nhân viên phòng tổng hợp

MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN PHÒNG TỔNG HỢP

1. Thông tin chung

• Chức danh: Nhân viên Phòng Tổng hợp

• Bộ phận: Phòng Tổng hợp / Administrative Dept.

• Báo cáo cho: Trưởng phòng Tổng hợp / Giám đốc

• Hình thức làm việc: Toàn thời gian

2. Mục tiêu công việc Thực hiện các công tác hành chính - văn phòng, quản lý tài liệu, hỗ trợ công tác nhân sự, hậu cần và làm cầu nối thông tin giữa các phòng ban nhằm bảo đảm hoạt động vận hành thường nhật của công ty diễn ra thông suốt, hiệu quả.

3. Nhiệm vụ và Trách nhiệm chính

• Công tác Hành chính & Văn thư:

  • Tiếp nhận, phân loại, soạn thảo và lưu trữ công văn, tài liệu, hợp đồng, hồ sơ pháp lý của công ty theo đúng quy định.

  • Trực điện thoại, đón tiếp khách đến làm việc; quản lý hòm thư chung và hỗ trợ luân chuyển thông tin nội bộ.

  • Quản lý, mua sắm và cấp phát văn phòng phẩm, máy móc, trang thiết bị văn phòng, vật tư tiêu hao.

• Công tác Hậu cần & Quản trị cơ sở vật chất:

  • Theo dõi, quản lý, bảo trì tài sản, thiết bị văn phòng (máy in, điều hòa, hệ thống mạng, xe công ty...).

  • Đặt vé máy bay, phòng khách sạn, thu xếp phương tiện di chuyển cho cán bộ nhân viên đi công tác.

  • Tổ chức và hỗ trợ công tác hậu cần cho các cuộc họp, hội nghị, sự kiện, chương trình nội bộ của doanh nghiệp.

• Hỗ trợ Nhân sự & Lao động:

  • Theo dõi chấm công, quản lý hồ sơ nhân sự, dữ liệu nghỉ phép, công tác của nhân viên.

  • Hỗ trợ thực hiện các thủ tục tiếp nhận nhân sự mới, nghỉ việc, cấp phát đồng phục, thẻ đeo.

  • Phối hợp thực hiện các thủ tục liên quan đến BHXH, BHYT, phúc lợi (sinh nhật, hiếu hỷ, ốm đau) theo phân công.

• Tổng hợp & Báo cáo:

  • Theo dõi, thanh toán các chi phí hành chính định kỳ (điện, nước, internet, vệ sinh, thuê văn phòng...).

  • Thu thập dữ liệu, tổng hợp báo cáo định kỳ/đột xuất về tình hình hoạt động theo yêu cầu của Trưởng phòng hoặc Ban Giám đốc.

  • Thực hiện các công việc phát sinh khác do Trưởng bộ phận phân công.

4. Yêu cầu công việc

• Trình độ: Tốt nghiệp CĐ/ĐH chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị văn phòng, Hành chính - Nhân sự, Luật hoặc các ngành liên quan.

• Kinh nghiệm: Ưu tiên từ 1 - 2 năm kinh nghiệm ở vị trí hành chính tổng hợp, văn thư hoặc tương đương.

5. Quyền lợi được hưởng

• Thu nhập: Tương xứng với năng lực (Thỏa thuận / 8 - 12 triệu VNĐ).

• Đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ theo quy định của Luật Lao động.

• Môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp, cơ hội thăng tiến rõ ràng.

• Hưởng các chế độ thưởng Lễ, Tết, lương tháng 13, du lịch, teambuilding hàng năm.

Bạn có thể gửi danh sách công việc cụ thể mà bạn đang dự định giao cho vị trí này để tôi bổ sung và tối ưu hóa chi tiết hơn.

• Kỹ năng:

  • Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint).

  • Kỹ năng giao tiếp, soạn thảo văn bản và giao thiệp khách hàng tốt.

  • Kỹ năng quản lý thời gian, sắp xếp công việc khoa học, chịu được áp lực công việc.

  • Nhanh nhẹn, trung thực, cẩn thận và có tinh thần trách nhiệm cao.