Nhân viên lễ tân khánh tiết

1. Thông tin chung

• Chức danh: Nhân viên Lễ tân – Khánh tiết
• Bộ phận: Hành chính – Nhân sự / Văn phòng Tập đoàn
• Báo cáo trực tiếp: Trưởng bộ phận Hành chính / Chánh Văn phòng
• Địa điểm làm việc: Trụ sở Tập đoàn

2. Mục tiêu công việc

Đảm bảo công tác đón tiếp, hướng dẫn và phục vụ khách đến làm việc tại Tập đoàn được thực hiện chuyên nghiệp, lịch sự và đúng quy chuẩn; đồng thời tổ chức công tác khánh tiết, chuẩn bị phòng họp, tiếp đón khách VIP và các hoạt động đối ngoại nhằm góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và uy tín của Tập đoàn.

3. Nhiệm vụ và trách nhiệm chính

3.1. Công tác lễ tân

• Trực quầy lễ tân tại khu vực sảnh theo phân công.
• Đón tiếp, hướng dẫn khách đến làm việc tại Tập đoàn một cách lịch sự, chuyên nghiệp và đúng quy trình.
• Xác nhận thông tin khách, thông báo và kết nối với các bộ phận liên quan khi có khách đến làm việc.
• Quản lý sổ đăng ký khách, thẻ khách và quy trình ra vào văn phòng.
• Tiếp nhận, xử lý và chuyển tiếp cuộc gọi điện thoại, thư từ, bưu phẩm đến các phòng ban liên quan.

3.2. Công tác chuẩn bị và phục vụ phòng họp

• Tiếp nhận yêu cầu đặt phòng họp từ các đơn vị.
• Sắp xếp, bố trí phòng họp phù hợp với quy mô cuộc họp.
• Chuẩn bị đầy đủ các điều kiện phục vụ họp:
  • Bố trí bàn ghế, bảng tên
  • Nước uống, trà, cà phê
  • Kiểm tra thiết bị trình chiếu, âm thanh
• Phối hợp với bộ phận IT và hành chính để đảm bảo phòng họp vận hành trơn tru trước và trong cuộc họp.

3.3. Công tác khánh tiết và tiếp đón khách VIP

• Tham gia chuẩn bị công tác khánh tiết khi Tập đoàn đón tiếp lãnh đạo cấp cao, đối tác chiến lược, đoàn khách quan trọng.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan để chuẩn bị:
  • Lễ nghi tiếp đón
  • Trang trí phòng họp / khu vực tiếp khách
  • Tài liệu, bảng tên, quà tặng (nếu có)
• Hỗ trợ đón tiếp, hướng dẫn và phục vụ đoàn khách VIP trong suốt thời gian làm việc tại Tập đoàn.
• Tham gia chuẩn bị công tác lễ tân cho các sự kiện, hội nghị, lễ ký kết, buổi làm việc cấp cao.

3.4. Hỗ trợ công tác đối ngoại

• Tham gia hỗ trợ tổ chức các buổi tiếp khách ngoại giao, tiếp khách cấp cao, đối tác trong và ngoài nước.
• Phối hợp với bộ phận truyền thông, đối ngoại hoặc văn phòng để đảm bảo nghi thức tiếp đón đúng chuẩn mực.
• Hỗ trợ chuẩn bị hậu cần cho các buổi làm việc quan trọng của Ban lãnh đạo.

3.5. Các nhiệm vụ hành chính khác

• Quản lý khu vực lễ tân, đảm bảo hình ảnh gọn gàng, chuyên nghiệp.
• Hỗ trợ các công việc hành chính văn phòng khi được phân công.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của cấp quản lý.

. Yêu cầu công việc

Trình độ

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các ngành:
  • Quản trị văn phòng
  • Du lịch – khách sạn
  • Ngoại giao / quan hệ quốc tế
  • Hành chính – nhân sự hoặc các ngành liên quan

Kinh nghiệm

• Có 1–3 năm kinh nghiệm ở vị trí lễ tân, khánh tiết, hành chính hoặc dịch vụ khách hàng.
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm tại:
  • Tập đoàn lớn
  • Khách sạn 4–5 sao
  • Tòa nhà văn phòng hạng A

Kỹ năng

• Kỹ năng giao tiếp và ứng xử chuyên nghiệp.
• Kỹ năng tổ chức và sắp xếp công việc.
• Khả năng xử lý tình huống linh hoạt.
• Sử dụng tốt tin học văn phòng.
• Có khả năng giao tiếp tiếng Anh cơ bản hoặc khá.

Yêu cầu khác

• Ngoại hình ưa nhìn, phong thái chuyên nghiệp.
• Tác phong lịch sự, chuẩn mực.
• Cẩn thận, chu đáo, trách nhiệm cao trong công việc.
• Có khả năng làm việc trong môi trường đối ngoại và tiếp xúc khách VIP thường xuyên.

5. Quyền lợi

• Mức lương: theo chính sách của Tập đoàn.
• Tham gia đầy đủ chế độ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định.
• Thưởng theo hiệu quả công việc và chính sách của Tập đoàn.
• Được đào tạo về nghi thức lễ tân – khánh tiết và kỹ năng đối ngoại.
• Cơ hội phát triển lên các vị trí:
  • Lễ tân trưởng
  • Chuyên viên hành chính đối ngoại
  • Thư ký / trợ lý lãnh đạo.