đến vật tư, nguyên liệu, kho và logistics (mua hàng, vận chuyển, bốc xếp, lưu kho…).

• Phối hợp kế toán tổng hợp xây dựng giá thành sản phẩm: cung cấp số liệu giá vốn nhập, xuất vật tư, phân bổ chi phí liên quan.

• Phân tích biến động giá vốn, chi phí kho, chi phí vận chuyển và đề xuất biện pháp giảm chi phí.

Điều phối nhận hàng, xuất hàng và chứng từ

• Tiếp nhận và điều phối thông tin giữa Phòng Kinh doanh (đơn hàng), Phòng Kế hoạch – Cung ứng (kế hoạch nhận – xuất hàng), Thủ kho và đơn vị vận chuyển để lịch nhận, xuất, giao hàng được thống nhất.

• Chuẩn bị và phát hành chứng từ xuất kho, phiếu giao hàng, hóa đơn, chứng từ vận chuyển theo lệnh đã được duyệt; bảo đảm chứng từ đúng trước khi hàng ra kho.

• Theo dõi tình trạng giao hàng, nhận hàng; cập nhật khách hàng và các phòng liên quan về tiến độ và sự cố.

• Phối hợp Phòng XNK về chứng từ và số liệu kho liên quan hàng xuất khẩu, nhập khẩu (nếu có).

• Phối hợp Phòng Kinh doanh xác nhận số liệu giao nhận, đối chiếu công nợ phát sinh từ xuất hàng.

• Theo dõi tình trạng chứng từ: hàng đã xuất nhưng chưa lập hóa đơn, hàng đã nhận nhưng chưa có hóa đơn mua…

Kiểm soát và báo cáo

• Kiểm soát việc tuân thủ quy trình nhập – xuất kho; phát hiện sai sót, xuất nhập thiếu chứng từ và báo cáo Kế toán trưởng, Trưởng phòng Kế hoạch – Cung ứng.

• Báo cáo định kỳ về tồn kho, hàng tồn lâu, hàng chậm luân chuyển, chênh lệch kiểm kê, chi phí kho để phục vụ điều hành.

• Lưu trữ chứng từ kế toán kho theo quy định; hỗ trợ cung cấp số liệu khi cơ quan thuế, kiểm toán yêu cầu.

• Tham gia cải tiến quy trình chứng từ, quy trình kho – kế toán – giao nhận nhằm giảm lãng phí và sai sót.

• Thực hiện công việc khác theo phân công của Kế toán trưởng, phù hợp chuyên môn.

Quyền hạn

• Yêu cầu kho, kế hoạch – cung ứng, kinh doanh bổ sung, điều chỉnh chứng từ và số liệu khi sai, thiếu hoặc không hợp lệ.

• Tạm chưa hạch toán hoặc phát hành hóa đơn khi chứng từ chưa đủ điều kiện, đồng thời báo cáo Kế toán trưởng.

• Tham gia và giám sát kiểm kê; kiến nghị xử lý chênh lệch.

• Đề xuất cải tiến quy trình chứng từ, giao nhận.

Mối quan hệ công việc

• Nội bộ Phòng Kế toán – Tài chính: nhận chỉ đạo từ Kế toán trưởng; phối hợp kế toán tổng hợp, kế toán thuế, kế toán công nợ.

• Thủ kho: nhận chứng từ kho, đối chiếu tồn, kiểm kê.

• Phòng Kế hoạch – Cung ứng: nhận kế hoạch nhận – xuất hàng, thông tin nhà cung cấp, mua hàng, vận chuyển.

• Phòng Kinh doanh: đơn hàng, lịch giao hàng, đối chiếu xuất hàng và công nợ.

• Phòng Kỹ thuật – Sản xuất: định mức vật tư, xuất vật tư sản xuất, phế liệu.

• Phòng XNK, Showroom: chứng từ, số liệu xuất nhập tồn.

• Bên ngoài: nhà cung cấp, đơn vị vận chuyển, khách hàng, cơ quan thuế, kiểm toán (khi có yêu cầu).

Tiêu chí đánh giá hiệu quả

• Độ chính xác số liệu tồn kho: chênh lệch sổ kế toán – thẻ kho – thực tế ≤ [ ]%.

• Chứng từ nhập, xuất được hạch toán đúng hạn: ≥ [ ]%.

• Báo cáo nhập – xuất – tồn nộp đúng hạn, đúng số liệu: 100%.

• Thời gian xử lý chứng từ xuất kho, giao hàng sau khi nhận lệnh: ≤ [ ] giờ.

• Số vụ giao sai, thiếu chứng từ, chậm hóa đơn do lỗi phối hợp: [ ] vụ/kỳ.

• Chênh lệch giá thành/chi phí kho so với kế hoạch: ≤ [ ]%.

 Yêu cầu đối với ứng viên

Học vấn và chuyên môn

• Tốt nghiệp cao đẳng trở lên chuyên ngành Kế toán, Tài chính, Logistics hoặc liên quan.

• Kinh nghiệm kế toán kho/vật tư từ [2] năm; ưu tiên có kinh nghiệm trong doanh nghiệp sản xuất hoặc thương mại có nhiều mã hàng.

Kiến thức và kỹ năng

• Thành thạo kế toán hàng tồn kho, chứng từ, hóa đơn; hiểu cơ bản về giá thành.

• Thành thạo Excel; có kinh nghiệm phần mềm kế toán/ERP.

• Kỹ năng điều phối, giao tiếp, theo dõi tiến độ giữa nhiều bộ phận; xử lý tình huống nhanh.

• Tỉ mỉ, trung thực, bảo mật số liệu, làm việc tốt dưới áp lực thời hạn.

Điều kiện

• Nhận cả nam và nữ.

• Sẵn sàng phối hợp tại kho khi kiểm kê, nhận – xuất hàng; tăng ca khi chốt số.

Điều kiện làm việc và quyền lợi

• Làm việc tại văn phòng kế toán, có làm việc tại kho; được trang bị máy tính, phần mềm kế toán.

• Mức lương, phụ cấp, chế độ: [theo thỏa thuận].