Quản lý Dịch vụ Quản lý Tòa nhà

MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC

Người đảm nhận vị trí chịu trách nhiệm:
Đảm bảo dich vụ vận hành đúng các Quy trình và cung cấp dịch vụ cho khách hàng theo đúng cam kết giữa Công ty Sao Thủy  và khách hàng.

TRÁCH NHIỆM CHÍNH / KEY ACCOUNTABILITIES

Trách nhiệm chính (1) 

1.1. Quản lý vận hành
A Giám sát các hoạt động của bộ phận Quản lý tòa nhà Miền Nam
Xây dựng và triển khai kế hoạch vận hành tòa nhà theo tháng, quý, năm.
Giám sát việc vận hành các hệ thống: Điện, Nước, Điều hòa không khí (HVAC), Thang máy, PCCC, Máy phát điện đảm bảo các hệ thống hoạt động ổn định, liên tục và tuân thủ quy định pháp luật.
Kểm tra định kỳ tình trạng cơ sở vật chất để đề xuất sửa chữa, cải tạo hoặc thay thế.
B Quản lý dịch vụ khách hàng
Xây dựng tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ trong tòa nhà.
Tiếp nhận và xử lý các phản ánh, khiếu nại của khách hàng/cư dân/người sử dụng.
Theo dõi các chỉ số hài lòng dịch vụ.
Đề xuất các giải pháp nâng cao trải nghiệm khách hàng.
C Lập kế hoạch vận hành, kế hoạch đào tạo
D Thực hiện việc kiểm soát vật tiêu hao
E Đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định, dịch vụ cung cấp đầy đủ
F Xây dựng phương án kinh doanh (Phương án vận hành) các tòa nhà hoặc dịch vụ phát sinh
G Làm việc với NCC về giá, chất lượng dịch vụ
H Quản lý nhà thầu dịch vụ
• Lập tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp.
• Đánh giá và đề xuất lựa chọn nhà thầu:
o Vệ sinh.
o An ninh.
o Cây xanh.
o Diệt côn trùng.
o Bảo trì kỹ thuật.
• Theo dõi SLA và KPI của các nhà thầu.
• Nghiệm thu khối lượng công việc và chất lượng dịch vụ.
1.2. Quản lý Nhân sự
- Quản lý toàn bộ độ ngũ nhân sự: Kỹ thuật, vệ sinh..
- Đào tạo, đánh giá nhân viên
- Xây dưng quy trình, hướng dẫn và các biểu mẫu làm viêc

Trách nhiệm chính (2) 

2.1. Quản lý tài chính
- Lập, theo dõi ngân sách hàng năm cho các khoản chi tiêu của Bộ phận quản lý tòa nhà Miền Nam
- Quản lý các hợp đồng dịch vụ, các khoản thanh toán với NCC và với khách hàng.
2.2. Quản lý dịch vụ
- Xây dưng kế hoạch làm việc khách hàng, phối hợp với DVKH
-Đảm bảo chất lượng dịch vụ đáp ứng yêu cầu khách hàng và Công ty
- Xử lý các khiếu nại, góp ý của khách hàng

Bằng cấp và Kinh nghiệm

- Trình độ chuyên môn: Tốt nghiêp Đại học các trường Đại học kỹ thuật chuyên ngành Điện-Điện tử; Điện Lạnh
- Kinh nghiệm: Tối thiểu 03 năm tại vị trí Trưởng ban Quản lý tòa nhà/Trưởng phòng Dịch vụ khách hàng các tòa nhà cao tầng (Văn phòng/Khách sạn từ 3* trở lên) hoặc các tòa nhà Tổ hợp
- Trình độ tiếng Anh: Theo yêu cầu từng thời kỳ

Phẩm chất cá nhân

 - Trung thực, nhiệt tình, tự tin, tuân thủ 

 - Tạo lập, triển khai mối quan hệ làm việc theo hình thức “team work”

 - Luôn thể hiện sự nhiệt tình hợp tác, sẵn sàng tiếp nhận các thông tin từ khách hàng để xử lý giải quyết vấn đề

 - Tinh thần làm việc với trách nhiệm cao

Kỹ năng

- Quản lý, phân công và điều hành công tác kỹ thuật của tòa nhà.
- Lập kế hoạch và quản lý thời gian.
- Hướng dẫn, đào tạo  cho nhân viên
- Giao tiếp, đàm phán tốt với khách hàng, đối tác, nhân viên
- Sử dụng thành thạo các phần mềm: Outlook, Word, Excel, Power Point, Autocad

Năng lực chuyên môn 

 - Vận hành hệ thống kỹ thuật & bảo trì các hệ thống kỹ thuật của tòa nhà, văn phòng.
- Đọc và hiểu bản vẽ kỹ thuật thành thạo
- Giám sát, Kiểm soát chất lượng công việc nhân viên cấp dưới và nhà thầu thực hiện dịch vụ
- Có khả năng phân tích và xử lý các tình huống khẩn cấp trong tòa nhà.

Năng lực lãnh đạo

• Hướng đến Kết quả: Tổ chức và giám sát đội ngũ thực hiện công việc đúng kế hoạch, đảm bảo các chỉ tiêu về chất lượng dịch vụ, an toàn và tiến độ; chịu trách nhiệm về kết quả vận hành của bộ phận được phân công.
• Tinh thần Phối hợp: Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận liên quan và các nhóm kỹ thuật để giải quyết công việc hiệu quả; chủ động trao đổi thông tin, hỗ trợ đồng đội nhằm đạt mục tiêu chung.
• Dẫn dắt Sự Thay đổi: Chủ động tiếp nhận, triển khai các thay đổi về quy trình, quy định và yêu cầu dịch vụ; linh hoạt điều chỉnh cách làm việc của đội ngũ để đáp ứng yêu cầu thực tế.
• Làm gương và Truyền cảm hứng: Thực hiện đúng quy định, quy trình và tác phong làm việc chuẩn mực; tạo ảnh hưởng tích cực thông qua thái độ làm việc nghiêm túc, trách nhiệm và tinh thần hợp tác.
• Phát triển Con người: Hướng dẫn, kèm cặp và đánh giá đội ngũ CBNV/kỹ thuật thuộc phạm vi quản lý; hỗ trợ nâng cao năng lực và ý thức kỷ luật của đội ngũ.